O que é

O pedido de compra é uma etapa essencial do processo de Suprimentos. O pedido de compra é um documento comercial, emitido por um comprador a um fornecedor. Nele, são detalhadas todas as características da negociação, incluindo produto, quantidade, prazos, preços, local de entrega, tributação, entre outros aspectos.

O ERP Autcom oferece a opção de realizar pedido multi-loja, permitindo a realização de pedidos de compra simultâneos para várias lojas, com separação por cada uma delas, juntamente com o giro de estoque. O giro de estoque representa a quantidade vendida em um período específico do estoque mantido pela empresa, e o ERP Autcom realiza o cálculo com base nas informações da empresa, considerando parâmetros definidos.

Esta opção é especialmente útil para empresas com várias unidades, pois otimiza o tempo necessário para acessar e gerenciar os pedidos de cada loja, uma vez que, para realizar um pedido para outra loja, é necessário fazer o login no sistema com os dados da loja correspondente.

Nesta atividade, será exibido o passo a passo para realizar o pedido de compra utilizando as opções multi-loja e giro de estoque.

Caminho para acessar

Para realizar um pedido de compra, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Movimentação de Itens [1], opção Digitação de Pedido de Compra [2].

Caminho de acesso: Movimentação de Itens/Digitação de Pedido de Compra– frmMenuPedCom

Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:

Caminho de acesso: Principal/Movimentação de Itens/Digitação de Pedido de Compra – frmMenuPedCom

Precisa configurar

Direito de Acesso

Para execução dessa atividade, é necessário liberar o seguinte direito de acesso no ERP Autcom:

• Principal > Movimentação de Itens > Digitação de Pedido de Compra.

Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).

Configurações

Nesta documentação, será abordado o procedimento padrão. Se desejar ajustar as configurações para melhor atender às necessidades da sua empresa, acesse o grupo de configurações Entrada de Mercadorias, Pedido de Compra e Giro de Estoque. Para suporte adicional, entre em contato com a Citel.

Como fazer

Para realizar o pedido de compra, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Movimentação de Itens [1], opção Digitação de Pedido de Compra [2].

Na tela Pedido de Compras, veja os campos:

• [1] Opções: Por padrão, a opção Pedido vem selecionada. Mantenha essa opção para gerar o pedido;

• [2] Empresa: Observe que o sistema carrega automaticamente o código da empresa logada;

• [3] Pedido para alterar: Permite informar o código de um pedido já emitido para realizar alterações ou impressão. Como o objetivo deste documento é gerar um novo pedido, deixe este campo em branco.

Certifique-se de que a tela está preenchida corretamente, conforme as informações acima, e pressione Enter no teclado. A tela de Opções do pedido será exibida. 

Na tela Opções, é possível definir como o pedido será realizado, considerando as seguintes opções:

• Utilizar Pedido Multi-loja: Esta opção é destinada a empresas que possuem mais de uma loja e desejam fazer um pedido único para várias lojas, atendendo às necessidades individuais de cada loja ou gerar um pedido para cada loja, a depender da opção escolhida na Finalização do Pedido;
• Utilizar Giro: O giro de estoque é um cálculo realizado pelo sistema, que considera a quantidade de itens em estoque e o tempo que eles levaram para ser vendidos. Com base nisso, o sistema indica a quantidade ideal a ser comprada.

Em ambos os campos, selecione SIM [1,2] e clique em CONFIRMA [2]. A tela Cálculo de giro de estoque será exibida.

Para facilitar a entendimento, a tela Cálculo de giro de estoque pode ser dividida em três agrupamentos:

• [1] Filtros para os produtos:  
• [2] Seleção das empresas para o giro:
• [3] Parâmetros:

A seguir, será detalhado cada agrupamento.

Filtros para os produtos

Em Filtro para os produtos, você pode selecionar as opções disponíveis para filtrar o(s) produto(s) que será(ao) considerado(s) no cálculo de giro de estoque.

Informe a senha do comprador, ou seja, do operador responsável por realizar o pedido de compra e pressione Enter no teclado. O nome do comprador será exibido na tela.

Informe os demais campos, conforme a necessidade.

Caso saiba o código, insira-o no campo correspondente e pressione Enter no teclado. O nome, referente ao item do campo que informou, será exibido na tela. Veja um exemplo, utilizando o campo de Fornecedor.

Pesquisar fornecedor

Caso não saiba o código, no campo que deseja pesquisar o item, pressione / no teclado [1]. A tela de Consulta de Fornecedores será exibida, informe um dos filtros disponíveis [2] e pressione Enter no teclado [3]. Os registros, de acordo com o filtro informado, serão exibidos. Dê dois cliques no item desejado [4] e os dados (código e nome) serão exibidos. Veja um exemplo, utilizando o campo de Fornecedor.

Caso deseje, também é possível filtrar por localização física e saldo.

Seleção das empresas para o giro

Após filtrar o produto, selecione a(s) empresa(s) que será(ao) considera(s) no giro.

Parâmetros

Em parâmetros, selecione quais serão considerados para o cálculo do giro de estoque.

Na aba 1 – Cálculo da Quantidade de Sugestão, você pode configurar os parâmetros que serão utilizados para calcular a quantidade de sugestão que o sistema irá gerar. Esses parâmetros são:

• Considerar múltiplo de compra: Ao selecionar este parâmetro, serão levados em conta os múltiplos de compra dos itens. Isso significa que os produtos, que possuem embalagens definidas pelos fornecedores como múltiplos (quantidade mínima para venda e compra), serão considerados na contagem e no cálculo do giro de estoque.
  • Ao selecionar Considerar múltiplo de compra, o parâmetro Para compra centralizada, calculcar o múltiplo após centralizar a compra ficará habilitado.

• Considerar estoque mínimo para sugestão: Quando essa opção estiver marcada, o cálculo do giro de estoque incluirá a quantidade do estoque mínimo, sendo necessário preencher previamente essas informações. Se o parâmetro estiver desmarcado, o estoque mínimo não será considerado.
• Limitar quantidade de sugestão no estoque máximo, quando ultrapassar: Ao marcar essa opção, a quantidade sugerida pelo cálculo de giro de estoque será limitada pelo estoque máximo do item. Se o parâmetro estiver desmarcado, não será limitado ao estoque máximo.
• Calcular sugestão até o estoque máximo: Ao selecionar este parâmetro, a sugestão será calculada de modo que os itens  alcancem o estoque máximo específico para aquela loja. Por padrão e conforme a regra do sistema, a sugestão de é baseada na quantidade necessária para atingir o estoque mínimo da loja. Portanto, quando a opção estiver desmarcada, a regra padrão será utilizada para atingir o estoque mínimo.
• Considerar pedidos de compra pendentes para sugestão: Quando essa opção está marcada, os pedidos de compra pendentes serão considerados na sugestão. Se a opção estiver desmarcada, os pedidos de compra pendentes não serão levados em conta na sugestão.
  • Ao selecionar Considerar pedidos de compra pendentes para sugestão, os parâmetros Subtrair pedidos de compra de transferenciado total de pedidos e Subtrair pedidos de compra gerados pelo processo de garantia ficarão habilitados.
• Considerar cotações em aberto para sugestão:Ao marcar essa opção, as cotações de pedidos de compra em aberto serão consideradas no cálculo da sugestão de quantidade.
• Considerar solicitações de transferências pendentes na sugestão: Ao marcar essa opção, todas as transferências de estoque pendentes entre as lojas serão consideradas no cálculo. Isso significa que os valores calculados para reposição incluirão a quantidade do estoque atual mais todas as transferências pendentes entre as filiais. Assim, o valor apresentado como sugestão será baseado nesse cálculo ampliado. Quando a opção estiver desmarcada, as transferências pendentes não serão levadas em consideração no cálculo da reposição de estoque.
• Considerar Garantia Pendente no saldo do produto para sugestão: Ao marcar essa opção, será possível considerar no cálculo os itens que possuem garantias pendentes, ou seja, aqueles que ainda não foram enviados para o fornecedor. Isso significa que o saldo do produto incluirá esses itens ao calcular a sugestão. Ao desmarcar essa opção, esses itens com garantias pendentes não serão considerados no cálculo da sugestão de estoque.
• Considerar pedidos de venda pendentes para sugestão: Ao marcar essa opção, a quantidade de itens reservados para pedidos de venda pendentes (que ainda não foram faturados) será considerada no cálculo da sugestão. Isso significa que a sugestão levará em conta esses itens reservados. Quando a flag estiver desmarcada, as quantidades dos itens reservados para pedidos de venda pendentes não serão consideradas na sugestão. Na configuração abaixo, será necessário informar a quantidade de dias que deverão ser considerados para os pedidos de venda.
  
• Considerar até X dias de previsão para pedidos de venda: Quando o parâmetro acima estiver marcado, será necessário informar a quantidade de dias para a previsão dos pedidos de venda. Por padrão, o sistema traz o valor pré-configurado como 999 dias.
• Considerar ordem de produção no saldo do produto para sugestão: Ao marcar essa opção, as ordens de produção (que representam a reserva de itens para produção) serão consideradas no saldo do produto para calcular a quantidade sugerida a ser comprada ou transferida. Se a opção estiver desmarcada, as ordens de produção não serão consideradas no saldo do produto para a sugestão de quantidade a ser comprada ou transferida.
• Considerar vendas perdidas para sugestão: Ao marcar essa opção, a quantidade de vendas perdidas será considerada no cálculo da sugestão de quantidade. Você pode selecionar entre utilizar a quantidade total de vendas perdidas ou uma média delas para basear a sugestão. Quando a flag estiver desmarcada, as vendas perdidas não serão consideradas no cálculo da sugestão de quantidade.
• Arredondar a quantidade de sugestão: Ao marcar essa opção, os valores propostos nas quantidades para sugestão serão arredondados para números inteiros, evitando sugestões com valores fracionados.
• Agrupar similares no produto principal: Ao marcar essa opção, os resultados dos itens sugeridos serão agrupados sob o produto principal correspondente. Quando a opção não estiver marcada, os itens sugeridos não serão agrupados sob o produto principal.
• Considerar requisição em aberto para sugestão: Ao marcar essa opção, as requisições em aberto serão consideradas no cálculo da sugestão. Quando a opção estiver desmarcada, as requisições em aberto não serão consideradas no cálculo da sugestão.
• Exibir somente os itens de venda esporádica se estiverem com saldo líquido devedor: Esta opção determina que somente os itens classificados como vendas esporádicas serão exibidos se apresentarem um saldo líquido devedor, ou seja, apenas os produtos que têm uma quantidade negativa disponível serão mostrados quando marcada essa configuração específica.
• Considerar itens sob encomenda: Ao marcar essa opção, serão considerados os itens que estão sob encomenda no cálculo ou na sugestão de estoque. Isso significa que o sistema levará em conta os produtos que foram solicitados por clientes ou estão aguardando produção ou entrega futura ao calcular as necessidades de estoque ou sugerir quantidades para reposição.
• A seção Deduzir do saldo base para compra, entregas futuras, possui os seguintes status para seleção: Previsão, Falta de produto ou Aguardando cliente.

Selecione as opções mais adequada para aa empresa.

Na aba 2 – Cálculo do Giro, você pode configurar os parâmetros que serão utilizados para calcular o giro do estoque.

No agrupamento Opção de giro, informe o período para cálculo do giro de estoque, selecionando entre as seguintes opções: 3, 6 ou 12 meses.

• Informar meses: Quando marcada, a opção Informar meses permite especificar os meses a serem considerados no cálculo do giro de estoque. Isso é feito com base no período previamente selecionado (3, 6 ou 12 meses). Ao clicar em Informar meses [1], será aberta a tela para selecionar os meses desejados. Selecione os meses [2] e clique em CONFIRMA [3].

• Em Para cálculo da sugestão considerar é possível configurar quais meses serão levados em conta dentro do período informado (disponível para 6 ou 12 meses). Você pode escolher entre as opções:
  • Média integral: Considera todos os meses dentro do período especificado para calcular a média.
  • Média ajustada: Despreza o maior e o menor mês e calcula a média com os meses restantes.
• Considerar mês atual no cálculo do giro: Caso selecione essa opção, será necessário definir a quantidade de Dias Compra  Geral e % Elevação Consumíveis Geral.

No agrupamento Itens, é possível informar se os itens serão considerados utilizando giro (C – Com giro), sem giro (S – Sem giro) ou os dois tipos (T – Todos). Também é possível selecionar para Exibir itens sem necessidade de compra e Converter quantidade sugerida para embalagem principal de compras.

No agrupamento Nível de giro e criticidade, é possível integrar as informações do giro do estoque com o cálculo da criticidade. As opções disponíveis são: Nenhum, Nível de Giro, Nível de Criticidade e Nível de Giro + Nível de Criticidade. Selecione a opção desejada. Para cada opção selecionada, é necessário definir o nível e o percentual correspondente, e indicar se serão utilizados no cálculo.

Após configurar os parâmetros, clique em CONFIRMA. As informações serão processadas e será exibida a tela Digitação de Pedido de Compra.

Para facilitar o entendimento, a tela Digitação de Pedido de Compra pode ser dividida em três agrupamentos:

• [1] Informações da compra: Insira informações importantes, como o fornecedor, a senha do comprador e a condição de pagamento;
• [2] Área para inserir o(s) produto(s) no pedido de compra: Adicione os produtos que farão parte do pedido de compra;
• [3] Empresas (Lojas): Exibe as lojas, para alterar/inserir a quantidade a ser comprada de cada produto.

A seguir, será detalhado cada agrupamento.

Informações da compra

Informe os seguintes campos:

• Fornecedor: Caso saiba o código do fornecedor, insira-o e pressione Enter no teclado. O nome do fornecedor será exibido na tela;

Pesquisar fornecedor

Caso não saiba o código, pressione / no teclado [1]. A tela de Consulta de Fornecedores será exibida, informe um dos filtros disponíveis [2] e pressione Enter no teclado [3]. Os registros, de acordo com o filtro informado, serão exibidos. Dê dois cliques no forncedor desejado [4] e os dados (código e nome do fornecedor) serão exibidos.

• Comprador: Informe a senha do comprador, ou seja, do operador responsável por realizar o pedido de compra e pressione Enter no teclado. O nome do comprador será exibido na tela;
• Data Entrega: Informe a data em que o pedido será entregue;
• Data Faturam.: Informe a data em que o pedido será faturado;
• Cnd. Pagto À Vista: Selecione essa opção se a condição de pagamento for à vista;

• Cnd. Pgto: Informe a condição de pagamento do pedido;
• Desconto Adicional: Informe o desconto, caso haja;
• Pagamento com Cartão de Crédito: Selecione essa opção se o pagamento for feito com cartão de crédito.

Área para inserir o(s) produto(s) no pedido de compra

Após fornecer as informações da compra, é necessário inserir os produtos que farão parte do pedido de compra.

Há duas maneiras de procurar os produtos: pelo código do item ou pelo código da fábrica. Selecione a opção desejada.

No campo Produto, caso saiba o código, insira-o [1] e pressione Enter no teclado [2]. Os dados do produto serão exibidos.

Consultar produto

Caso não saiba o código, pressione / no teclado [1]. A tela de Consulta de Itens será exibida, informe um dos filtros disponíveis [2] e pressione Enter no teclado [3]. Os registros, de acordo com o filtro informado, serão exibidos. Dê dois cliques no produto desejado [4] e os dados serão exibidos.

Vá até o campo Quantidade e pressione Enter no teclado [1]. A tela para realizar a digitação de quantidades por loja será exibida. Na coluna Qtd. Comprar, informe a quantidade desejada para cada loja [2] e clique em CONFIRMA [3].

Observe que o campo Quantidade será atualizado com as quantidades informadas na tela anterior. Caso deseje, é possível alterar o valor unitário (Vr. Unitário) [1] e informar percentual de desconto (%Des.) [2]. Após informar os campos desejados, pressione Enter no teclado [3] e os campos Vr. Unitário Líq. e Valor Total serão preenchidos automaticamente com base no valor unitário x quantidade do produto informado.

Se houver valores de IPI que incidem sobre o item, informe o campo % IPI e o campo Valor IPI será preenchido automaticamente com base na porcentagem aplicada sobre o preço do produto.

Para incluir o produto no pedido de compra, clique em CONFIRMA; e o produto será exibido na lista de produtos do pedido de compra em questão.

Remover produto do pedido de compra

Caso deseje remover o produto do pedido de compra, selecione o item [1], clique em APAGA [2] e confirme a exclusão, clicando em SIM [3]. O produto foi excluído e não fará mais parte do pedido de compra.

Empresas (Lojas)

Aqui você pode ajustar a quantidade de compra por loja, conforme necessário.

Para modificar a quantidade de compra em uma loja específica, localize a coluna Qtd. Comprar e, na linha correspondente à loja desejada, insira a nova quantidade [1]. Em seguida, pressione Enter no teclado [2]. A quantidade total será automaticamente atualizada conforme a nova quantidade informada.

Após adicionar os produtos ao pedido de compra e realizar ajustes necessários, clique em CONFIRMA.

A tela de Opções, relacionada ao transporte, será exibida. Nessa tela são fornecidos os detalhes do transportador associado ao pedido de compra, informações da empresa destinatária das mercadorias e outros dados relevantes adicionais.

Em Transportador, no campo Código, caso saiba o código, insira-o [1] e pressione Enter no teclado [2]. Os dados do transportador serão exibidos na tela.

Pesquisar transportador

Caso não saiba o código, pressione / no teclado [1]. A tela de Consulta de Transportadores será exibida, informe um dos filtros disponíveis [2] e pressione Enter no teclado [3]. Os registros, de acordo com o filtro informado, serão exibidos. Dê dois cliques no transportador desejado [4] e os dados do fornecedor serão exibidos.

No campo Tipo de Frete [1], selecione uma das opções disponíveis:

• Emitente (CIF);
• Destinatário (FOB);
• Terceiros;
• Sem frete;
• Transporte Próprio Remetente;
• Transporte Próprio Destinatário.

Informe o Valor do Frete [2]. Caso deseje, é possível marcar as opções Incluir frete na base de cálculo de ST e Incluir frete na base de cálculo de IPI.

Caso possua, também é possível incluir Despesas Acessórias [3] e marcar a opção Incluir frete na base de cálculo de ST.

Em Endereço de Entrega, são exibidas as informações da loja para qual o pedido de compra foi realizado.

Em Dados Adicionais, informe o Centro de Custos (opcional) e o Plano de Contas.

Em Observações, é possível vincular um Pedido de Venda ao pedido de compra digitado e digitar algumas observações, caso for necessário.

Em Contato no Fornecedor, selecione se deseja Enviar para Whatsapp ou Enviar Emaill automaticamente para o fornecedor do pedido.

Por fim, em Finalização do Pedido, selecione a opção de gravação: escolha entre Manter o pedido como Multi-loja ou Desmembrar o e pedido gerando um pedido para cada loja. Caso selecione a segunda opção, a opção Endereço de entrega para o(s) pedido(s) gerado(s) será habilitada, para escolher entre Digitado acima ou Gravar o endereço de loja para a qual o pedido será gravado.

Após os campos serem preenchidos conforme a necessidade, clique em CONFIRMA para salvar o pedido de compra.

Após a conclusão bem-sucedida da gravação do seu pedido de compra, uma mensagem de confirmação será exibida, apresentando os números do pedidos gerados. Isso permite que você os consulte ou faça alterações, se necessário. Clique em OK para finalizar o processo.

Com a finalização da digitação o pedido de compra, é possível realizar diversos procedimentos. Veja a seguir as opções disponíveis:

• Gerar planilha do pedido de compra;
• Gerar PDF do pedido de compra;
• Enviar pedido de compra por e-mail;
• Baixar pedidos que não serão entregues;
• Visualizar itens pendentes;
• Consultar pedido de compras;
• Informar nova data de entrega do pedido;
• Exportar pedido para layouts pré-definidos de fornecedores;
• Cancelar baixa de pedidos não entregues;
• Informar nova data de faturamento.