O que é

Gerenciar corretamente o Contas a Pagar é importante para a saúde financeira da empresa. Lançar as contas a pagar de forma precisa ajuda a manter o fluxo de caixa equilibrado, facilitar operações eficientes e construir relações confiáveis com fornecedores. Além disso, garante o cumprimento das obrigações legais e fornece dados úteis para decisões estratégicas. Isso contribui para a sustentabilidade e o crescimento da empresa ao longo do tempo.

No ERP Autcom, muitas contas a pagar são lançadas automaticamente, como as provenientes da entrada de mercadorias. Para contas que não são lançadas automaticamente, é necessário fazer o lançamento manual. Esse lançamento pode ser realizado de duas formas, dependendo do número de parcelas que compõem a conta a pagar:

Se a conta a pagar possui mais de uma parcela (A, B, C, e assim por diante), deve ser feito um lançamento para cada parcela no sistema. Para isso, utilizamos a atividade de geração automática de contas a pagar, que, a partir de um único lançamento, registra todas as parcelas da conta no sistema. Para mais informações, clique aqui e consulte essa atividade.
Se a conta a pagar possui apenas uma parcela, pode ser feito o lançamento individual da duplicata. Nesta atividade, vamos explicar como realizar o lançamento de contas a pagar no sistema.

Caminho para acessar

Para fazer o lançamento individual de contas a pagar, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Pagar [2], opção Manutenção de Contas a Pagar [3]:

Caminho de acesso: Financeiro/Contas a Pagar/Manutenção de Contas a Pagar – frmCadCtaPagar

Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:

Caminho de acesso: Principal/Controle Financeiro/Contas a Pagar/Manutenção de Contas a Pagar – frmCadCtaPagar

Precisa configurar

Direito de Acesso

Para execução dessa atividade, é necessário liberar os seguintes direitos de acesso:

DIREITO DE ACESSO (AUTCOM)

Principal > Controle Financeiro > Contas a Pagar > Manutenção de Contas a Pagar.

Avalie os direitos abaixo e libere-os para o operador, se necessário:

Direitos de Acesso > Contas a pagar > Permitir data de cadastro de duplicata de contas a pagar inferior a data atual.

Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).

Configurações

Para execução dessa atividade, defina as configurações abaixo conforme as orientações e a necessidade da empresa:

Código	Descrição	Opção
CFG_VEIOBO	Ao incluir Contas a Pagar, preencher com (S)im, (N)ão, ou deixar em branco o campo Veio Boleto?	Escolha entre as opções: Sim, Não ou Branco. O campo Veio Boleto na Manutenção de Contas a Pagar será preenchido de acordo com essa configuração.
CFG_VEIONF	Ao incluir Contas a Pagar, preencher com (S)im, (N)ão, ou deixar em branco o campo Veio NF?	Escolha entre as opções: Sim, Não ou Branco. O campo Veio NF na Manutenção de Contas a Pagar será preenchido de acordo com essa configuração.
CFG_PBXAUT	Na inclusão do contas a pagar, perguntar se já deseja baixá-lo?	Quando selecionado Sim, ao lançar o contas a pagar, o sistema emite a pergunta Baixar esta duplicata? Escolhendo Sim, é aberta a tela para seleção e baixa da duplicata em questão. Quando selecionado Não, o sistema apenas faz o lançamento da duplicata.
CFG_CTPOBE	Obrigar o preenchimento do Centro de Custos na manutenção de contas a pagar?	Quando selecionado Sim, ao lançar o contas a pagar, será obrigatório preencher o campo Centro de Custos. Quando selecionado Não, ao lançar o contas a pagar, não será obrigatório preencher o campo Centro de Custos.
CFG_CTPOBP	Obrigar o preenchimento do portador na manutenção de contas a pagar?	Quando selecionado Sim, ao lançar o contas a pagar, será obrigatório preencher o campo Portador. Quando selecionado Não, ao lançar o contas a pagar, não será obrigatório preencher o campo Portador.
CFG_PAGPAT	Path para arquivos anexos do contas a pagar (Vazio=’Pasta do autcomANEXOS_CTP’)	Ao lançar o contas a pagar é possível anexar arquivos relevantes. Indique nessa configuração o caminho onde esses arquivos serão salvos.
CFG_IMP_CP	Pede impressão de CP	Quando selecionado Sim, ao gravar o lançamento da conta a pagar o sistema perguntará se deseja imprimir o Controle de Pagamento (CP). Para impressão do CP é necessário definir o layout da impressão e a quantidade de vias respectivamente nas configurações CFG_LAY_CP (Layout de impressão do CP) e CFG_VIASCP (Quantidade de vias para impressão). Quando selecionado Não, o Controle de Pagamento não será impresso.
CFG_LAY_CP	Layout de Impressão do CP	Selecione o layout para impressão do Controle de Pagamento (CP): Meia folha. Folha inteira. Folha inteira, com 3 por página.
CFG_VIASCP	Quantidade de vias para impressão do CP	Defina a quantidade de vias para impressão do Controle de Pagamento (CP).
CFG_CTPINF	Permitir data de cadastro de duplicata de contas a pagar inferior a data atual?	Quando selecionado Sim, será permitido lançar o contas a pagar com data inferior a data de lançamento. Quando selecionado Não, não será permitido lançar contas a pagar com data retroativa.
CFG_USACTF	Quando lançar contas a pagar para um fornecedor, permitir somente informar plano de contas vinculados ao fornecedor?	Quando selecionado Sim, obrigatoriamente o plano de contas informado no lançamento deverá ser um vinculado ao cadastro do fornecedor associado à duplicata. Quando selecionado Não, qualquer plano de contas poderá ser informado no lançamento do contas a pagar.
CFG_CTPBOL	Tornar obrigatório informar o código de barras do título quando marcar Veio boleto?	Quando selecionado Sim, ao lançar o contas a pagar, será obrigatório informar o código de barras do boleto.
CFG_TIDVIC	Travar inclusão da duplicata quando a Data de Vencimento for inferior a Data de Competência?	Quando selecionado Sim, o sistema verifica se a data de vencimento (mês/ano) informada é menor que a data de competência (mês/ano). Se for menor, o sistema exibe a mensagem “Não é permitida a inclusão da duplicata com data de vencimento inferior a data de competência” e cancela a operação.
CFG_CTPVND	Utilizar Vendor?	Quando selecionado Sim, é disponibilizado o campo Vendor no lançamento de contas a pagar, onde o operador pode informar o valor acordado com o fornecedor.

Como fazer

Guia Visual 2. Manutenção de Contas a Pagar

A tela de Manutenção de Contas a Pagar é organizada entre as informações da conta a pagar e as informações da baixa da conta, conforme mostra o Guia Visual abaixo:

As informações da baixa da conta são preenchidas pelo ERP Autcom quando realizamos a baixa da duplicata, seja manualmente ou pelas atividades de envio de remessa bancária para pagamento. Para saber mais sobre esses assuntos, consulte as atividades abaixo:

Para incluir uma conta, clique no botão INCLUIR [1] para habilitar os campos de edição e preencher os dados necessários:

Siga as orientações a seguir para preencher os campos. Lembre-se de que os campos marcados com * são obrigatórios.

Primeiro, insira as informações básicas da conta:

[1] Documento: informe o número do documento. Caso não seja informado, o sistema irá gerar automaticamente um sequencial ao salvar o registro.
[2] Parcela: informe, se existir, a parcela da conta, sendo A a primeira parcela, B a segunda parcela, e assim por diante.
[3] Série: embora não seja obrigatório, influencia várias atividades no sistema, como exemplificamos abaixo.
- Primeiro, ele é usado para filtrar registros durante a exportação de contas a pagar para outros sistemas. Por exemplo, ao exportar contas a pagar para a Prosoft, se você estiver lançando despesas referentes a taxas de cartão, você deve inserir “CRT” (CARTÃO) no campo Série. Isso permite que o sistema identifique que o lançamento está relacionado a cartão e decida se deve ou não incluir esse registro na exportação, conforme a necessidade da empresa. Da mesma forma, outras siglas como “BLT” para BOLETO e “TRF” para TRANSFERÊNCIA ajudam a categorizar os registros.
- Além de ajudar na exportação, o campo Série pode funcionar como um identificador do tipo de documento. Isso facilita a consulta e a filtragem de registros. Por exemplo, para listar apenas duplicatas associadas a boletos, você pode usar a sigla “BLT”; para transferências, use “TRF”; e para pagamentos via PIX, use “PIX”. Dessa forma, você pode facilmente filtrar e listar apenas as duplicatas de cada tipo, tornando a gestão das contas a pagar mais eficiente.
[4] Status: é um campo informativo preenchido automaticamente pelo sistema. Se a conta corresponde a um título que teve como origem uma fatura (com uma NF associada), como na entrada de mercadorias, por exemplo, então é preenchido como FATURA. Do contrário, como no caso de contas inseridas manualmente, o campo é preenchido como AVULSO.
[5] Empresa *: preenchido com o código da empresa logada no sistema no momento da inclusão. Caso necessário alteração, basta digitar o código da empresa ou pressionar / para pesquisar e selecionar a empresa desejada.
[6] Fornecedor *: campo obrigatório. Digite o código do fornecedor ou pressione / para pesquisar e selecionar o fornecedor desejado.

Continuando o cadastro, vamos descrever os campos relacionados à datas:

[7] Data Cadastro *: preenchido com a data do dia da inclusão da conta.

Se a configuração CFG_CTPINF for = Sim, então, é possível informar uma data inferior à data atual.

[8] Competência *: preenchido com o mês/ano referente à data atual.
[9] Vencimento *: preenchido com a data do dia da inclusão da conta. Faça a alteração, se necessário.
[10] Data Documento: campo não obrigatório. Informe a data do documento referente à conta incluída.

Se a configuração CFG_TIDVIC for = Sim, o sistema trava a inclusão da duplicata quando a Data de Vencimento for inferior a Data de Competência.

Os documentos são classificados entre Títulos, Tributos e Concessionárias, de acordo com o que for informado no campo Tipo Doc:

[11] Tipo Doc.: digite 1, 2 ou 3 de acordo com o tipo do documento. É importante que seja informado o tipo correto, pois essa informação é utilizada na geração do arquivo de remessa para pagamento.
- (1)-Títulos: documentos de forma geral, como boletos bancários, documentos que formalizam a compra de mercadorias ou serviços, notas promissórias, e outros.
- (2)-Tributos: quando a conta for do tipo tributo, será necessário selecionar a Guia e qual o código da receita. referente à conta.

Somente é possível pagar tributos pela atividade de arquivo de remessa se a duplicata tiver um código de barras.

- (3)-Concessionárias: contas de água, energia, telefone, internet e outros.

Em relação aos valores da conta, temos:

[12] Valor *: informe o valor a pagar da conta.
[13] Desconto e Dias Desc.: informe o valor de desconto que será aplicado caso a conta seja paga até o dia informado no campo Dias Desc. Se no campo Dias Desc. for informado 0, então será considerada a data de vencimento para aplicação do desconto.
[14] Juros: informe a porcentagem de juros a ser cobrado em caso de atraso do pagamento.
[15] Multa: informe o valor da multa a ser cobrada em caso de atraso do pagamento.
[16] Outras Entidades: esse campo fica disponível apenas para o lançamento de tributos GPS e código da receita 2100. Nesse caso, deve-se informar o valor em questão.
[17] Vendor: esse campo fica disponível apenas quando a configuração CFG_CTPVND está ativada. Nesse caso, deve-se informar o valor negociado com o fornecedor.
[18] Valor Total: campo calculado automaticamente de acordo com os valores informados nos campos de valores anteriores.

Preencha os campos seguintes com S ou N, conforme a resposta à pergunta:

[19] Veio Boleto?*: digite S para indicar que existe um boleto e N para indicar que não existe boleto.

Se a configuração CFG_CTPBOL estiver ativada e Veio Boleto for = S, então será obrigatório informar o código de barras do boleto.

[20] Veio NF*?: digite S para indicar que existe uma nota fiscal ou N para indicar que não existe nota fiscal.
[21] Cartão*?: digite S para indicar que existe cartão ou N para indicar que não existe nota fiscal.
[22] Cheque*?: digite S para indicar que existe um cheque ou N para indicar que não existe cheque.
[23] Previsão*?: o valor padrão desse campo é N (Não). Este campo é relevante apenas se a empresa utilizar a efetivação de previsão de contas a pagar. Para mais informações sobre esse assunto, entre em contato com a Citel.
[24] Pagamento antecipado*?: digite S para indicar que o pagamento foi antecipado.
[25] Uso e consumo?: digite S para indicar que a conta é referente à material de uso e consumo ou N, caso contrário.

Para pagamentos via depósito, é necessário informar os campos em destaque, lembrando que, nesse caso, os campos Veio boleto?, Cheque? e Cartão? devem estar iguais a (N)ão:

[26] Depósito?: digite N para indicar que o pagamento não será feito por depósito, e S para indicar que será feito por depósito. Nesse caso, no campo Conta, selecione a conta para pagamento, que deve estar previamente cadastrada no cadastro do fornecedor. Para mais informações, consulte a atividade Ajustar o cadastro do fornecedor para processamento de duplicatas – Contas a pagar.

Os campos seguintes dizem respeito à informações que podem ser utilizadas para organizar ou categorizar as contas:

[27] Portador: digite o código do portador ou pressione / para pesquisar e selecionar o portador desejado. Caso seja necessário cadastrar um portador, consulte a atividade Cadastrar Portador.

Se a configuração CFG_CTPOBP estiver ativada, então, será obrigatório informar um portador.

[28] Centro de Custos: digite o código do centro de custo ou pressione / para pesquisar e selecionar o centro de custo desejado. Caso seja necessário cadastrar um centro de custos, consulte a atividade Cadastrar Centro de Custos.

Se a configuração CFG_CTPOBE estiver ativada, então, será obrigatório informar um centro de custos.

[29] Plano de contas*: digite o código do plano de contas ou pressione / para pesquisar e selecionar o plano de contas desejado. Caso seja necessário cadastrar um plano de contas, consulte a atividade Cadastrar Plano de Contas.

Se a configuração CFG_USACTF estiver ativada, então, quando lançar contas a pagar para um fornecedor, será permitido informar somente plano de contas vinculados ao fornecedor.

[30] Provisão: é um campo informativo preenchido automaticamente pelo sistema e que indica se o Plano de contas informado corresponde a um plano definido como provisão (S) ou não (N).

Os campos Histórico [31] e Histórico 2 [32] servem para a digitação de informações que você julgue relevantes sobre a conta a pagar que está cadastrando:

Os campos Documento Antigo e Ref. Ped. Compra não são habilitados para lançamento manual. Eles são preenchidos automaticamente pelo sistema em situações específicas.

Finalizando o lançamento temos as opções para informar o código de barras. Selecione a opção adequada à seus recursos, Leitor de Código de Barras [33] ou Informar Linha Digitável manualmente [34]:

Lembrando que: se a configuração CFG_CTPBOL estiver ativada e o campo Veio Boleto for = S, então será obrigatório informar o código de barras do boleto.

Preenchidos os campos, clique no botão GRAVAR para salvar o lançamento e finalizar a atividade.

Caso exista alguma inconsistência, o sistema emite um alerta em tela. Faça a correção necessária e clique novamente no botão GRAVAR.

Se a configuração CFG_PBXAUT estiver ativada, será exibido um aviso com a pergunta Baixar esta duplicata?. Se você escolher Sim, o sistema prossegue com a baixa da conta. Se escolher Não, o sistema apenas grava a inclusão da conta a pagar. Para saber mais sobre a baixa da conta, consulte a atividade Fazer baixa manual de contas a pagar.

Se a configuração CFG_IMP_CP estiver ativada, será exibido um aviso com a pergunta Deseja imprimir CP?. Se deseja fazer a impressão, escolha Sim e prossiga com a impressão como de costume.

Após a gravação do lançamento, é possível alterar, excluir e anexar arquivos relevantes para a conta. Consulte a atividade abaixo para saber mais sobre esses assuntos:

Fazer manutenção de contas a pagar

Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro

Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.

Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3] e confirme a seleção clicando em CONFIRMAR [4]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado [5]. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:

Guia Visual 15. Pesquisar um campo com o comando /

Lembrando que filtros disponíveis para busca e demais configurações da pesquisa são configurados no botão CONFIGURA CONSULTA e são definidos de acordo com a necessidade do operador.

Alguns campos aceitam a seleção de mais de um registro. Para isso, mantenha a tecla CRLT pressionada enquanto seleciona os registros desejados no grid.

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Lançar contas a pagar individual

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