O que é
O cadastro do plano de contas é essencial na área financeira e tem como função principal organizar as movimentações bancárias e contas a pagar, classificando-as por assuntos específicos, como: operações de cartões, transferência de valores, recolhimento de impostos entre outros. Uma expectativa comum ao cadastrar o plano de contas corretamente é que a apuração das despesas, principalmente, seja demonstrada de forma clara e objetiva.
É importante ressaltar que, para uma melhor compreensão de suas funcionalidades, o conceito aplicado em seu desenvolvimento é estritamente administrativo e não contábil. Portanto, não se aplicam aqui os mesmos conceitos utilizados no desenvolvimento de um plano de contas contábil.
No ERP Autcom é comum que se especifique tanto o plano de contas quanto o centro de custos relevante. Isso permite que as transações sejam vistas de duas perspectivas: como a movimentação do dinheiro afeta os relatórios financeiros e onde os recursos estão sendo consumidos.
Os centros de custo e o plano de contas trabalham juntos para fornecer uma visão detalhada das finanças. Para entender melhor esses dois conceitos, temos o seguinte exemplo: quando uma empresa gasta dinheiro em marketing (uma categoria no plano de contas), essa despesa pode ser atribuída ao centro de custo específico para marketing. Assim, o plano de contas mostra o tipo de despesa e a movimentação financeira, enquanto o centro de custos mostra onde essa despesa foi alocada.
Caminho para acessar
Para cadastrar um plano de contas, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Cadastros [1], submenu Auxiliares [2], opção Plano de Contas [3]:
Caminho de acesso: Cadastros/Auxiliares/Plano de Contas – frmCadCentroCusto
Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:
Caminho de acesso: Principal/Manutenção de cadastros/Auxiliares/Plano de Contas
Precisa configurar
Direito de Acesso
Para execução dessa atividade, é necessário liberar o seguinte direito de acesso no ERP Autcom:
- Principal > Manutenção de Cadastros > Auxiliares > Plano de Contas
Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).
Como fazer
Para cadastrar o plano de contas, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Cadastros [1], submenu Auxiliares [2], opção Plano de Contas [3]:
Na tela Cadastro de Plano de Contas, clique em INCLUIR [1] para habilitar os campos para edição:
Na ordem em aparecem na tela, os campos devem ser preenchidos como segue:
- Código resumido: Criado automaticamente pelo sistema, após salvar o cadastro;
- Situação: Insira A para Ativo ou I para Inativo;
- Código Completo: Ao incluir um novo registro, o código deve sempre ser informado manualmente, pois sua composição depende de uma estrutura fixa, já definida internamente pelo sistema. A ”máscara” utilizada para a composição é a seguinte: 99.88.777, onde:
| Máscara | Descrição | Quantidade caracteres |
| 99 | Grupo | 2 |
| 88 | Subgrupo | 2 |
| 777 | Conta | 3 |
Acesse o link abaixo para verificar como criar o código
Para criar um código do plano de contas, é obrigatória a existência de ao menos um Grupo e um Subgrupo para possibilitar o cadastro da Conta, e somente uma Conta poderá futuramente ser selecionada para algum tipo de Despesa ou Movimentação Bancária.
Ao cadastrar um Grupo, somente é necessário informar o código do Grupo desejado com dois caracteres, seguido de zeros à direita. Por exemplo, para cadastrar o primeiro Grupo, com código 01, é necessário informar:
0100000 – Dessa forma o sistema irá interpretar que esse cadastro representa o cadastro do Grupo.
Ao cadastrar um Subgrupo, é necessário informar qual o Grupo a qual o Subgrupo irá pertencer, depois completar com zeros à direita. Por exemplo, para cadastrar o primeiro Subgrupo, que pertence ao Grupo 01, é necessário informar:
0101000 – Dessa forma o sistema irá interpretar que o Subgrupo 01 pertence ao Grupo 01.
Para cadastrar uma Conta, é necessário informar a qual Grupo e Subgrupo essa Conta irá pertencer. Por exemplo, para cadastrar a primeira Conta, pertencente ao Grupo/Subgrupo 0101, é necessário informar:
0101001 – Dessa forma o sistema irá interpretar que a Conta 001, pertence ao Subgrupo 01 que por sua vez pertence ao Grupo 01.
- Tipo do Plano de Contas: Essa informação será utilizada exclusivamente pelo Relatório de Análise de Resultados (DRE), e sua função é determinar a posição no Layout do Relatório desejada para cada Conta. É possível selecionar as seguintes opções:
-
- Venda BrutaReceitas: Os lançamentos serão posicionados junto às informações de Faturamento da empresa, utilizado para demonstrar outros tipos de Receitas.
- Custo do Produto: Os lançamentos serão posicionados junto às informações do CMV (Custo da Mercadoria Vendida), utilizado para demonstrar custos diretos sobre vendas, por exemplo, ICMS sobre Vendas, Despesas com Frete em Vendas, etc.
- Despesas: Os lançamentos serão agrupados junto às Contas de Resultado, onde a expectativa é apurar a Despesa Operacional da Empresa.
- Despesas Financeiras: Os lançamentos farão parte do demonstrativo líquido, após a apuração das Despesas Operacionais. Normalmente fazem parte desse grupo as despesas não previstas como Juros e Impostos sobre operações financeiras, além da possibilidade de demonstrar nesse grupo também Investimentos.
- Compras: Os lançamentos NÃO serão demonstrados na Análise de Resultados (DRE).
- Despesas Variáveis: As Despesas Variáveis serão agrupadas nas demonstrações financeiras juntamente com outras contas de resultado para calcular a Despesa Operacional total da empresa.
- Contas de Resultado: Quando cadastrado um novo plano de contas esse campo não deve ser preenchido, será necessário vincular o novo plano de contas a contas de resultado, através da tela Contas de resultado. Essas informações serão utilizadas para apresentação do plano de contas em relatórios;
- Descrição: Escolha um nome para o plano de contas que seja claro e descritivo, pois ele aparecerá em todas as telas de pesquisa e relatórios do sistema. Pense em um nome que ajude você e sua equipe a identificar facilmente a finalidade ou a função desse plano de contas.
- Conta Contábil desmembrada por empresa? Caso marque esse opção, o botão Desmembra Conta Contábil será habilitado e ao clicar nele, a tela para realizar o desmembramento será exibido;
- Conta Contábil: Para casos onde será necessária a geração de arquivos para integração com sistemas contábeis, pode ser informado nesse campo o código integração do Plano de Contas do sistema contábil. Essa informação deve ser obtida impreterivelmente com a Contabilidade externa ou com o departamento contábil;
- Classif. Plano de Contas: Classificação utilizada no relatório Balanço Gerencial Analítico;
- Entra no Relatório de Despesas e Receitas: As informações dos planos de conta que estiverem com a opção marcada, entrarão no relatório de Relatório de despesas e receitas. Já quando a opção estiver desmarcada para o plano de contas, a informação não será apresentada no relatório;
- Entra no relatório de fluxo de caixa como: Para uma melhor análise, no Relatório de Fluxo de Caixa, as opções Imposto, Despesa e Fornecedores podem ser marcadas nesse campo para serem exibidos em uma coluna adicional, facilitando a visualização;
- Exportar pelo Autsi: Exportar as informações do cadastro do novo plano de contas para o Autsi;
- Gerar provisão contábil?: Permite que o plano de contas configurado exporte as informações de provisões. Caso não marque essa opção, não serão gerados os lançamentos contábeis referentes aos tipos PCP e PCR da Parametrização da contabilização, funcionalidade do módulo Contábil;
- Permitir baixa de cartões: Esta opção permite que os usuários realizem o registro de baixa de transações de cartões de crédito ou débito diretamente no sistema. Isso inclui a marcação das transações como pagas, registrando os valores recebidos das vendas realizadas por meio de cartões. Essa funcionalidade é importante para o controle financeiro e o gerenciamento preciso das transações realizadas com cartões;
- Permitir depósito de cheques: Somente deve permanecer marcada essa opção onde existe a possibilidade de receber o Crédito no momento do Depósito de Cheques. Deve permanecer desmarcada para plano de contas cujo objetivo seja controlar o fluxo de documentos a receber;
- Permitir baixa de contas a receber: Esta opção permite aos usuários registrar o recebimento de pagamentos de contas a receber no sistema. Ao receber pagamentos de clientes ou devedores, os usuários podem marcar as contas a receber como pagas, atualizando o status da transação no sistema. Isso ajuda na gestão financeira ao manter um registro preciso dos valores recebidos e dos saldos pendentes de pagamento. Essa funcionalidade é essencial para o controle eficiente do fluxo de caixa e a reconciliação das contas a receber da empresa;
- Permitir baixa de contas a pagar: Essa funcionalidade permite aos usuários marcar as contas a pagar como quitadas após o pagamento efetivo dos valores devidos a fornecedores, credores ou outras partes. Ao registrar a baixa das contas a pagar, o sistema atualiza o status das transações, refletindo os valores pagos e os saldos remanescentes. Isso ajuda na gestão eficaz do fluxo de caixa e na manutenção de registros precisos das obrigações financeiras da empresa.
Após preencher os campos de acordo com a necessidade da empresa, clique em GRAVAR. Veja abaixo um exemplo de cadastro de plano de contas:
Uma vez concluído esse processo, o cadastro do plano de contas será salvo e estará disponível para ser utilizado.
Para realizar a manutenção (alterar e excluir) do cadastro do plano de contas, consulte a atividade Fazer manutenção no cadastro do plano de contas.