O que é
Gerenciar corretamente o Contas a Pagar é importante para a saúde financeira da empresa. Lançar as contas a pagar de forma precisa ajuda a manter o fluxo de caixa equilibrado, facilitar operações eficientes e construir relações confiáveis com fornecedores. Além disso, garante o cumprimento das obrigações legais e fornece dados úteis para decisões estratégicas. Isso contribui para a sustentabilidade e o crescimento da empresa ao longo do tempo.
No ERP Autcom, muitas contas a pagar são lançadas automaticamente, como as provenientes da entrada de mercadorias. Para contas que não são lançadas automaticamente, é necessário fazer o lançamento manual. Esse lançamento pode ser realizado de duas formas, dependendo do número de parcelas que compõem a conta a pagar:
- Se a conta a pagar possui mais de uma parcela (A, B, C, e assim por diante), deve ser feito um lançamento para cada parcela no sistema. Para isso, utilizamos a atividade de geração automática de contas a pagar, que, a partir de um único lançamento, registra todas as parcelas da conta no sistema. Para mais informações, clique aqui e consulte essa atividade.
- Se a conta a pagar possui apenas uma parcela, pode ser feito o lançamento individual da duplicata. Nesta atividade, vamos explicar como realizar o lançamento de contas a pagar no sistema.
Caminho para acessar
Para fazer o lançamento individual de contas a pagar, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Pagar [2], opção Manutenção de Contas a Pagar [3]:
Caminho de acesso: Financeiro/Contas a Pagar/Manutenção de Contas a Pagar – frmCadCtaPagar
Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:
Caminho de acesso: Principal/Controle Financeiro/Contas a Pagar/Manutenção de Contas a Pagar – frmCadCtaPagar
Precisa configurar
Direito de Acesso
Para execução dessa atividade, é necessário liberar os seguintes direitos de acesso:
DIREITO DE ACESSO (AUTCOM)
- Principal > Controle Financeiro > Contas a Pagar > Manutenção de Contas a Pagar.
Avalie os direitos abaixo e libere-os para o operador, se necessário:
- Direitos de Acesso > Contas a pagar > Permitir data de cadastro de duplicata de contas a pagar inferior a data atual.
- Direito de Acesso > Contas a Pagar > Permite reimprimir comprovante de pagamento.
Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).
Configurações
Para execução dessa atividade, defina as configurações abaixo conforme as orientações e a necessidade da empresa:
| Código | Descrição | Opção |
| CFG_VEIOBO | Ao incluir Contas a Pagar, preencher com (S)im, (N)ão, ou deixar em branco o campo Veio Boleto? | Escolha entre as opções: Sim, Não ou Branco.
O campo Veio Boleto na Manutenção de Contas a Pagar será preenchido de acordo com essa configuração. |
| CFG_VEIONF | Ao incluir Contas a Pagar, preencher com (S)im, (N)ão, ou deixar em branco o campo Veio NF? | Escolha entre as opções: Sim, Não ou Branco.
O campo Veio NF na Manutenção de Contas a Pagar será preenchido de acordo com essa configuração. |
| CFG_PBXAUT | Na inclusão do contas a pagar, perguntar se já deseja baixá-lo? | Quando selecionado Sim, ao lançar o contas a pagar, o sistema emite a pergunta Baixar esta duplicata? Escolhendo Sim, é aberta a tela para seleção e baixa da duplicata em questão.
Quando selecionado Não, o sistema apenas faz o lançamento da duplicata. |
| CFG_CTPOBE | Obrigar o preenchimento do Centro de Custos na manutenção de contas a pagar? | Quando selecionado Sim, ao lançar o contas a pagar, será obrigatório preencher o campo Centro de Custos.
Quando selecionado Não, ao lançar o contas a pagar, não será obrigatório preencher o campo Centro de Custos. |
| CFG_CTPOBP | Obrigar o preenchimento do portador na manutenção de contas a pagar? | Quando selecionado Sim, ao lançar o contas a pagar, será obrigatório preencher o campo Portador.
Quando selecionado Não, ao lançar o contas a pagar, não será obrigatório preencher o campo Portador. |
| CFG_PAGPAT | Path para arquivos anexos do contas a pagar (Vazio=’Pasta do autcomANEXOS_CTP’) | Ao lançar o contas a pagar é possível anexar arquivos relevantes. Indique nessa configuração o caminho onde esses arquivos serão salvos. |
| CFG_IMP_CP | Pede impressão de CP | Quando selecionado Sim, ao gravar o lançamento da conta a pagar o sistema perguntará se deseja imprimir o Controle de Pagamento (CP).
Para impressão do CP é necessário definir o layout da impressão e a quantidade de vias respectivamente nas configurações CFG_LAY_CP (Layout de impressão do CP) e CFG_VIASCP (Quantidade de vias para impressão).
Quando selecionado Não, o Controle de Pagamento não será impresso. |
| CFG_LAY_CP | Layout de Impressão do CP | Selecione o layout para impressão do Controle de Pagamento (CP):
|
| CFG_VIASCP | Quantidade de vias para impressão do CP | Defina a quantidade de vias para impressão do Controle de Pagamento (CP). |
| CFG_CTPINF | Permitir data de cadastro de duplicata de contas a pagar inferior a data atual? | Quando selecionado Sim, será permitido lançar o contas a pagar com data inferior a data de lançamento.
Quando selecionado Não, não será permitido lançar contas a pagar com data retroativa. |
| CFG_USACTF | Quando lançar contas a pagar para um fornecedor, permitir somente informar plano de contas vinculados ao fornecedor? | Quando selecionado Sim, obrigatoriamente o plano de contas informado no lançamento deverá ser um vinculado ao cadastro do fornecedor associado à duplicata.
Quando selecionado Não, qualquer plano de contas poderá ser informado no lançamento do contas a pagar. |
| CFG_CTPBOL | Tornar obrigatório informar o código de barras do título quando marcar Veio boleto? | Quando selecionado Sim, ao lançar o contas a pagar, será obrigatório informar o código de barras do boleto. |
| CFG_TIDVIC | Travar inclusão da duplicata quando a Data de Vencimento for inferior a Data de Competência? | Quando selecionado Sim, o sistema verifica se a data de vencimento (mês/ano) informada é menor que a data de competência (mês/ano).
Se for menor, o sistema exibe a mensagem “Não é permitida a inclusão da duplicata com data de vencimento inferior a data de competência” e cancela a operação. |
| CFG_CTPVND | Utilizar Vendor? | Quando selecionado Sim, é disponibilizado o campo Vendor no lançamento de contas a pagar, onde o operador pode informar o valor acordado com o fornecedor. |
Como fazer
Para fazer o lançamento individual de contas a pagar, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Pagar [2], opção Manutenção de Contas a Pagar [3]:
A tela de Manutenção de Contas a Pagar é organizada entre as informações da conta a pagar e as informações da baixa da conta, conforme mostra o Guia Visual abaixo:
Para incluir uma conta, clique no botão INCLUIR [1] para habilitar os campos de edição e preencher os dados necessários:
Siga as orientações a seguir para preencher os campos. Lembre-se de que os campos marcados com * são obrigatórios.
Primeiro, insira as informações básicas da conta:
- [1] Documento: informe o número do documento. Caso não seja informado, o sistema irá gerar automaticamente um sequencial ao salvar o registro.
- [2] Parcela: informe, se existir, a parcela da conta, sendo A a primeira parcela, B a segunda parcela, e assim por diante.
- [3] Série: embora não seja obrigatório, influencia várias atividades no sistema, como exemplificamos abaixo.
- Primeiro, ele é usado para filtrar registros durante a exportação de contas a pagar para outros sistemas. Por exemplo, ao exportar contas a pagar para a Prosoft, se você estiver lançando despesas referentes a taxas de cartão, você deve inserir “CRT” (CARTÃO) no campo Série. Isso permite que o sistema identifique que o lançamento está relacionado a cartão e decida se deve ou não incluir esse registro na exportação, conforme a necessidade da empresa. Da mesma forma, outras siglas como “BLT” para BOLETO e “TRF” para TRANSFERÊNCIA ajudam a categorizar os registros.
- Além de ajudar na exportação, o campo Série pode funcionar como um identificador do tipo de documento. Isso facilita a consulta e a filtragem de registros. Por exemplo, para listar apenas duplicatas associadas a boletos, você pode usar a sigla “BLT”; para transferências, use “TRF”; e para pagamentos via PIX, use “PIX”. Dessa forma, você pode facilmente filtrar e listar apenas as duplicatas de cada tipo, tornando a gestão das contas a pagar mais eficiente.
- [4] Status: é um campo informativo preenchido automaticamente pelo sistema. Se a conta corresponde a um título que teve como origem uma fatura (com uma NF associada), como na entrada de mercadorias, por exemplo, então é preenchido como FATURA. Do contrário, como no caso de contas inseridas manualmente, o campo é preenchido como AVULSO.
- [5] Empresa *: preenchido com o código da empresa logada no sistema no momento da inclusão. Caso necessário alteração, basta digitar o código da empresa ou pressionar / para pesquisar e selecionar a empresa desejada.
- [6] Fornecedor *: campo obrigatório. Digite o código do fornecedor ou pressione / para pesquisar e selecionar o fornecedor desejado.
Continuando o cadastro, vamos descrever os campos relacionados à datas:
- [7] Data Cadastro *: preenchido com a data do dia da inclusão da conta.
- [8] Competência *: preenchido com o mês/ano referente à data atual.
- [9] Vencimento *: preenchido com a data do dia da inclusão da conta. Faça a alteração, se necessário.
- [10] Data Documento: campo não obrigatório. Informe a data do documento referente à conta incluída.
Os documentos são classificados entre Títulos, Tributos e Concessionárias, de acordo com o que for informado no campo Tipo Doc:
- [11] Tipo Doc.: digite 1, 2 ou 3 de acordo com o tipo do documento. É importante que seja informado o tipo correto, pois essa informação é utilizada na geração do arquivo de remessa para pagamento.
- (1)-Títulos: documentos de forma geral, como boletos bancários, documentos que formalizam a compra de mercadorias ou serviços, notas promissórias, e outros.
- (2)-Tributos: quando a conta for do tipo tributo, será necessário selecionar a Guia e qual o código da receita. referente à conta.
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- (3)-Concessionárias: contas de água, energia, telefone, internet e outros.
Em relação aos valores da conta, temos:
- [12] Valor *: informe o valor a pagar da conta.
- [13] Desconto e Dias Desc.: informe o valor de desconto que será aplicado caso a conta seja paga até o dia informado no campo Dias Desc. Se no campo Dias Desc. for informado 0, então será considerada a data de vencimento para aplicação do desconto.
- [14] Juros: informe a porcentagem de juros a ser cobrado em caso de atraso do pagamento.
- [15] Multa: informe o valor da multa a ser cobrada em caso de atraso do pagamento.
- [16] Outras Entidades: esse campo fica disponível apenas para o lançamento de tributos GPS e código da receita 2100. Nesse caso, deve-se informar o valor em questão.
- [17] Vendor: esse campo fica disponível apenas quando a configuração CFG_CTPVND está ativada. Nesse caso, deve-se informar o valor negociado com o fornecedor.
- [18] Valor Total: campo calculado automaticamente de acordo com os valores informados nos campos de valores anteriores.
Preencha os campos seguintes com S ou N, conforme a resposta à pergunta:
- [19] Veio Boleto?*: digite S para indicar que existe um boleto e N para indicar que não existe boleto.
- [20] Veio NF*?: digite S para indicar que existe uma nota fiscal ou N para indicar que não existe nota fiscal.
- [21] Cartão*?: digite S para indicar que existe cartão ou N para indicar que não existe nota fiscal.
- [22] Cheque*?: digite S para indicar que existe um cheque ou N para indicar que não existe cheque.
- [23] Previsão*?: o valor padrão desse campo é N (Não). Este campo é relevante apenas se a empresa utilizar a efetivação de previsão de contas a pagar. Para mais informações sobre esse assunto, entre em contato com a Citel.
- [24] Pagamento antecipado*?: digite S para indicar que o pagamento foi antecipado.
- [25] Uso e consumo?: digite S para indicar que a conta é referente à material de uso e consumo ou N, caso contrário.
Para pagamentos via depósito, é necessário informar os campos em destaque, lembrando que, nesse caso, os campos Veio boleto?, Cheque? e Cartão? devem estar iguais a (N)ão:
- [26] Depósito?: digite N para indicar que o pagamento não será feito por depósito, e S para indicar que será feito por depósito. Nesse caso, no campo Conta, selecione a conta para pagamento, que deve estar previamente cadastrada no cadastro do fornecedor. Para mais informações, consulte a atividade Ajustar o cadastro do fornecedor para processamento de duplicatas – Contas a pagar.
Os campos seguintes dizem respeito à informações que podem ser utilizadas para organizar ou categorizar as contas:
- [27] Portador: digite o código do portador ou pressione / para pesquisar e selecionar o portador desejado. Caso seja necessário cadastrar um portador, consulte a atividade Cadastrar Portador.
- [28] Centro de Custos: digite o código do centro de custo ou pressione / para pesquisar e selecionar o centro de custo desejado. Caso seja necessário cadastrar um centro de custos, consulte a atividade Cadastrar Centro de Custos.
- [29] Plano de contas*: digite o código do plano de contas ou pressione / para pesquisar e selecionar o plano de contas desejado. Caso seja necessário cadastrar um plano de contas, consulte a atividade Cadastrar Plano de Contas.
- [30] Provisão: é um campo informativo preenchido automaticamente pelo sistema e que indica se o Plano de contas informado corresponde a um plano definido como provisão (S) ou não (N).
Os campos Histórico [31] e Histórico 2 [32] servem para a digitação de informações que você julgue relevantes sobre a conta a pagar que está cadastrando:
Finalizando o lançamento temos as opções para informar o código de barras. Selecione a opção adequada à seus recursos, Leitor de Código de Barras [33] ou Informar Linha Digitável manualmente [34]:
Preenchidos os campos, clique no botão GRAVAR para salvar o lançamento e finalizar a atividade.
Caso exista alguma inconsistência, o sistema emite um alerta em tela. Faça a correção necessária e clique novamente no botão GRAVAR.
Após a gravação do lançamento, é possível alterar, excluir e anexar arquivos relevantes para a conta. Consulte a atividade abaixo para saber mais sobre esses assuntos:
Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro
Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.
Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3] e confirme a seleção clicando em CONFIRMAR [4]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado [5]. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:
