O que é
A ativdiade Manutenção coletiva das duplicatas de geração automática é utilizada para alterar ou excluir títulos que foram criados pela rotina de geração automática de contas a pagar.
Ela exibe apenas duplicatas cuja origem seja uma geração automática (identificadas pela numeração iniciada com a letra “G”) e permite ajustar, uma ou apenas as duplicatas em aberto ou toda a sequência de parcelas criadas na geração.
Ao selecionar uma parcela, o sistema possibilita aplicar a alteração às demais parcelas da mesma sequência, garantindo consistência entre os lançamentos.
Essa rotina é indicada quando a necessidade é alterar uma geração específica e suas respectivas parcelas, especialmente quando se deseja manter a padronização da sequência criada.
Somente duplicatas em aberto podem ser alteradas nessa opção.
Caminho para acessar
Para realizar a manutenção coletiva de duplicatas de contas a pagar criadas pela geração automática, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Pagar [2], opção Manutenção coletiva das duplicatas de Geração Automática [3]:
Caminho de acesso: Financeiro/Contas a Pagar/Manutenção coletiva das duplicatas de Geração Automática- frmManGerAutCtaPagar
Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:
Caminho de acesso: Principal/Controle Financeiro/Contas a Pagar/Manutenção coletiva das duplicatas de Geração Automática- frmManGerAutCtaPagar
Precisa configurar
Essa atividade é útil para alteração de duplicatas de contas a pagar que foram registradas no sistema através da geração automática de contas a pagar. Para saber mais sobre o lançamento manual de contas a pagar, consulte as atividades Realizar geração automática de contas a pagar.
Direito de Acesso
Para execução dessa atividade, é necessário liberar os seguintes direitos de acesso:
DIREITO DE ACESSO (AUTCOM)
- Principal > Controle Financeiro > Contas a Pagar > Manutenção coletiva das duplicatas de Geração Automática.
Avalie os direitos abaixo e libere-os para o operador, se necessário:
- Direito de Acesso > Contas a Pagar > Permitir exclusão coletiva das duplicatas de Geração Automática.
- Direito de Acesso > Contas a Pagar > Permitir manutenção coletiva das duplicatas de Geração Automática.
Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).
Configurações
[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]Tenha cuidado ao realizar essas configurações, pois elas também afetam a alteração individual de contas a pagar. Consulte a atividade Fazer manutenção de contas a pagar para saber mais sobre isso.[/bs_notification]
Para execução dessa atividade, defina as configurações abaixo conforme as orientações e a necessidade da empresa:
| Código | Descrição | Opção |
| CFG_CTPCAD | Deixar alterar a data de cadastro na manutenção? | Selecione Sim para permitir a alteração da data de cadastro de uma conta a pagar ou Não para não permitir.
Quando selecionado Não, o campo Data Cadastro ficará desabilitado. Quando selecionado Sim, deve ser definida ainda uma senha na configuração CFG_CTPSDC. |
| CFG_CTPSDC | Deixar alterar a data de cadastro? – Senha | Informe uma senha para ser usada na alteração da data de cadastro de uma conta a pagar. |
| CFG_CTPDTA | Deixar alterar a data de vencimento na manutenção? | Selecione Sim para permitir a alteração da data de vencimento de uma conta a pagar ou Não para não permitir.
Quando selecionado Não, o campo Data Vencimento ficará desabilitado. Quando selecionado Sim, deve ser definida ainda uma senha na configuração CFG_CTPSDV. |
| CFG_CTPSDV | Deixar alterar a data de vencimento – Senha | Informe uma senha para ser usada na alteração da data de vencimento de uma conta a pagar. |
| CFG_CTPPOR | Deixar alterar o portador na manutenção? | Selecione Sim para permitir a alteração do portador de uma conta a pagar ou Não para não permitir. |
| CFG_CTPSPO | Deixar alterar o portador na manutenção? – Senha | Se a configuração CFG_CTPPOR = Sim, você pode Informar uma senha para alterar o portador de uma conta a pagar. Se não informar uma senha, a alteração ainda poderá ser realizada. |
| CFG_CTPVAL | Deixar alterar o valor da duplicata na manutenção? | Selecione Sim para permitir a alteração do valor de uma conta a pagar ou Não para não permitir. |
| CFG_CTPSVD | Deixar alterar o valor da duplicata? – Senha | Se a configuração CFG_CTPVAL = Sim, você pode Informar uma senha para alterar o valor de uma conta a pagar. Se não informar uma senha, a alteração ainda poderá ser realizada. |
| CFG_ALTNEP | Travar alterações de campos principais no contas a pagar para não divergir da nota de entrada? | Quando selecionado Sim, não será permitido alterar os o valor, a data de cadastro e o plano de contas de duplicatas com o status FATURA (provenientes de entrada de mercadoria).
Quando selecionado Não, será permitido alterar. |
Como fazer
Para realizar a manutenção coletiva de duplicatas de contas a pagar criadas pela geração automática, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Pagar [2], opção Manutenção coletiva das duplicatas de Geração Automática [3]:
A tela Manutenção Coletiva das Duplicatas de Geração Automática será exibida. O processo começa com a filtragem das duplicatas, permitindo que você altere ou exclua as duplicatas selecionadas.
Filtrar as duplicatas
Utilize os filtros disponíveis para pesquisar as duplicatas:
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Os filtros não são obrigatórios, mas seu uso pode ajudar a refinar os resultados e facilitar a seleção das duplicatas a serem alteradas.[/bs_notification]
Verifique adiante as orientações para utilizar os filtros.
Nos filtros Fornecedor, Empresa, Plano de Contas e Centro de Custos você pode digitar o código diretamente ou usar o comando / para pesquisar e selecionar um registro cadastrado [1]. Se não quiser usar um desses filtros, basta pressionar Enter [2] no campo e todos os registros relacionados serão considerados.
Nos filtros Documento [3] e Série [4] basta digitar os valores para pesquisa.
É possível definir períodos para busca utilizando o botão calendário [5] disponível ou digitando [6] as datas nos campos.
- Período Cadastro: período de cadastro do contas a pagar.
- Período Vencimento: período de vencimento das duplicatas.
O Guia Visual abaixo ilustra o uso dos filtros:
Após preencher os filtros de acordo com sua necessidade, clique no botão CARREGAR TÍTULOS [1]. O resultado será exibido no grid de resultados [2]:
Depois de filtrar, é possível alterar ou excluir as duplicatas.
Alterar duplicatas
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Nesta atividade, consideramos a necessidade de alterar várias duplicatas que compõem uma mesma conta. Ao selecionar uma duplicata na grade, o sistema a usará como referência, e todas as demais duplicatas (parcelas) pertencentes a mesma conta serão alteradas conforme a modificação feita na duplicata selecionada.[/bs_notification]
Para selecionar a duplicada [1], dê dois cliques sobre ela. Será aberta a tela com os campos disponíveis para alteração [2]. Informe as alterações necessárias e clique no botão [F10] CONFIRMA [3]. Será aberta a tela para confirmação da alteração [4]:
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Para saber os detalhes dos campos de cadastro de contas a pagar, consulte a atividade Lançar contas a pagar manualmente.[/bs_notification]
Com atenção, você deve selecionar quais lançamentos deseja alterar digitando uma das opções:
- 1 – Alterar apenas este lançamento: alterar apenas a duplicata selecionada no passo anterior.
- 2 – Alterar este e os próximos lançamentos em aberto: alterar a duplicata selecionada no passo anterior e as próximas duplicatas que estiverem em aberto. Nesse caso, será necessário também informar como será calculado o vencimento.
- 3 – Alterar este e todos os lançamentos em aberto: alterar a duplicata selecionada no passo anterior e todas as outras duplicatas que estiverem em aberto. Nesse caso, será necessário também informar como será calculado o vencimento.
Feito isso, clique no botão CARREGAR TÍTULOS [1] e confira como a alteração afetará a(s) duplicata(s) [2]. Estando de acordo, clique no botão CONFIRMA [3] para salvar o cadastro e, por fim, em Ok [4] para finalizar a atividade:
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Dependendo do campo, o sistema pode realizar validações. Nesse caso, mensagens com orientações serão exibidas na tela. Além disso, pode ser necessário liberar travas relacionadas aos direitos de acesso mencionados no início desta atividade. Consulte a atividade Liberar travas no ERP Autcom para saber como proceder nesses casos.[/bs_notification]
Excluir duplicatas
[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]Se você quiser excluir uma duplicata que faz parte de uma geração automática e ela já foi baixada, primeiro estorne a duplicata para que a exclusão seja possível. Consulte a atividade Estornar contas a pagar para saber mais sobre esse assunto.[/bs_notification]
Selecione com o mouse [1] a duplicata que deseja excluir e clique no botão EXCLUIR [2]. Será aberta a tela para Exclusão de Contas a Pagar listando [3] a duplicata selecionada no passo anterior e todas as outras duplicatas da mesma conta que estiverem em aberto. Na parte inferior da tela, são exibidos os detalhes da duplicata [4]:
[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]Para excluir uma duplicata o sistema solicita a liberação de uma trava relacionada ao direito de acesso Permitir exclusão coletiva das duplicatas de Geração Automática. A apresentação dessa trava e o processo de liberação dependem da configuração definida. Nesta atividade, vamos ilustrar o método mais comum. Para verificar as configurações envolvidas e todas as opções de liberação, consulte a atividade Liberar travas no ERP Autcom.[/bs_notification]
Para selecionar a duplicada [1], dê dois cliques sobre ela. Você pode selecionar quantas duplicatas quiser. Em seguida, clique no botão [F10] CONFIRMA [2] e realize a liberação da trava [3]. Clique em SAIR [4] para retornar para a tela anterior. A duplicata será excluída e removida também da lista da pesquisa realizada anteriormente.
Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro
Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.
Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3] e confirme a seleção clicando em CONFIRMAR [4]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado [5]. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Lembrando que filtros disponíveis para busca e demais configurações da pesquisa são configurados no botão CONFIGURA CONSULTA e são definidos de acordo com a necessidade do operador.[/bs_notification]
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Alguns campos aceitam a seleção de mais de um registro. Para isso, mantenha a tecla CRLT pressionada enquanto seleciona os registros desejados no grid.[/bs_notification]