O que é

Na atividade de Definir configurações do Desk é possível ajustar elementos conforme a necessidade da empresa, com informações mais administrativas, como: fuso horário, e definir a fila para receber notificações, armazenamento, visualização de informações e realizar backup de atendimentos.

Caminho para acessar

Primeiramente, acesse o Desk. Para aprender como acessá-lo, clique aqui.

Para acessar as Configurações, vá até o menu Configurações [1], submenu Geral [2].

Caminho de acesso: Menu Configurações/Geral – generalconfig

Precisa configurar

Para executar esta atividade, é necessário que o usuário possua o perfil de Administrador no Desk.

Você pode acessar os links abaixo para consultar os documentos sobre esse assunto, onde encontrará mais informações detalhadas:

Como fazer

Para acessar as Configurações, clique no menu Configurações [1], submenu Geral [2].

Na tela das Configurações do Desk, os usuários têm acesso a diversas funcionalidades que proporcionam uma experiência abrangente e personalizável. As principais ações disponíveis incluem:

Visualizar informações sobre licenciamento;
Reiniciar servidor;
Visualizar informações sobre espaço de armazenagem;
Realizar backups de atendimentos;
Realizar configurações gerais.

É importante ressaltar que a Chave global de API não está ativa no contexto atual da plataforma do Desk.

A seguir, será descrito o passo a passo de cada funcionalidade.

Visualizar informações sobre licenciamento

São exibidas as seguintes informações:

Versão do Desk que está sendo utilizada [1]: Indica a versão específica do Desk que está atualmente em uso;
Status da licença [2]: Informa sobre o status da licença, indicando se está ativa, expirada ou outra condição relevante;
Agentes [3]: Mostra o número total de agentes vinculados à conta.

É importante destacar que o usuário do tipo Agente possui um limite de número de usuários, conforme estabelecido no contrato entre a Citel e o cliente. Em caso de dúvidas ou necessidade de informações adicionais sobre essa limitação, ou outros aspectos contratuais, por favor, entre em contato com a Citel. Eles estarão disponíveis para fornecer assistência e esclarecimentos necessários.

Guia Visual 3. Informações do licenciamento

A opção de Atualizar licença não está disponível para os usuários, pois o controle e liberação da licença são gerenciados exclusivamente pela Citel. Se houver necessidade de atualização ou qualquer questão relacionada à licença, recomenda-se entrar em contato diretamente com a Citel para obter assistência. Eles serão capazes de fornecer orientações específicas sobre a gestão e atualização da licença, garantindo uma operação contínua e eficiente do Desk.

Reiniciar servidor

Em situações como a alteração do fuso horário do sistema ou em casos de lentidão da plataforma, pode ser necessário reiniciar o servidor. Para isso, clique em REINICIAR SERVIDOR [1]; será exibida uma mensagem de confirmação, clique em Reiniciar [2].

É importante observar que após reiniciar o servidor, ele ficará indisponível por alguns instantes. Durante esse período, os serviços e funcionalidades oferecidos pelo servidor podem não estar acessíveis. Certifique-se de informar aos usuários sobre a possível interrupção temporária e programe o reinício em um momento que cause o menor impacto possível nas operações em andamento.

Visualizar informações sobre espaço de armazenagem

Aqui são exibidas as informações sobre o armazenamento dos dados (mensagens, fotos etc). Veja abaixo o detalhe de cada campo:

Cota: Exibe o espaço de armazenamento máximo disponível para cada agente contratado, sendo 1 GB por agente;
Total de espaço utilizado: Apresenta o quanto de espaço já foi utilizado, dividindo as informações por categoria de arquivo, como Galeria, Arquivos, e o número de Atendimentos. Além disso, detalha quanto espaço cada categoria está ocupando, oferecendo uma visão específica do uso do armazenamento em relação a diferentes tipos de dados, como imagens na galeria, arquivos e mensagens de atendimento.

Guia Visual 5. Informações do armazenamento

Quando o limite de armazenamento é atingido, o campo Marcado para limpar exibirá Sim. Neste caso, é possível exportar o histórico no relatório de chat, clique aqui e veja como realizar esse procedimento.

Se o campo estiver exibindo Não, isso indica que ainda não foi atingido o limite de armazenamento, e não é necessário tomar medidas imediatas em relação à exportação do histórico.

Realizar backup de atendimentos

Para realizar uma cópia de segurança (backup), clique em Backup de atendimentos [1]. Informe o intervalo de ID’s (número do atendimento, gerado automaticamente pelo sistema) [2] e clique em Iniciar [3]. Este procedimento iniciará o processo de backup dos atendimentos dentro do intervalo especificado. Certifique-se de fornecer a faixa de ID’s correta para abranger os atendimentos desejados.

Ao prosseguir, os atendimentos no intervalo de IDs informados serão baixados. Essa operação pode levar várias horas, a depender da quantidade de IDs selecionados e do tamanho dos atendimentos. Cada atendimento será baixado em um arquivo compactado individual, sendo assim, é necessário dar permissão para múltiplos downloads do navegador. A permissão será solicitada após os primeiros atendimentos serem baixados, fique atento para não interromper o processo.

O sistema irá gerar e baixar automaticamente arquivo(s) em formato .zip no seu computador. Clique no(s) arquivo(s) [4] e dê dois cliques no documento [5], para abrir o documento de texto com as informações do atendimento. A fim de exemplificação, no Guia Visual abaixo será aberto apenas um arquivo.

Caso queira o arquivo em uma planilha, informe o intervalo de ID’s [1] e clique em Relação de atendimentos (CSV)[2].

O sistema irá gerar e baixar automaticamente arquivo em formato .zip no seu computador. Clique no arquivo [3], defina como quer ver o documento [4] e a planilha será exibida com as informações dos atendimentos.

Realizar configurações gerais

Na seção de Configuração Geral, é possível realizar as seguintes configurações:

Definir o tamanho máximo para arquivos em (KB) [1]: Permite estabelecer o tamanho máximo permitido para o upload de arquivos;
Selecionar a fila para notificações [2]: Possibilita escolher a fila específica que será utilizada para notificações ao usar o elemento de envio de mensagens do WhatsApp dentro da automação. Quando a fila é definida, o campo Número para notificações fica disponível no cadastro de usuários e deve ser preenchido com o número de WhatsApp para receber as notificações enviadas pelo sistema.
Configurar o Fuso horário [3]: Permite definir o fuso horário desejado para a plataforma, garantindo que as informações de tempo estejam alinhadas com a localização apropriada.

Após realizar uma alteração no fuso horário, é necessário clicar em Salvar fuso horário. Para que a alteração seja considerada, será necessário reiniciar o servidor, garantindo que as mudanças no fuso horário sejam aplicadas de forma efetiva no sistema. Certifique-se de programar o reinício do servidor em um momento apropriado, levando em consideração a possível indisponibilidade temporária durante esse processo.

Desabilitar citações: ao selecionar essa opção, na tela do agente não serão exibidas as citações [4]. Se a opção não for selecionada, as citações serão exibidas normalmente. Essa configuração proporciona flexibilidade na exibição de citações na interface do agente, permitindo adaptar o ambiente de trabalho de acordo com as preferências ou requisitos específicos da equipe. Veja no Guia Visual abaixo como a citação aparece para o agente.

Habilitar política de senhas fortes [5]: ao selecionar essa opção, o sistema mostrará a força da senha, como mostra o Guia Visual:

Dicas para senhas seguras

Para criar uma senha forte de acesso, priorize a complexidade e a exclusividade. Opte por uma combinação de letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais, evitando informações pessoais óbvias. Certifique-se de que a senha tenha pelo menos 12 caracteres e seja única para cada conta, evitando reutilização. A mudança periódica da senha e o uso de gerenciadores de senhas também são práticas recomendadas para garantir uma senha forte e segura.

Todo esse cuidado é importante para proteger não somente os dados de usuários cadastrados, mas principalmente as conversas que acontecerão entre os agentes e seus clientes, que podem conter informações sigilosas e importantes.

Reduzir qualidade das imagens enviadas [6]: ao selecionar essa opção, ao enviar as imagens elas terão sua qualidade diminuída, o que resultará em um menor espaço de armazenamento ocupado. Essa opção é útil para otimizar o armazenamento, especialmente se a alta qualidade das imagens não for essencial;
Extensões bloqueadas [7]: selecione as extensões de arquivo que não serão permitidas. Isso oferece controle sobre os tipos de arquivos que os usuários podem enviar, ajudando na segurança e na gestão do conteúdo da plataforma.

Após realizar as configurações, clique em SALVAR [8]. Acompanhe o Guia Visual abaixo:

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