O que é
Nesta atividade, você vai aprender a consultar informações de cobrança registradas no sistema. Essa funcionalidade é essencial para o controle de clientes inadimplentes e para o acompanhamento de ações realizadas pelo setor de cobrança.
Por meio da tela de Informações de Cobrança, é possível:
-
Visualizar os dados de contato do cliente (e-mail, telefone, endereço), cadastrados previamente na aba Dados de Cobrança do cadastro do cliente;
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Acompanhar o histórico de cobranças realizadas, com data, horário e operador responsável pelo contato;
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Verificar o status do pagamento das duplicatas, com base nas vendas faturadas para o cliente;
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Registrar observações sobre os contatos efetuados com o cliente;
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Agendar retornos para acompanhamento posterior, caso a cobrança não tenha sido concluída com sucesso;
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Filtrar os registros por data, situação ou cliente, otimizando a consulta por parte do operador.
Caminho para acessar
Para consultar as informações de cobrança, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Receber [2], opção Informações de Cobrança [3]:
Caminho de acesso: Financeiro/Contas a Receber/Informações de Cobrança – frmInfCobranca
Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:
Caminho de acesso: Principal/Financeiro/Contas a Receber/Informações de Cobrança – frmInfCobranca
Precisa configurar
Direito de Acesso
Para execução dessa atividade, é necessário liberar os seguintes direitos de acesso:
- Principal > Controle Financeiro > Contas a Receber > Informações de Cobrança.
Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).
Como fazer
Para consultar as informações de cobrança, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Receber [2], opção Informações de Cobrança [3]:
A tela Informações de Cobrança será exibida. Para consultar os detalhes de uma cobrança, utilize os seguintes campos:
- [1] Cliente: permite filtrar por um cliente específico com títulos em aberto. Além disso, é possível filtrar por clientes de primeira compra e clientes com ligação em aberto. Caso opte por esta última opção, informe a data da ligação e selecione o tipo de ligação (agendamento, religação ou ambas).
- [2] Rede de Lojas: informe a rede de lojas correspondente.
- [3] Vendedor do Cliente: informe o vendedor responsável pelo cliente.
- [4] Vendedor da Duplicata: informe o vendedor responsável pela geração da duplicata.
- [5] Portador: selecione um portador específico.
- [6] Centro de Custos: informe o centro de custos desejado.
- [7] Empresa: selecione uma empresa específica. Caso necessário, defina se a cobrança será realizada pela empresa de Faturamento ou Origem.
- [8] Condição de Pagamento: informe a condição de pagamento.
- [9] Representante: selecione um representante comercial.
- [10] Exceto Portador: informe um portador que deseja excluir da busca.
- [11] Exceto Centro de Custo: informe um centro de custo que não deseja considerar na busca.
- [12] Período de Vencimento: defina a data inicial e final para a busca.
- [13] Valor de Débito Mínimo: informe o valor mínimo do débito para filtrar as duplicatas.
Após configurar os filtros desejados, clique em CARREGAR TÍTULOS.
Serão exibidos todos os registros de cobranças que atendem aos critérios informados. As seguintes informações relacionadas às cobranças serão apresentadas:
- [1] Código: código do cliente.
- [2] Nome Cliente: nome do cliente.
- [3] Telefone: telefone do cliente.
- [4] Total Original: valor total original da cobrança.
- [5] Total Corrigido: valor total corrigido da cobrança.
- [6] Total Cheques: valor pago com cheques.
- [7] Total Vencido: valor total vencido.
- [8] Total à Vencer: valor total a vencer.
- [9] Total Juros: valor total dos juros.
- [10] Total Geral: soma de todos os valores.
- [11] Duplicatas: quantidade de duplicatas.
- [12] Agendado: quantidade de ligações agendadas.
- [13] Status: indica a situação do cliente, representada por cores:
- Vermelho = cliente com reparcelamento.
- Verde = primeira compra.
- Azul = agendado para hoje.
Para visualizar mais detalhes sobre um cliente, clique no registro desejado. Assim, serão exibidas informações adicionais, como outros telefones para contato e e-mail.
O histórico de cobrança exibe os detalhes dos agendamentos em aberto, incluindo: a data de inclusão do histórico, datas de agendamento e religação, nome do operador responsável pela ligação e eventuais observações registradas.
Além de visualizar as informações de cobrança, também é possível:
- [1] Agendar cobrança, registrando informações sobre o agendamento.
- [2] Registrar uma religação ou baixar uma cobrança específica.
- [3] Registrar religação ou baixar múltiplas ou todas as cobranças listadas.
- [4] Consultar duplicatas em aberto, facilitando o acompanhamento dos valores pendentes.
A seguir, confira o passo a passo detalhado para cada ação disponível.
Para registrar uma informação de cobrança relacionada a um cliente, utilize a opção [F4] AGENDAR HISTÓRICO. Por meio desse recurso, é possível salvar observações sobre contatos realizados, registrar o conteúdo da cobrança (como promessas de pagamento ou tentativas de negociação) e, se necessário, agendar um retorno para acompanhamento futuro.
O histórico salvo fica vinculado ao cliente e pode ser consultado posteriormente por qualquer operador, garantindo rastreabilidade das ações de cobrança e facilitando o controle das pendências.
Para isso, após filtrar os registros, clique na cobrança desejada [1] e pressione Enter no teclado [2] para selecioná-la:
Com a cobrança selecionada, clique em [F4] AGENDAR HISTÓRICO. A tela Agendamento – Histórico será exibida:
Preencha o campo Histórico com as informações relevantes sobre o agendamento [1]. Depois, insira a data [2] do próximo agendamento ou religação. Em seguida, clique em CONFIRMAR [3]. As informações inseridas serão exibidas no Histórico de Cobrança:
Sempre que for necessário registrar uma nova tentativa de contato com o cliente (religação) ou indicar que uma cobrança específica foi resolvida (baixa manual), utilize a opção [F5] REAGENDAR/BAIXAR INDIV. Essa funcionalidade permite atualizar o histórico de cobrança do cliente, garantindo que todas as interações fiquem registradas no sistema.
Para registrar uma religação ou baixar uma cobrança específica, selecione a cobrança desejada. Para isso, clique no registro da cobrança [1] e pressione Enter no teclado[2].
Com a cobrança selecionada, clique em [F5] REAGENDAR/BAIXAR INDIV.
A tela Religação/Baixa – Histórico será exibida.
Preencha o campo Histórico com as informações relevantes sobre a religação ou baixa [1].
Digite R para Religação ou B para Baixado [2]:
- Informe B para baixar a cobrança.
- Informe R para registrar uma nova ligação. Nesse caso, será necessário inserir a Data [3] correspondente e o Canal de Acesso [4], ou seja, o meio que será utilizado para a comunicação.
Em seguida, clique em CONFIRMAR [5] e em SIM [6] na mensagem seguinte:
Quando houver a necessidade de registrar uma nova tentativa de contato ou dar baixa em vários agendamentos ao mesmo tempo, utilize esta opção.
Para registrar religação ou baixar múltiplas, após selecionar as cobranças, clique no botão [F6] REAGENDAR/BAIXAR SELEC [1]. Escolha entre aplicar a ação em todas as cobranças listadas ou apenas nas cobranças selecionadas [2]. A tela Religação/Baixa será exibida:
Na tela Religação/Baixa, os agendamentos são agrupados por cliente, ou seja, todas as ligações referentes a um cliente específico serão exibidas juntas. Para expandir os agendamentos e visualizar informações detalhadas relacionadas às cobranças, selecione EXPANDIDOS POR AGENDAMENTO.
Após expandir, serão exibidas as informações detalhadas sobre as cobranças, incluindo:
- [1] Nome: nome e código do cliente.
- [2] Telefone: número de telefone do cliente.
- [3] Data inclusão: data em que a cobrança foi registrada no sistema.
- [4] Data agendamento/religação: data programada para o agendamento ou religação da cobrança.
- [5] Tipo: categoria do agendamento (religação ou agendamento).
- [6] Operador cadastro: nome e código do operador que realizou o agendamento.
- [7] Operador baixa: nome e código do operador que efetuou a baixa da cobrança.
Para realizar a baixa de uma cobrança, selecione a cobrança desejada. Para isso, clique no registro da cobrança [1] e pressione Enter no teclado [2].
Com a cobrança selecionada, clique em [F10] BAIXAR [1] e em SIM [2] para confirmar a baixa. Após a confirmação, a cobrança será baixada no sistema. Em seguida, a tela Informações de Cobrança será exibida:
Caso deseje baixar e reagendar a cobrança, com a cobrança selecionada, clique em [F11] BAIXAR E REAGENDAR. A tela Religação/Baixa – Histórico será exibida:
Preencha o campo Histórico [1] com as informações relevantes sobre a religação ou baixa.
Digite R para Religação ou B para Baixado [2]:
- Informe B para baixar a cobrança.
- Informe R para registrar uma nova ligação. Nesse caso, será necessário inserir a Data [3] correspondente e o Canal de Acesso [4], ou seja, o meio que será utilizado para a comunicação.
Em seguida, clique em CONFIRMAR [5] e em SIM [6] na mensagem seguinte. As informações inseridas serão exibidas:
Para consultar as duplicatas em aberto de um cliente, clique no nome do cliente desejado para selecioná-lo [1]. Após selecionar o cliente, clique em [F7] DP’S ABERTO [2].
A tela Consulta Débitos será exibida.
Para realizar uma consulta mais completa das duplicatas em aberto, informe os seguintes campos:
- [1] Portador Contas a Receber: selecione o portador para filtrar as duplicatas vinculadas a um determinado agente de recebimento.
- [2] Contas a Receber/Cheques: este campo permite especificar se a consulta deve incluir documentos em Aberto (A), Baixados (B) ou Todos (T).
- [3] Data Inicial e Final do Vencimento: informe o período de vencimento das duplicatas a serem consultadas.
- [4] Ajustar Vencimentos Considerando Sábados, Domingos e Feriados: esta opção ajusta as datas de vencimento que caem em finais de semana ou feriados para o próximo dia útil.
Após preencher os campos desejados, clique no botão CONFIRMA. Após a confirmação, a tela Contas a Receber/Cadastro de Cheques será exibida.
Nesta tela, você poderá visualizar as duplicatas filtradas de acordo com os parâmetros previamente definidos.
Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro
Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.
Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3] e confirme a seleção clicando em CONFIRMAR [4]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado [5]. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:
