O que é
Nessa atividade vamos descrever como realizar o cadastro do plano de contas. O plano de contas organiza e classifica as movimentações financeiras, como operações de cartões, transferências e impostos. Um cadastro bem estruturado possibilita que, principalmente, a apuração das despesas seja apresentada de forma clara e objetiva.
No ERP Autcom, cada transação é normalmente associada a um plano de contas e a um centro de custos, permitindo uma visão detalhada:
- Plano de contas: indica o tipo da despesa.
- Centro de custos: mostra onde o recurso foi utilizado.
Exemplo: Um gasto com marketing pode ser categorizado no plano de contas “Despesas de Marketing” e associado ao centro de custo “Marketing”, esclarecendo tanto o tipo quanto a alocação da despesa.
Caminho para acessar
Para cadastrar um plano de contas, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Cadastros [1], submenu Auxiliares [2], opção Plano de Contas [3]:
Caminho de acesso: Cadastros/Auxiliares/Plano de Contas – frmCadCentroCusto
Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:
Caminho de acesso: Principal/Manutenção de cadastros/Auxiliares/Plano de Contas
Precisa configurar
Direito de Acesso
Para execução dessa atividade, é necessário liberar o seguinte direito de acesso no ERP Autcom:
- Principal > Manutenção de Cadastros > Auxiliares > Plano de Contas
Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).
Como fazer
Para cadastrar o plano de contas, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Cadastros [1], submenu Auxiliares [2], opção Plano de Contas [3]:
Na tela Cadastro de Plano de Contas, clique em INCLUIR [1] para habilitar os campos para edição:
Na ordem em aparecem na tela, os campos devem ser preenchidos como segue:
- Código resumido: Criado automaticamente pelo sistema, após salvar o cadastro;
- Situação: Insira A para Ativo ou I para Inativo;
- Código Completo: Ao incluir um novo registro, o código deve sempre ser informado manualmente, pois sua composição depende de uma estrutura fixa, já definida internamente pelo sistema. A ”máscara” utilizada para a composição é a seguinte: 99.88.777, onde:
| Máscara | Descrição | Quantidade caracteres |
| 99 | Grupo | 2 |
| 88 | Subgrupo | 2 |
| 777 | Conta | 3 |
Acesse o link abaixo para verificar como criar o código
Para criar um código do plano de contas, é obrigatória a existência de ao menos um Grupo e um Subgrupo para possibilitar o cadastro da Conta, e somente uma Conta poderá futuramente ser selecionada para algum tipo de Despesa ou Movimentação Bancária.
Ao cadastrar um Grupo, somente é necessário informar o código do Grupo desejado com dois caracteres, seguido de zeros à direita. Por exemplo, para cadastrar o primeiro Grupo, com código 01, é necessário informar:
0100000 – Dessa forma o sistema irá interpretar que esse cadastro representa o cadastro do Grupo.
Ao cadastrar um Subgrupo, é necessário informar qual o Grupo a qual o Subgrupo irá pertencer, depois completar com zeros à direita. Por exemplo, para cadastrar o primeiro Subgrupo, que pertence ao Grupo 01, é necessário informar:
0101000 – Dessa forma o sistema irá interpretar que o Subgrupo 01 pertence ao Grupo 01.
Para cadastrar uma Conta, é necessário informar a qual Grupo e Subgrupo essa Conta irá pertencer. Por exemplo, para cadastrar a primeira Conta, pertencente ao Grupo/Subgrupo 0101, é necessário informar:
0101001 – Dessa forma o sistema irá interpretar que a Conta 001, pertence ao Subgrupo 01 que por sua vez pertence ao Grupo 01.
- Tipo do Plano de Contas: essa informação é usada exclusivamente no Relatório de Análise de Resultados (DRE) para definir a posição de cada conta no layout do relatório. As opções disponíveis são:
-
- Venda Bruta\Receitas: Registra lançamentos do faturamento e outras receitas da empresa. Os valores de faturamento são agrupados nas informações de Faturamento, enquanto outras receitas são classificadas separadamente no relatório.
- Custo do Produto: Os lançamentos são posicionados junto às informações do CMV (Custo da Mercadoria Vendida), utilizado para demonstrar custos diretos sobre vendas, como ICMS sobre vendas e despesas com frete.
- Despesas: Os lançamentos são agrupados junto às Contas de Resultado, onde a expectativa é apurar a Despesa Operacional da Empresa.
- Despesas Financeiras: Os lançamentos fazem parte do demonstrativo líquido, após a apuração das Despesas Operacionais. Normalmente fazem parte desse grupo as despesas não previstas como Juros e Impostos sobre operações financeiras, além da possibilidade de demonstrar nesse grupo também Investimentos.
- Compras: Os lançamentos NÃO são demonstrados na Análise de Resultados (DRE).
- Despesas Variáveis: As Despesas Variáveis serão agrupadas nas demonstrações financeiras juntamente com outras contas de resultado para calcular a Despesa Operacional total da empresa.
- Contas de Resultado: Com exceção dos tipos Custo do Produto e Despesas Financeiras, é necessário vincular uma conta de resultado para que os lançamentos sejam acumulados e totalizados no Relatório de DRE e demais relatórios financeiros do sistema. Informe o código do da conta ou pressione / no teclado para selecionar e pesquisar a conta adequada.
- Descrição: Escolha um nome para o plano de contas que seja claro e descritivo, pois ele aparecerá em todas as telas de pesquisa e relatórios do sistema. Pense em um nome que ajude você e sua equipe a identificar facilmente a finalidade ou a função desse plano de contas.
- Conta Contábil: Caso seja necessária a geração de arquivos para integração com sistemas contábeis, informe neste campo o código de integração do Plano de Contas do sistema contábil. Essa informação deve ser obtida com a Contabilidade externa ou o departamento contábil.
- Conta Contábil desmembrada por empresa? Marque essa opção se cada empresa tiver um código de integração diferente no sistema contábil. Isso habilitará o botão DESMENBRA CONTA CONTÁBIL, permitindo o cadastro individualizado dos códigos.
- Classif. Plano de Contas: Essa classificação é utilizada no relatório Balanço Gerencial Analítico. As opções disponíveis são: Investimento, Despesas Fixas, Despesas Variáveis e Despesas Extras.
- Entra no Relatório de Despesas e Receitas: Quando essa opção estiver marcada, os lançamentos do plano de contas serão incluídos no relatório de Despesas e Receitas. Se a opção estiver desmarcada, essas informações não serão exibidas no relatório.
- Entra no relatório de fluxo de caixa como: Para uma melhor análise, no Relatório de Fluxo de Caixa, as opções Imposto, Despesa e Fornecedores podem ser selecionadas nesse campo para serem exibidos em uma coluna adicional, facilitando a visualização;
- Exportar pelo Autsi: Marque essa opção para exportar as informações do cadastro do plano de contas para o Autsi;
- Gerar provisão contábil?: Permite que o plano de contas configurado exporte as informações de provisões. Caso não marque essa opção, não serão gerados os lançamentos contábeis referentes aos tipos PCP e PCR da Parametrização da contabilização, funcionalidade do módulo Contábil;
- Permitir baixa de cartões: Esta opção permite que os usuários realizem o registro de baixa de transações de cartões de crédito ou débito diretamente no sistema. Isso inclui a marcação das transações como pagas, registrando os valores recebidos das vendas realizadas por meio de cartões. Essa funcionalidade é importante para o controle financeiro e o gerenciamento preciso das transações realizadas com cartões;
- Permitir depósito de cheques: Somente deve permanecer marcada essa opção onde existe a possibilidade de receber o Crédito no momento do Depósito de Cheques. Deve permanecer desmarcada para plano de contas cujo objetivo seja controlar o fluxo de documentos a receber;
- Permitir baixa de contas a receber: Esta opção permite aos usuários registrar o recebimento de pagamentos de contas a receber no sistema. Ao receber pagamentos de clientes ou devedores, os usuários podem marcar as contas a receber como pagas, atualizando o status da transação no sistema. Isso ajuda na gestão financeira ao manter um registro preciso dos valores recebidos e dos saldos pendentes de pagamento. Essa funcionalidade é essencial para o controle eficiente do fluxo de caixa e a reconciliação das contas a receber da empresa;
- Permitir baixa de contas a pagar: Essa funcionalidade permite aos usuários marcar as contas a pagar como quitadas após o pagamento efetivo dos valores devidos a fornecedores, credores ou outras partes. Ao registrar a baixa das contas a pagar, o sistema atualiza o status das transações, refletindo os valores pagos e os saldos remanescentes. Isso ajuda na gestão eficaz do fluxo de caixa e na manutenção de registros precisos das obrigações financeiras da empresa.
Após preencher os campos de acordo com a necessidade da empresa, clique em GRAVAR. Veja abaixo um exemplo de cadastro de plano de contas:
Uma vez concluído esse processo, o cadastro do plano de contas será salvo e estará disponível para ser utilizado.
Para realizar a manutenção (alterar e excluir) do cadastro do plano de contas, consulte a atividade Fazer manutenção no cadastro do plano de contas.