O que é

A atividade Lançar contas a pagar individual é utilizada para registrar manualmente uma única duplicata (título) por vez no Contas a Pagar.

Ela é indicada para despesas com apenas uma parcela, como contas de consumo (energia, água, telefone) ou qualquer obrigação que não precise ser parcelada no sistema.

Quando existem várias parcelas para o mesmo fornecedor, o lançamento deve ser feito uma a uma nessa rotina — ou, alternativamente, pela rotina de Geração automática de contas a pagar, que permite criar várias parcelas de uma só vez.

Caminho para acessar

Para fazer o lançamento individual de contas a pagar, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Pagar [2], opção Manutenção de Contas a Pagar [3]:

Caminho de acesso: Financeiro/Contas a Pagar/Manutenção de Contas a Pagar – frmCadCtaPagar

Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:

Caminho de acesso: Principal/Controle Financeiro/Contas a Pagar/Manutenção de Contas a Pagar – frmCadCtaPagar

Precisa configurar

Direito de Acesso

Para execução dessa atividade, é necessário liberar os seguintes direitos de acesso:

DIREITO DE ACESSO (AUTCOM)

• Principal > Controle Financeiro > Contas a Pagar > Manutenção de Contas a Pagar.

Avalie os direitos abaixo e libere-os para o operador, se necessário:

• Direitos de Acesso > Contas a pagar > Permitir data de cadastro de duplicata de contas a pagar inferior a data atual.
• Direito de Acesso > Contas a Pagar > Permite reimprimir comprovante de pagamento.

Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).

Configurações

[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]A seguir, listamos as configurações envolvidas na atividade para que você as conheça. No entanto, essas configurações podem gerar diferentes comportamentos no sistema, dependendo de como são combinadas. Por isso, recomendamos que qualquer alteração seja feita com cautela, por operadores qualificados. Em caso de dúvidas, entre em contato com o suporte da Citel.[/bs_notification]

Para execução dessa atividade, defina as configurações abaixo conforme as orientações e a necessidade da empresa:

Como fazer

[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]As configurações podem ser diferentes para cada empresa, então as telas que você vê nesta atividade podem não ser iguais às do seu sistema. Isso também se aplica às mensagens e avisos que você pode receber durante a execução. Mas não se preocupe, o conceito principal da atividade continua o mesmo![/bs_notification]

Para fazer o lançamento individual de contas a pagar, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Pagar [2], opção Manutenção de Contas a Pagar [3]:

A tela de Manutenção de Contas a Pagar é organizada entre as informações da conta a pagar e as informações da baixa da conta, conforme mostra o Guia Visual abaixo:

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]As informações da baixa da conta são preenchidas pelo ERP Autcom quando realizamos a baixa da duplicata, seja manualmente ou pelas atividades de envio de remessa bancária para pagamento. Para saber mais sobre esses assuntos, consulte as atividades abaixo:

• Fazer baixa manual de contas a pagar
• Gerar remessa de duplicatas de contas a pagar[/bs_notification]

Para incluir uma conta, clique no botão INCLUIR [1] para habilitar os campos de edição e preencher os dados necessários:

Siga as orientações a seguir para preencher os campos. Lembre-se de que os campos marcados com * são obrigatórios.

Primeiro, insira as informações básicas da conta:

• [1] Documento: informe o número do documento. Caso não seja informado, o sistema irá gerar automaticamente um sequencial ao salvar o registro.
• [2] Parcela: informe, se existir, a parcela da conta, sendo A a primeira parcela, B a segunda parcela, e assim por diante.
• [3] Série: embora não seja obrigatório, influencia várias atividades no sistema, como exemplificamos abaixo.
  • Primeiro, ele é usado para filtrar registros durante a exportação de contas a pagar para outros sistemas. Por exemplo, ao exportar contas a pagar para a Prosoft, se você estiver lançando despesas referentes a taxas de cartão, você deve inserir “CRT” (CARTÃO) no campo Série. Isso permite que o sistema identifique que o lançamento está relacionado a cartão e decida se deve ou não incluir esse registro na exportação, conforme a necessidade da empresa. Da mesma forma, outras siglas como “BLT” para BOLETO e “TRF” para TRANSFERÊNCIA ajudam a categorizar os registros.
  • Além de ajudar na exportação, o campo Série pode funcionar como um identificador do tipo de documento. Isso facilita a consulta e a filtragem de registros. Por exemplo, para listar apenas duplicatas associadas a boletos, você pode usar a sigla “BLT”; para transferências, use “TRF”; e para pagamentos via PIX, use “PIX”. Dessa forma, você pode facilmente filtrar e listar apenas as duplicatas de cada tipo, tornando a gestão das contas a pagar mais eficiente.
• [4] Status: é um campo informativo preenchido automaticamente pelo sistema. Se a conta corresponde a um título que teve como origem uma fatura (com uma NF associada), como na entrada de mercadorias, por exemplo, então é preenchido como FATURA. Do contrário, como no caso de contas inseridas manualmente, o campo é preenchido como AVULSO.
• [5] Empresa *: preenchido com o código da empresa logada no sistema no momento da inclusão. Caso necessário alteração, basta digitar o código da empresa ou pressionar / para pesquisar e selecionar a empresa desejada.
• [6] Fornecedor *: campo obrigatório. Digite o código do fornecedor ou pressione / para pesquisar e selecionar o fornecedor desejado.

Continuando o cadastro, vamos descrever os campos relacionados à datas:

• [7] Data Cadastro *: preenchido com a data do dia da inclusão da conta.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Se a configuração CFG_CTPINF for = Sim, então, é possível informar uma data inferior à data atual.[/bs_notification]

• [8] Competência *: preenchido com o mês/ano referente à data atual.
• [9] Vencimento *: preenchido com a data do dia da inclusão da conta. Faça a alteração, se necessário.
• [10] Data Documento: campo não obrigatório. Informe a data do documento referente à conta incluída.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Se a configuração CFG_TIDVIC for = Sim, o sistema trava a inclusão da duplicata quando a Data de Vencimento for inferior a Data de Competência.[/bs_notification]

Para registrar uma conta a pagar, é necessário informar o tipo de documento. Selecionar o tipo correto é fundamental, pois essa informação será usada na geração do arquivo de remessa para pagamento, caso esse processo seja utilizado.

• [11] Tipo Doc.: escolha entre as opções 1, 2 ou 3, conforme o tipo de documento. Confira abaixo o que representa cada uma delas:
  • (1)-Títulos: refere-se a documentos em geral, como boletos bancários, notas promissórias, contratos que formalizam a compra de mercadorias ou serviços, entre outros.
  • (2)-Tributos: utilize esta opção para contas relacionadas a tributos (. Após selecionar essa opção, será necessário escolher a Guia e, em seguida, o código da receita correspondente à conta:

O ERP Autcom atualmente oferece suporte para os seguintes tipos de guias:

[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]Somente é possível pagar tributos pela atividade de arquivo de remessa se a duplicata tiver um código de barras.[/bs_notification]

• • (3)-Concessionárias: destinado a contas de serviços essenciais, como água, energia elétrica, telefone, internet, entre outros.

Após informar o tipo de documento, o próximo passo é preencher os campos relacionados aos valores da conta. Esses campos são essenciais para o correto registro financeiro, pois definem o valor total da conta, possíveis descontos, acréscimos e outras informações que impactam o pagamento.

A seguir, veja a descrição de cada campo e como preenchê-los corretamente:

• [12] Valor *: informe o valor a pagar da conta.
• [13] Desconto e Dias Desc.: informe o valor de desconto que será aplicado caso a conta seja paga até o dia informado no campo Dias Desc. Se no campo Dias Desc. for informado 0, então será considerada a data de vencimento para aplicação do desconto.
• [14] Juros: informe a porcentagem de juros a ser cobrado em caso de atraso do pagamento.
• [15] Multa: informe o valor da multa a ser cobrada em caso de atraso do pagamento.
• [16] Outras Entidades: esse campo é utilizado exclusivamente nos lançamentos de tributos do tipo GPS com código de receita 2100. Informe o valor que será repassado a outras entidade.
• [17] Vendor: esse campo fica disponível apenas quando a configuração CFG_CTPVND está ativada. Nesse caso, deve-se informar o valor negociado com o fornecedor.
• [18] Valor Total: campo calculado automaticamente de acordo com os valores informados nos campos de valores anteriores.

Preencha os campos seguintes com S ou N, conforme a resposta à pergunta:

• [19] Veio Boleto?*: digite S para indicar que existe um boleto e N para indicar que não existe boleto.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Se a configuração CFG_CTPBOL estiver ativada e Veio Boleto for = S, então será obrigatório informar o código de barras do boleto.[/bs_notification]

• [20] Veio NF*?:  digite S para indicar que existe uma nota fiscal ou N para indicar que não existe nota fiscal.
• [21] Cartão*?: digite S para indicar que existe cartão ou N para indicar que não existe nota fiscal.
• [22] Cheque*?: digite S para indicar que existe um cheque ou N para indicar que não existe cheque.
• [23] Previsão*?: o valor padrão desse campo é N (Não). Este campo é relevante apenas se a empresa utilizar a efetivação de previsão de contas a pagar. Para mais informações sobre esse assunto, entre em contato com a Citel.
• [24] Pagamento antecipado*?: digite S para indicar que o pagamento foi antecipado.
• [25] Uso e consumo?: digite S para indicar que a conta é referente à material de uso e consumo ou N, caso contrário.

Para pagamentos via depósito, é necessário informar os campos em destaque, lembrando que, nesse caso, os campos Veio boleto?, Cheque? e Cartão? devem estar iguais a (N)ão:

• [26] Depósito?: digite N para indicar que o pagamento não será feito por depósito, e S para indicar que será feito por depósito. Nesse caso, no campo Conta, selecione a conta para pagamento, que deve estar previamente cadastrada no cadastro do fornecedor. Para mais informações, consulte a atividade  Ajustar o cadastro do fornecedor para processamento de duplicatas – Contas a pagar.

Os campos seguintes dizem respeito à informações que podem ser utilizadas para organizar ou categorizar as contas:

• [27] Portador: digite o código do portador ou pressione / para pesquisar e selecionar o portador desejado. Caso seja necessário cadastrar um portador, consulte a atividade Cadastrar Portador.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Se a configuração CFG_CTPOBP estiver ativada, então, será obrigatório informar um portador.[/bs_notification]

• [28] Centro de Custos: digite o código do centro de custo ou pressione / para pesquisar e selecionar o centro de custo desejado. Caso seja necessário cadastrar um centro de custos, consulte a atividade Cadastrar Centro de Custos.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Se a configuração CFG_CTPOBE estiver ativada, então, será obrigatório informar um centro de custos.[/bs_notification]

• [29] Plano de contas*: digite o código do plano de contas ou pressione / para pesquisar e selecionar o plano de contas desejado. Caso seja necessário cadastrar um plano de contas, consulte a atividade Cadastrar Plano de Contas.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Se a configuração CFG_USACTF estiver ativada, então, quando lançar contas a pagar para um fornecedor, será permitido informar somente plano de contas vinculados ao fornecedor.[/bs_notification]

• [30] Provisão: é um campo informativo preenchido automaticamente pelo sistema e que indica se o Plano de contas informado corresponde a um plano definido como provisão (S) ou não (N).

Os campos Histórico [31] e Histórico 2 [32] servem para a digitação de informações que você julgue relevantes sobre a conta a pagar que está cadastrando:

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Os campos Documento Antigo e Ref. Ped. Compra não são habilitados para lançamento manual. Eles são preenchidos automaticamente pelo sistema em situações específicas.[/bs_notification]

Finalizando o lançamento temos as opções para informar o código de barras. Selecione a opção adequada à seus recursos, Leitor de Código de Barras [33] ou Informar Linha Digitável manualmente [34]:

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Lembrando que: se a configuração CFG_CTPBOL estiver ativada e o campo Veio Boleto for = S, então será obrigatório informar o código de barras do boleto.[/bs_notification]

Preenchidos os campos, clique no botão GRAVAR para salvar o lançamento e finalizar a atividade.

Caso exista alguma inconsistência, o sistema emite um alerta em tela. Faça a correção necessária e clique novamente no botão GRAVAR.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Se a configuração CFG_PBXAUT estiver ativada, será exibido um aviso com a pergunta Baixar esta duplicata?. Se você escolher Sim, o sistema prossegue com a baixa da conta. Se escolher Não, o sistema apenas grava a inclusão da conta a pagar. Para saber mais sobre a baixa da conta, consulte a atividade Fazer baixa manual de contas a pagar.[/bs_notification]

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Se a configuração CFG_IMP_CP estiver ativada, será exibido um aviso com a pergunta Deseja imprimir CP?. Se deseja fazer a impressão, escolha Sim  e prossiga com a impressão como de costume.[/bs_notification]

Após a gravação do lançamento, é possível alterar, excluir e anexar arquivos relevantes para a conta. Consulte a atividade abaixo para saber mais sobre esses assuntos:

• Fazer manutenção de contas a pagar
• Desmembrar valores de duplicata de contas a pagar

Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro

Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.

Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3] e confirme a seleção clicando em CONFIRMAR [4]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado [5]. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Lembrando que filtros disponíveis para busca e demais configurações da pesquisa são configurados no botão CONFIGURA CONSULTA e são definidos de acordo com a necessidade do operador.[/bs_notification]

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Alguns campos aceitam a seleção de mais de um registro. Para isso, mantenha a tecla CRLT pressionada enquanto seleciona os registros desejados no grid.[/bs_notification]