O que é

A conciliação de cartões é o processo cujo objetivo é verificar se os valores das vendas, taxas e estornos de cartões registrados no sistema correspondem aos registros das instituições financeiras. Ela pode ocorrer de forma automática ou manual.

Para a conciliação automática, primeiramente devemos realizar a importação dos arquivos de extrato eletrônico.

Extrato eletrônico, conhecido também pela sua sigla EDI (Eletronic Data Interchange), é um arquivo diário disponibilizado pela adquirente e que contem informações das vendas realizadas com cartão e do pagamento desses cartões para as empresas.

Através da leitura das informações contidas nesses extratos, o ERP Autcom realiza automaticamente a conciliação de cartões, oferecendo à empresa mais agilidade, eficiência operacional e segurança no processamento das informações.

A adquirente Redecard disponibiliza duas formas de importação e conciliação de cartões: via arquivo e via API.

Nessa atividade vamos descrever como realizar a conciliação de cartões da adquirente Redecard quando é realizada a importação dos extratos via arquivo.

Atualmente, a forma mais eficiente de realizar a conciliação dos cartões Redecard é através da API. Se você já usa a conciliação Redecard por meio de arquivos e deseja migrar para a API, entre em contato com a Citel. Para mais informações sobre a importação e conciliação Redecard API, consulte as atividades listadas abaixo:

Caminho para acessar

Para realizar a conciliação de cartões da Redecard, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Financeiro [1], submenu Controle de cartões [2], opção Conciliação [3] e, por fim, Conciliação RedeCard [4]:

Caminho de acesso: Financeiro/Controle de Cartões/Conciliação/Conciliação RedeCard

Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:

Caminho de acesso: Principal/Financeiro/Controle de Cartões/Conciliação/Conciliação RedeCard

Precisa configurar

Para realizar a conciliação da Redecard, a empresa deverá ter realizado junto à Redecard o processo de liberação dos arquivos. Consulte o Anexo 1 para saber mais sobre esse assunto.

A empresa deve ter ajustado o cadastro de cartão preenchendo a aba “Baixa Otimizada de Cartões” de acordo com a atividade Ajustar o cadastro do cartão para conciliação.

A empresa deverá ter realizado a importação dos arquivos referente ao período que será conciliado. Consulte a atividade Importar arquivos para conciliação de cartões Redecard para saber mais sobre esse assunto.

Direito de Acesso

Para execução dessa atividade, é necessário liberar o seguinte direito de acesso no ERP Autcom para o operador responsável:

Principal > Controle Financeiro > Controle de Cartões > Conciliação > Conciliação RedeCard

Avalie os direitos abaixo e libere-os, se for necessário:

Direitos de Acesso > Cartões > Permitir ajustar o valor recebido do cartão na conciliação
Direitos de Acesso > Cartões > Permitir realizar conciliação de cartões de crédito com inconsistências nos arquivos importados
Direitos de Acesso > Cartões > Permitir realizar baixa de cartões de crédito com inconsistências

Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).

Configurações

Para execução dessa atividade, defina as configurações abaixo conforme as orientações e a necessidade da empresa:

Código	Descrição	Opção
CFG_BAIDEB	GERAL – Lançar Cancelamentos/Ajustes automaticamente na Movimentação Bancária ao conciliar cartões?	Quando selecionado Sim, o sistema lançará automaticamente na movimentação bancária os ajustes/cancelamentos informados nos arquivos da adquirente. Quando selecionado Não, os lançamentos devem ser lançados manualmente pelo operador.
CFG_CTC_AS	GERAL – Tipo de Baixa – CARTÕES	Essa configuração define como a baixa de cartões será registrada na movimentação bancária, sendo: Analítico: cada cartão baixado gera um registro individual para o crédito, débito e taxa. Por exemplo, ao receber 10 cartões, serão registrados no mínimo 30 registros na movimentação bancária. Sintético: o sistema soma os valores do crédito, débito, taxas e outros (se houver) para cada cartão baixado, resultando em um único lançamento para cada soma. Independentemente do número de cartões baixados, apenas 3 registros serão feitos na movimentação bancária. Para fins de conciliação bancária, a forma sintética de registro permite que o processo seja mais ágil e menos propenso a erros. Os lançamentos consolidados facilitam a comparação com os extratos bancários.
CFG_BAIOTI	GERAL – Utiliza baixa de Cartões otimizada	Para a conciliação automática de cartões é obrigatório definir essa configuração como SIM. Para saber mais sobre esse assunto, consulte a atividade Ajustar o cadastro do cartão para conciliação.
CFG_VLDTAX	Validar taxa administrativa de cartão em:	Defina se o sistema deve usar a taxa informada no Cadastro de Cartão ou na Manutenção de Cartões para comparar com a taxa administrativa registrada pela adquirente.
CFG_REDEST	REDECARD – Número do Ponto de Venda (PV)	Deve ser informado o código do estabelecimento que a Redecard atribuiu ao CNPJ da empresa.
CFG_REDECO	REDECARD – Número do Ponto de Venda (PV) para E-commerce	Deve ser informado o código do estabelecimento que a Redecard atribuiu ao CNPJ da empresa do e-commerce. Preencha essa configuração apenas se a empresa utilizar e-commerce e realizar a conciliação de cartões para ele.
CFG_REDEVE	REDECARD – Centro de Custos padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes	Deve ser indicado o centro de custos criado para contabilizar os cancelamentos/ajustes de cartões. Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado. Para saber mais sobre Centro de Custos, clique aqui.
CFG_REDFOR	REDECARD – Fornecedor padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes	Deve ser indicado o fornecedor atribuído à Redecard no cadastro de fornecedores. Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado.
CFG_REDCTA	REDECARD – Plano de Contas padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes	Deve ser indicado o plano de contas criado para contabilizar os cancelamentos/ajustes de cartões. Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado. Para saber mais sobre Plano de Contas, clique aqui.
CFG_REDPOR	REDECARD – Portador padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes	Deve ser indicado o portador criado para contabilizar os cancelamentos/ajustes de cartões. Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado. Para saber mais sobre Portadores, clique aqui.
CFG_REDTOL	REDECARD – Valor de tolerância para conciliação automática de Cartões de Crédito	Informe um valor de tolerância para comparação do cartão registrado no ERP Autcom e os arquivos importados. É permitido informar até 0,05 centavos de tolerância. Exemplificando: suponha que no arquivo importado da Redecard o valor do cartão é R$100,00 e no ERP Autcom o cartão está registrado com o valor de R$100,03. Caso a configuração esteja configurada em 0,3 centavos ou mais, o sistema irá realizar a conciliação do cartão. Caso contrario, o registro será marcado como não conciliado.
CFG_REDHOM	REDECARD API – Utilizar ambiente de homologação para a conciliação dos registros?	Selecione NÃO.

Como fazer

Os Guias Visuais são usados nesta atividade apenas para fins de ilustração e podem não corresponder exatamente ao mesmo cenário (datas, empresa, ponto de venda, sistema, operadores, etc.) entre um Guia e outro, mas refletem exatamente o explicado no texto associado.

Para realizar a conciliação de cartões da Redecard via API, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Financeiro [1], submenu Controle de cartões [2], opção Conciliação [3] e, por fim, Conciliação RedeCard [4]:

Na tela de conciliação, é necessário indicar o período do pagamento a ser conciliado. Digite a Data Inicial [1] e a Data final [2]:

É possível realizar a conciliação para todas as empresas [1] e todos os pontos de venda [2] configurados ou individualmente, utilizando o recurso da / para pesquisar e selecionar o registro desejado.

Preenchidos os campos necessários, clique no botão CONFIRMA:

Os arquivos disponibilizados pela Redecard, listados abaixo, se relacionam da seguinte forma:

EEVD – Extrato Eletrônico de Vendas Débito: contém registros das vendas (RV) realizadas com cartões de débito.
EEVC – Extrato Eletrônico de Vendas Crédito: contém registros das vendas (RV) realizadas com cartões de crédito.
EEFI – Extrato Eletrônico Financeiro: contém registros dos RVs que foram pagos pela Redecard à empresa, além de ajustes de débito, crédito e antecipações.

Portanto, se um arquivo EEFI (pagamentos) incluir o pagamento de um determinado RV, os arquivos EEVC (venda crédito) correspondentes a esse registro também devem ser importados. Não basta ter apenas os arquivos EEFI. É essencial também possuir os arquivos EEVC (venda crédito) correspondentes aos RV’s pagos. Caso contrário, a conciliação não será possível.

Esse é um dos motivos pelos quais a importação via API é mais eficiente. Todos os arquivos necessários são importados automaticamente, eliminando a necessidade de fazer download dos arquivos e de se preocupar com o relacionamento entre eles. Para saber mais sobre esse assunto, clique aqui.

Neste momento, o sistema verifica se há arquivos EEFI (pagamentos) que não possuem os correspondentes arquivos EEVC (venda crédito) para o período selecionado. Caso existam, é emitido uma mensagem de alerta. Clique no botão Ok [2] para exibir o relatório que informa quais os arquivos precisam ser importados [2]. Para fechar o relatório, clique no botão FECHAR [3]:

Para prosseguir com a conciliação, será solicitada a liberação referente ao direito de acesso Direitos de Acesso > Cartões > Permitir realizar conciliação de cartões de crédito com inconsistências nos arquivos importados.

Guia Visual 6. Relatório de inconsistência de arquivos

Para que a conciliação ocorra de maneira efetiva, é importante realizar a importação dos arquivos relacionados às datas informadas no relatório, pois não é possível conciliar os recebimentos das vendas que não foram importadas.

Quando há inconsistências na conciliação, o sistema gera um Relatório de Inconsistências. Este relatório lista os cartões que, por algum motivo, não foram conciliados. É possível filtrar quais inconsistências você deseja listar. Clique em Ok [1] no AVISO, marque ou desmarque as opções desejadas [2] e clique no botão IMPRIMIR [3]:

No relatório de inconsistências os cartões são agrupados por ponto de venda [1] (estabelecimento), seguido pelo motivo da inconsistência [2] e, dentro do motivo, pelo tipo de cartão [3]:

Guia Visual 8. Relatório de inconsistência – Agrupamento de informações

É possível identificar individualmente as transações através do NSU [1], Autorização [2], a parcela recebida/total parcelas [3], o resumo de venda [4], o número do cartão [5], as datas de venda [6] e vencimento [7] e os valores bruto [8] e líquido [9]:

Guia Visual 9. Relatório de inconsistência – Identificação da transação

Ao final das inconsistências por ponto de venda, é apresentado um resumo da conciliação do ponto de venda, onde podemos verificar os valores organizados em tipo de cartão [1], por tipo de inconsistência [2], e por cartões não conciliados [3] e conciliados [4]:

Guia Visual 10. Relatório de inconsistência – Resumo por ponto de venda

As informações finais do relatório mostram o resumo geral da conciliação, além de mostrar novamente as orientações sobre a importação dos arquivos faltantes:

Ajustes e cancelamentos também são mostrados nesse bloco de informações, caso existam.

Guia Visual 11. Relatório de inconsistência – Resumo da conciliação

O Relatório de Inconsistências ajuda o operador a entender por que um cartão não foi conciliado, permitindo ajustes necessários para a conciliação. Além disso, os valores do relatório podem ser usados para confirmar os pagamentos feitos pela Redecard, pois o resumo detalha os valores dos arquivos conforme o período selecionado para conciliação.

Salve ou imprima o relatório, caso seja necessário:

Guia Visual 12. Salvar ou imprimir o relatório

Para prosseguir com a conciliação, clique no botão FECHAR [1] e clique em OK [2] na mensagem Conciliação da Redecard realizada com sucesso:

Guia Visual 13. Prosseguir com a conciliação

Você será direcionado para a tela de conciliação, onde estarão listados os cartões que serão conciliados [1] de acordo com a legenda [2]. Na lateral direita da tela são exibidas as informações referente a baixa do cartão [3] que estiver selecionado na tela:

Guia Visual 14. Cartões que serão conciliados

Para finalizar a conciliação, clique no botão CONFIRMA [1], informe os campos Documento e Histórico [2] e confirme a baixa na mensagem seguinte clicando em SIM [3]:

Documento e Histórico: campos não obrigatórios. Essas informações podem ser úteis para identificar os lançamentos na Conciliação bancária.

Caso as inconsistências informadas não tenham sido resolvidas, será solicitada a senha de liberação para a conciliação com inconsistências, referente ao direito de acesso Direitos de Acesso > Cartões > Permitir realizar baixa de cartões de crédito com inconsistências.

Após a conciliação, será lançado automaticamente um registro no Contas a Pagar referente às taxas dos cartões conciliados, já com o status de baixado (pago). Você pode consultar esse lançamento em Principal > Controle Financeiro > Contas a Pagar > Manutenção de Contas a Pagar.

O registro da conciliação poderá ser consultado a baixa na rotina de Conciliação bancária no caminho Principal > Controle Financeiro > Conciliação Bancária.

Lembrando que, a forma como a baixa é lançada na conciliação bancária, depende da configuração CFG_CTC_AS (GERAL – Tipo de Baixa – CARTÕES). Essa configuração define como a baixa de cartões será registrada na Movimentação bancária. Consulte o tópico Configurações para recordar.

Se existirem cancelamentos/ajustes e a configuração CFG_BAIDEB (Lançar Cancelamentos/Ajustes automaticamente na Movimentação Bancária ao conciliar cartões?) estiver ativada, então eles também serão lançados automaticamente. Caso contrário, o operador deverá lançar esses ajustes/cancelamentos manualmente.

Anexo 1 – Liberação dos arquivos Redecard

Para solicitar a liberação dos arquivos Redecard, o responsável pela empresa deve enviar um e-mail para edioperacoes@userede.com.br no seguinte formato:

Assunto: Liberação de Extrato Eletrônico Redecard

Mensagem:

Solicito a liberação do acesso aos Extratos eletrônicos para a(s) seguinte(s) empresa(s):

Razão Social:

CNPJ:

Telefone de contato:

Após o primeiro contato, a Redecard enviará as próximas instruções.

Anexo 2 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro

Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1]. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros* disponíveis para encontrar o registro desejado. Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3] e confirme a seleção clicando em CONFIRMAR [4]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado [5].

* Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.

Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:

Guia Visual 16. Pesquisar um campo com o comando /

Lembrando que filtros disponíveis para busca e demais configurações da pesquisa são configurados no botão CONFIGURA CONSULTA e são definidos de acordo com a necessidade do operador.

Alguns campos aceitam a seleção de mais de um registro. Para isso, mantenha a tecla CRLT pressionada enquanto seleciona os registros desejados no grid.

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Fazer conciliação automática de cartões – Redecard

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