O que é
A conciliação financeira é um processo que rastreia a origem de um pagamento até seu depósito na conta da empresa, assegurando a identificação e correção de erros e inconsistências financeiras.
Quando a empresa possui um e-commerce e integra as vendas do marketplace no ERP Autcom, os recebimentos são registrados no sistema com a forma de pagamento CARTÃO, independente do tipo de pagamento feito pelo comprador no marketplace (cartão, boleto, Pix ou outras). Portanto, no ERP Autcom, a conciliação dessas vendas funciona como uma conciliação de cartões.
Algumas empresas gerenciam as vendas de todos os marketplaces em um único portal, centralizando as informações de recebimentos e facilitando a conciliação. Nesse cenário, o ERP Autcom oferece a conciliação da Koncili, realizada via API da conciliadora.
Através da API o sistema importa as informações necessárias para realizar a conciliação automaticamente. Isso proporciona mais agilidade, eficiência operacional e segurança no processamento das informações.
Nesta atividade, vamos descrever como realizar a conciliação de cartões da Koncili.
Caminho para acessar
Para realizar a conciliação de cartões da Koncili, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Financeiro [1], submenu Controle de cartões [2], opção Conciliação [3] e, por fim, Conciliação Koncili [4]:
Caminho de acesso: Financeiro/Controle de Cartões/Conciliação/Conciliação Koncili
Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:
Caminho de acesso: Principal/Financeiro/Controle de Cartões/Conciliação/Conciliação Koncili
Precisa configurar
A empresa deverá ter realizado a importação dos arquivos referente ao período que será conciliado. Consulte a atividade Importar arquivos para conciliação de cartões – Koncili para saber mais sobre esse assunto.
Direito de Acesso
Para execução dessa atividade, é necessário liberar o seguinte direito de acesso no ERP Autcom para o operador responsável:
- Principal > Controle Financeiro > Controle de Cartões > Conciliação > Conciliação Koncili
Avalie os direitos abaixo e libere-os, se for necessário:
- Direitos de Acesso > Cartões > Permitir ajustar o valor recebido do cartão na conciliação
- Direitos de Acesso > Cartões > Permitir realizar baixa de cartões de crédito com inconsistências dos arquivos importados
Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).
Configurações
Para execução dessa atividade, defina as configurações abaixo conforme as orientações e a necessidade da empresa:
| Código | Descrição | Opção |
| CFG_BAIDEB | GERAL – Lançar Cancelamentos/Ajustes automaticamente na Movimentação Bancária ao conciliar cartões? | Quando selecionado Sim, o sistema lançará automaticamente na movimentação bancária os ajustes/cancelamentos informados nos arquivos da adquirente.
Quando selecionado Não, os lançamentos devem ser lançados manualmente pelo operador. |
| CFG_CTC_AS | GERAL – Tipo de Baixa – CARTÕES | Essa configuração define como a baixa de cartões será registrada na movimentação bancária, sendo:
Analítico: cada cartão baixado gera um registro individual para o crédito, débito e taxa. Por exemplo, ao receber 10 cartões, serão registrados no mínimo 30 registros na movimentação bancária. Sintético: o sistema soma os valores do crédito, débito, taxas e outros (se houver) para cada cartão baixado, resultando em um único lançamento para cada soma. Independentemente do número de cartões baixados, apenas 3 registros serão feitos na movimentação bancária. Para fins de conciliação bancária, a forma sintética de registro permite que o processo seja mais ágil e menos propenso a erros. Os lançamentos consolidados facilitam a comparação com os extratos bancários. |
| CFG_BAIOTI | GERAL – Utiliza baixa de Cartões otimizada | Para a conciliação automática de cartões é obrigatório definir essa configuração como SIM.
Para saber mais sobre esse assunto, consulte a atividade Ajustar o cadastro do cartão para conciliação. |
| CFG_KONAMB | KONCILI – Utilizar ambiente de homologação para a conciliação dos registros? | Selecione NÃO. |
| CFG_KONAJU | KONCILI – Utilizar todos os lançamentos, incluindo Saldo Inicial, transferências, etc, para realizar a conciliação? Esses registros serão lançados no grupo Cancelamentos/Ajustes | Quando selecionado Sim, todos os registros como saldo inicial, ajustes bloqueados, transferências e etc, serão incluídos na conciliação, possibilitando a conferência desses registros no site da Koncili.
Quando selecionado Não, o sistema não incluirá os registros como saldo inicial, ajustes bloqueados, transferências e etc na conciliação. |
| CFG_AJUVEN | KONCILI – Na conciliação, considerar ajustes nos registros de vendas? | Quando selecionado Sim, o sistema considera os ajustes nos registros de vendas para chegar no valor líquido final.
Por exemplo: uma venda no valor de R$100,00 reais possui um ajuste referente ao frete no valor de -R$5,00 reais. Logo, seu valor líquido será R$95,00 e esse seria o valor usado para baixar o cartão. Quando selecionado Não, o sistema não considera os ajustes no valor líquido das vendas. Os ajustes serão lançados na movimentação bancária como os demais, sem vínculo com venda. Nesse caso, os lançamentos ocorrem a depender da configuração CFG_BAIDEB (Lançar Cancelamentos/Ajustes automaticamente na Movimentação Bancária ao conciliar cartões?)
Por exemplo: R$100,00 reais possui um ajuste referente ao frete no valor de -R$5,00 reais. O cartão será baixado com o valor líquido igual a 100,00 reais e o ajuste de -R$5,00 reais deve ser lançado na movimentação bancária. |
| CFG_KONBRU | KONCILI – Na conciliação, ajustar automaticamente o valor bruto dos registros encontrados? | Quando selecionado Sim, o sistema realiza um ajuste automático no valor bruto do registro importado da Shopee levando em consideração o cartão encontrado.
Quando selecionado Não, o sistema não fará o ajuste e a conciliação apresentará inconsistência para registros cujo valores sejam divergentes entre o ERP Autcom e o arquivo importado da Koncili. |
| CFG_KONKEY | KONCILI – Chave de Autorização no Site (Token) | A chave de autorização é um token fornecido pela Koncili para a empresa. Verifique com a Koncili qual é o seu token e informe-o nesta configuração. |
| CFG_KONCAR | KONCILI – Cartões para conciliação de lançamentos | Selecionar o(s) cartão(ões) utilizados pela integração com o(s) marketplace(s) para gravação dos pedidos/cartões. Informar os cartões otimiza o processo de conciliação, pois o sistema consultará na Movimentação de cartões apenas os registros gravados para esses cartões. |
| CFG_KONEVE | KONCILI – Centro de Custos padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes | Deve ser indicado o centro de custos criado para contabilizar os cancelamentos/ajustes de cartões.
Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado.
Para saber mais sobre Centro de Custos, clique aqui. |
| CFG_KONFOR | KONCILI – Fornecedor padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes | Deve ser indicado o fornecedor atribuído à Koncili no cadastro de fornecedores.
Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado. |
| CFG_KONCTA | KONCILI – Plano de Contas padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes | Deve ser indicado o plano de contas criado para contabilizar os cancelamentos/ajustes de cartões.
Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado.
Para saber mais sobre Plano de Contas, clique aqui. |
| CFG_KONPOR | KONCILI – Portador padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes | Deve ser indicado o portador criado para contabilizar os cancelamentos/ajustes de cartões.
Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado.
Para saber mais sobre Portadores, clique aqui. |
Como fazer
Para realizar a conciliação de cartões da Koncili, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Financeiro [1], submenu Controle de cartões [2], opção Conciliação [3] e, por fim, Conciliação Koncili [4]:
A Koncili informa para a empresa, através de relatórios em seu site, o valor de repasse a ser recebido de acordo com o marketplace (Shopee, B2W, Mercado Livre, Magazine Luiza e outros), data de importação e a data de pagamento, conforme ilustrado no Guia Visual abaixo:
Portanto, na tela de Conciliação de Cartões, você deve preencher como segue:
Nos campos Data Inicial [1] e a Data final [2], você deve indicar as datas de pagamento (vide Guia Visual 5) e no campo Cód. Conciliação [3] o código da conciliação (vide Guia Visual 5) correspondente.
Preenchidos os campos necessários, clique no botão CONFIRMA:
Quando há inconsistências na conciliação, o sistema gera um Relatório de Inconsistências. É possível filtrar quais inconsistências você deseja listar. Clique em Ok [1] no AVISO, marque ou desmarque as opções desejadas [2] e clique no botão IMPRIMIR [3]:
No relatório de inconsistências os cartões são agrupados por ponto de venda [1], seguido pelo motivo da inconsistência [2] e, dentro do motivo, pelo tipo de cartão [3]:
É possível identificar qual o Tipo do registro [1], o ID do Pedido [2], o Núm. do Pedido [3], o marketplace [4], as datas de venda [5] e vencimento [6] e os valores bruto [7] e líquido [8]:
Ao final das inconsistências por ponto de venda, é apresentado um resumo da conciliação do ponto de venda, onde podemos verificar os valores organizados em tipo de cartão [1], por tipo de inconsistência [2], e por cartões não conciliados [3] e conciliados [4]:
As informações finais do relatório mostram o resumo geral da conciliação:
Ajustes e cancelamentos também são mostrados nesse bloco de informações, caso existam.
Salve ou imprima o relatório, caso seja necessário:
Para prosseguir com a conciliação, clique no botão FECHAR [1] e clique em OK [2] na mensagem Conciliação da KONCILI realizada com sucesso:
Você será direcionado para a tela de conciliação, onde estarão listados os cartões que serão conciliados [1] de acordo com a legenda [2]. Na lateral direita da tela são exibidas as informações referente a baixa do cartão [3] que estiver selecionado na tela:
Para finalizar a conciliação, clique no botão CONFIRMA [1], informe os campos Documento e Histórico [2] e confirme a baixa na mensagem seguinte clicando em SIM [3]:
Após a conciliação, será lançado automaticamente um registro no Contas a Pagar referente às taxas dos cartões conciliados, já com o status de baixado (pago). Você pode consultar esse lançamento em Principal > Controle Financeiro > Contas a Pagar > Manutenção de Contas a Pagar.
O registro da conciliação poderá ser consultado a baixa na rotina de Conciliação bancária no caminho Principal > Controle Financeiro > Conciliação Bancária.
Lembrando que, a forma como a baixa é lançada na conciliação bancária, depende da configuração CFG_CTC_AS (GERAL – Tipo de Baixa – CARTÕES). Essa configuração define como a baixa de cartões será registrada na Movimentação bancária. Consulte o tópico Configurações para recordar.
Se existirem cancelamentos/ajustes e a configuração CFG_BAIDEB (Lançar Cancelamentos/Ajustes automaticamente na Movimentação Bancária ao conciliar cartões?) estiver ativada, então eles também serão lançados automaticamente. Caso contrário, o operador deverá lançar esses ajustes/cancelamentos manualmente.