O que é

O recebimento do cartão pode ser feito de duas formas: através das máquinas de cartão, chamadas de POS, e dos sistemas TEF:

• O POS é uma abreviação em inglês para Point of Sale, que significa Ponto de Venda em português. São as máquinas portáteis que exigem entrada manual das transações no ERP Autcom.
• O TEF é uma tecnologia que conecta diretamente o terminal de pagamento (PIN Pad) ao sistema bancário, registrando automaticamente as transações no ERP.

A conciliação de cartões visa garantir a correspondência entre os registros do sistema e das instituições financeiras, podendo ser manual ou automática, através de arquivos ou API.

O cadastro do cartão é crítico para o funcionamento do ERP Autcom e merece atenção especial. Vamos detalhar o passo a passo desse processo nesta atividade.

Caminho para acessar

[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]Para que seja possível acessar o caminho e tela a seguir, realize antes as configurações descritas no tópico Precisa configurar.[/bs_notification]

Para cadastrar um cartão, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Cadastros [1], submenu Auxiliares [2], opção Cartões [3]:

Caminho de acesso: Cadastros/Auxiliares/Cartões- frmCadCartoes

Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:

Caminho de acesso: Principal/Manutenção de cadastros/Auxiliares/Cartões- frmCadCartoes

Precisa configurar

Direito de Acesso

Para execução dessa atividade, é necessário liberar o seguinte direito de acesso no ERP Autcom:

• Principal > Manutenção de Cadastros > Auxiliares > Cartões

Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).

Configurações

Para execução dessa atividade a configuração abaixo deve ser definida como segue:

Como fazer

Para cadastrar um cartão, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Cadastros [1], submenu Auxiliares [2], opção Cartões [3]:

O cadastro do cartão é utilizado em diversas rotinas no sistema, especialmente nas rotinas de faturamento (para recebimento com cartão) e no financeiro (para a conciliação de cartões). Ele está organizado em abas [1]:

• • Informações Gerais: contem campos como o nome da bandeira do cartão (por exemplo, Visa, Mastercard), a taxa de desconto cobrada pelo processamento das transações, o número mínimo e máximo de parcelas permitidas para pagamento, entre outros detalhes relevantes para registro dos recebimentos do cartão no sistema.
  • Informações para baixa otimizada de cartões e Baixa otimizada por Empresa (Conciliação): para facilitar o processo de conciliação, você pode indicar os portadores de crédito e débito nessas abas para evitar a necessidade de inseri-las manualmente durante a atividade. Esse método de conciliação é chamado de baixa otimizada de cartões. Além disso, esses campos são de preenchimento obrigatório quando a empresa utiliza a conciliação automática de cartões.

[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]Para o recebimento de cartões, o preenchimento da aba Informações Gerais é suficiente. Portanto, trataremos nesse documento apenas a aba Informações Gerais.

Caso você tenha interesse em realizar a baixa otimizada de cartões ou a conciliação automática de cartões, consulte as atividades abaixo:[/bs_notification]

• Ajustar o cadastro do cartão para conciliação otimizada e automática
• Fazer conciliação manual de cartões
• Fazer conciliação automática de cartões

Para cadastrar um cartão, clique no botão INCLUIR:

Informações Gerais

Nessa aba são informados os dados básicos do cartão, começando por:

[1] Código: criado automaticamente pelo sistema, após salvar o cadastro;

[2] Ativo: digite S para Sim, para ativar o cartão e permitir sua utilização. Digite N para Não, caso deseje desativar o cartão e impedir seu uso.

[3] Descrição do cartão: é a descrição do cartão. Sugerimos preencher no padrão abaixo para facilitar a identificação do cartão, principalmente pelo operador do caixa:

 Adquirente + Bandeira do Cartão + Complemento da Forma de Pagamento, onde:

• Adquirente: é a operadora do cartão, por exemplo, Cielo, Redecard, Getnet, Stone e outras.
• Bandeira: deve ser verificado com a adquirente quais são as bandeiras liberadas para transacionar pelo sistema de TEF, podendo ser, por exemplo, Visa, Mastercard, Elo, American Express, Hipercard
• Complemento da Forma de Pagamento: indica qual a forma de pagamento, por exemplo, débito, crédito à vista, crédito parcelado 2 vezes, 3 vezes, e assim por diante.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]

CIELO-VISA-DÉBITO
CIELO-VISA-CRÉDITO 1x (À VISTA)
CIELO-VISA-CRÉDITO 2x a 5x (PARCELADO)
CIELO-VISA-CRÉDITO 6x a 12x (PARCELADO)
CIELO-MAESTRO-DÉBITO
CIELO-MASTER-CRÉDITO 1x (À VISTA)
CIELO-MASTER-CRÉDITO 2x a 5x (PARCELADO)
CIELO-MASTER-CRÉDITO 6x a 12x (PARCELADO)
CIELO-AMEX-CRÉDITO 1x (À VISTA)
CIELO-AMEX-CRÉDITO 2x a 5x (PARCELADO)[/bs_notification]

Os próximos campos dizem respeito a taxa de administração do cartão:

[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]A taxa administrativa é uma porcentagem cobrada pela adquirente por cada transação de venda recebida com o cartão. Essa informação é crucial para a conciliação de cartões. Se a taxa for informada incorreta, os valores registrados no ERP Autcom podem diferir dos valores a receber de fato, impactando em dificuldades na conciliação de cartões.[/bs_notification]

[4] Taxa: informe a taxa acordada, que pode ser percentual ou valor, de acordo com o [5] Tipo de taxa.

[5] Tipo de taxa: o padrão para esse campo é a opção P (Porcentagem). Altere para V (Valor) apenas se a cobrança for uma taxa fixa, como é o caso das empresas que usam a integração com o e-commerce Mercado Livre, onde há uma forma de pagamento chamada B-cash. Nesse caso, é cobrada uma taxa fixa, independentemente do valor da transação.

[6] Vlr mínimo por parcela: informe o valor mínimo por parcela aceito para o cartão. Esse campo é obrigatório caso o campo Tipo de Taxa seja = Valor.

Continuando o cadastro, vejamos como devem ser preenchidos os campos em destaque no Guia Visual abaixo:

[7] Bandeira: pressione / no teclado para pesquisar as bandeiras cadastradas e selecionar a bandeira desejada. O ideal é que seja selecionada a mesma bandeira utilizada na descrição do cartão. Se precisar cadastrar uma nova bandeira, consulte a atividade Cadastrar bandeira de cartão.

[8] Mercado Livre: o padrão para esse campo é a opção N (Não). Altere para S (Sim) apenas se a empresa estiver utilizando a integração com o e-commerce do Mercado Livre. Isso permite que o sistema processe corretamente os recebimentos de cartão provenientes do Mercado Livre.

[9] Prazo: informe o período, em dias, que a adquirente leva para efetuar o pagamento do valor transacionado para a empresa. É necessário verificar essa informação diretamente com a adquirente responsável. Para ilustrar:

• 01 dia para Débito
• 30 dias para Crédito das Bandeiras mais comuns
• 31 dias para Crédito de Bandeiras menos comuns

[10] Dias excedentes na 1ª parcela: preencher com 0 (zero). Em casos muito específicos existe diferença. É necessário verificar essa informação diretamente com a adquirente responsável.

[11] Qtd Mínima de Parcelas e [12] Qtd Máxima de Parcelas: informar o intervalo de parcelas permitidas na utilização do cartão. Essa informação é necessária e importante, porque, geralmente a taxa administrativa é diferente para cada intervalo de parcelas. Exemplificando, se o cadastro do cartão é:

• Débito, mínima e máxima será “1”.
• Crédito à Vista, mínima e máxima será “1”.
• Crédito 2x a 5x (parcelado), mínima “2”, máxima “5”.
• Crédito parcelado administradora, mínima e máxima será “1”.
• Crédito 6x a 12x (parcelado), mínima “6”, máxima “12”.

Prosseguindo com o cadastro, vamos analisar como preencher os campos destacados no Guia Visual abaixo:

[13] Empresa: pressione / no teclado para pesquisar e selecionar a empresa que utilizará o cadastro do cartão. Se deseja liberar o cartão para todas as empresas, deixe este campo em branco. Caso a taxa do cartão seja diferente para cada empresa, é necessário cadastrar o cartão individualmente para cada uma delas.

[14] Tipo de cartão: selecione Crédito para cartões de crédito e Débito para cartões de débito.

[15] CNPJ da administradora: informe o CNPJ da administradora (adquirente) do cartão.

[16] Valor mínimo da parcela: informe o valor mínimo, em reais, da parcela permitida na utilização deste cadastro. Exemplificando:

• Recebimento em 3x de R$ 9,00. Se o campo estiver preenchido com “10,00” este cadastro não poderá ser utilizado para registrar a transação.

Os próximos campos, NSU e Número de liberação, são importantes, principalmente para o registro e a conciliação de cartões:

[17] Obrigatório Núm. Liberação?: selecione Sim para que seja obrigatório informar o número de liberação na gravação dos dados do cartão recebido.

• Número de liberação: é o número de autorização da transação.

[18] Obrigatório Núm. NSU?: selecione Sim para que seja obrigatório informar o número do NSU na gravação dos dados do cartão recebido.

• O Número Sequencial Único (NSU) é um código essencial em transações envolvendo cartões de débito e crédito. Ele representa um identificador único para cada operação de pagamento realizada através de cartões.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Quando uma empresa utiliza o sistema de TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) para receber pagamentos com cartão, o ERP Autcom registra automaticamente os campos de liberação e NSU. No entanto, ao processar pagamentos com uma máquina de cartão POS, o operador deve inserir manualmente essas informações no sistema. É crucial inserir esses dados corretamente, pois eles identificam a transação, especialmente para empresas que realizam conciliação automática de cartões.

Nas telas de digitação de cartão do ERP Autcom, há um botão de ajuda que fornece exemplos de comprovantes para orientar o operador durante esse processo. Para mais detalhes, consulte o Anexo 2.[/bs_notification]

Os campos seguintes se referem à opção de considerar o pagamento com cartão para a geração de arquivos fiscais:

[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]Consulte sua contabilidade para saber se é preciso preencher esses campos e quais informações devem ser fornecidas.[/bs_notification]

[19] Entrar no SPED: consulte sua contabilidade para determinar se é necessário enviar os registros das transações com cartão para o SPED. Marque S (Sim) se for necessário e N (Não) se não for.

[20] Conta Contábil: caso necessário, preencher com a conta contábil informada pela contabilidade. Pressione / no teclado para pesquisar e selecionar a conta contábil em questão.

[21] Conta Contábil desmembrada por empresa?: marcar essa opção somente se a conta contábil informada no item 20 deve ser desmembrada por empresa. Nesse caso, ao marcar essa opção, você deverá indicar a conta por empresa clicando no botão DESMEMBRA CONTA CONTÁBIL que será disponibilizado logo depois do campo.

[22] Fornecedor Fiscal: pressione / no teclado para pesquisar e selecionar o fornecedor fiscal. Se o campo Entrar no SPED for igual a Sim, informar o fornecedor fiscal será obrigatório. Essa informação é necessária para gerar o registro 1601 no Sped Fiscal.

[bs_notification type=”success” dismissible=”false”]O fornecedor que será utilizado como fornecedor fiscal dos cartões deve estar previamente cadastrado no sistema como um fornecedor comum, no Cadastro de Fornecedores (Caminho de acesso: Principal > Cadastros > Fornecedores). [/bs_notification]

O campo seguinte diz respeito ao arredondamento de parcelas. Essa configuração é útil para padronizar o formato do recebimento de cartões parcelados e garantir que a conciliação reflita corretamente a forma como a adquirente realiza os repasses.

[23] Arredondamento: esse campo define como o sistema irá tratar o arredondamento dos valores das parcelas no recebimento de cartões parcelados (via POS). Quando o valor total não pode ser dividido igualmente entre todas as parcelas, é possível escolher qual parcela ficará com o valor diferente (geralmente um centavo a mais ou a menos):

• Primeira Parcela: a primeira parcela será ajustada para ficar com o valor diferente das demais — normalmente um valor menor, se houver diferença.
• Última Parcela: a última parcela será ajustada, ficando com o valor diferente.

Finalizando o cadastro do cartão, temos os campos Dados para TEF:

[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]Essas informações são relevantes apenas para empresas que utilizam um sistema de TEF. Para aquelas que utilizam a máquina de cartão POS, não é necessário preencher esses campos.[/bs_notification]

[24] Dados para TEF: os campos “Via Troca de Arquivos” e “Via DLL” são automaticamente preenchidos pelo ERP Autcom com os dados fornecidos pela adquirente na primeira vez que o cadastro é selecionado durante a transação via sistema de TEF. Para mais detalhes sobre esse preenchimento, clique no link abaixo:

[bs_collapse id=”collapse_e544-d3a2″]
[bs_citem title=”Informar dados para TEF no cadastro do cartão” id=”citem_4c38-3ff8″ parent=”collapse_e544-d3a2″]

O sistema TEF se integra ao ERP Autcom possibilitando o registro automático das transações realizadas. Para isso, é preciso inserir os Dados para TEF no cadastro do cartão. Essa inserção ocorre na primeira vez que o cadastro do cartão é selecionado durante uma transação no Sistema de TEF.

Ao realizar o recebimento, seja no caixa ou em outras rotinas de recebimento, e selecionar a forma de pagamento CARTÃO, o sistema reconhece que existe um sistema TEF configurado e solicita que o cliente faça a leitura do cartão no PIN Pad. O sistema TEF inicia então a troca de informações com a adquirente até que a transação seja autorizada.

Se a transação for autorizada, o ERP Autcom acessa as informações da transação, identificando qual o cartão está sendo recebido. Com esses dados, ele faz uma pesquisa no Cadastro de cartões, buscando um cadastro que contenha nos campos Dados para TEF as informações capturadas:

• Cartão encontrado: ao encontrar um cartão onde os campos Dados para TEF correspondem às informações capturadas, o sistema procede normalmente com a finalização do recebimento, registrando o cartão recebido automaticamente.

• Cartão não encontrado: quando nenhum cadastro corresponde às informações capturadas, o sistema emite uma mensagem informando que o cadastro do cartão não foi encontrado, dando a opção para selecionar o cartão naquele momento. O operador deve clicar na opção SIM. O sistema abre então a tela de Consulta de cartões, onde o operador deve pesquisar e selecionar o cadastro de acordo com aquele cartão que está recebendo.

[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]É essencial escolher o cartão correspondente ao cartão que está sendo recebido de fato. A seleção deve ser cuidadosa para garantir que os registros dos cartões recebidos sejam precisos no sistema.

Deve ser observada a bandeira (Visa, Mastercard, Hipercard, Elo, etc.), o tipo (crédito ou débito) e os termos (crédito à vista, crédito parcelado com quantidade de parcelas, débito) do cartão.[/bs_notification]

Com isso, o sistema preencherá os campos Dados para TEF daquele cadastro automaticamente, registrará os dados da transação automaticamente e o operador poderá finalizar o recebimento como de costume.

[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]Se o operador escolher NÃO na mensagem do cadastro de cartão, o sistema abrirá uma tela para digitar os dados da transação, operador terá que selecionar manualmente o cartão e confirmar as informações para continuar com o recebimento.

Em recebimentos futuros com o mesmo cartão, o sistema repetirá esse processo até que os campos ‘Dados para TEF’ daquele cartão sejam vinculados a algum cadastro de cartão no sistema.[/bs_notification]

[/bs_citem]
[/bs_collapse]

Finalizado o preenchimento da aba Informações Gerais, clique no botão GRAVAR:

Uma vez concluído esse processo, o cadastro do cartão será salvo e estará disponível para ser utilizado.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Para realizar a manutenção (alterar e excluir) do cadastro de cartão, consulte a atividade Fazer manutenção do cadastro de cartão.[/bs_notification]

Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro

Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.

Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3] e confirme a seleção clicando em CONFIRMAR [4]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado [5]. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Lembrando que filtros disponíveis para busca e demais configurações da pesquisa são configurados no botão CONFIGURA CONSULTA e são definidos de acordo com a necessidade do operador.[/bs_notification]

Anexo 2 – Identificação da liberação e NSU no comprovante do cartão recebido.

Para inserir manualmente o número de liberação e o NSU da transação com cartão, verifique essas informações no comprovante impresso pela máquina de cartão, conforme os exemplos abaixo.

Se não encontrar o comprovante da operadora na lista, verifique com eles onde estão localizados o número de liberação e o NSU no comprovante.

Esses mesmos exemplos podem ser consultados na tela de digitação de cartão no ERP Autcom clicando no botão de ajuda disponibilizado: