O que é
A atividade de cadastrar locação de equipamentos consiste em configurar detalhadamente cada item que será disponibilizado para aluguel. Este processo define se o equipamento terá controle por número de série — o que exige sua inclusão individual em cada contrato — ou por quantidade, ideal para itens não seriados como andaimes e escadas. O cadastro abrange a definição de valores de diárias (para 1, 7, 15, ou 30 dias), pacotes de preços em negociações especiais, e a associação de acessórios compatíveis, evitando combinações inadequadas como um disco de corte em uma betoneira.
Com essa parametrização, a empresa estabelece as regras de negócio que guiarão todo o processo de locação, garantindo controle e padronização. A configuração determina se um equipamento terá um valor fixo, independente do tempo de uso, ou se entrará no cálculo pro-rata, e se o operador terá a liberdade de aplicar descontos no momento do contrato ou apenas no faturamento. Isso proporciona agilidade, pois as regras são aplicadas automaticamente, e assegura a consistência na precificação e na operação, otimizando o gerenciamento do inventário e a rentabilidade do negócio.
Caminho para acessar
No menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Cadastros [1], opção Locação de Equipamentos [2], opção Cadastro de Equipamentos para Locação [3]:
Caminho de acesso: Cadastros/Locação de Equipamentos/Cadastro de Equipamentos para Locação – frmCadEquLocacao
Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é: Caminho de acesso: Principal/Manutenção de Cadastros/Locação de Equipamentos/Cadastro de Equipamentos para Locação – frmCadEquLocacao
Precisa configurar
Direito de Acesso
Para execução dessa atividade, é necessário liberar o seguinte direito de acesso no ERP Autcom:
- Principal > Manutenção de Cadastros > Locação de Equipamentos
Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).
Configurações
Para execução dessa atividade as configurações abaixo devem ser definidas conforme a necessidade da empresa:
| Código | Descrição | Opção |
| CFG_CTRSER | Utilizar controle de Série no cadastro de Equipamentos para Locação? | Essa configuração determina se o sistema deve exibir a aba “2 – Série” na tela Cadastro de Locação de Equipamentos (frmCadEquLocacao).
Quando definida como Sim: o sistema exibirá a aba “2 – Série” na tela Cadastro de Locação de Equipamentos (frmCadEquLocacao). Quando definida como Não: o sistema não exibirá a aba “2 – Série” na tela Cadastro de Locação de Equipamentos (frmCadEquLocacao). |
| CFG_UTIACE | Utilizar acessórios na locação de equipamentos? | Essa configuração determina se o sistema deve exibir a aba “3 – Acessórios do Equipamento” na tela Cadastro de Locação de Equipamentos (frmCadEquLocacao).
Quando definida como Sim: o sistema exibirá a aba “3 – Acessórios do Equipamento” na tela Cadastro de Locação de Equipamentos (frmCadEquLocacao). Quando definida como Não: o sistema não exibirá a aba “3 – Acessórios do Equipamento” na tela Cadastro de Locação de Equipamentos (frmCadEquLocacao). |
| CFG_UTIMTC | Utilizar controle de manutenção técnica dos equipamentos para locação? | Essa configuração determina se o sistema deve exibir a aba “5 – Manutenção Técnica” na tela Cadastro de Locação de Equipamentos (frmCadEquLocacao).
Quando definida como Sim: o sistema exibirá a aba “5 – Manutenção Técnica” na tela Cadastro de Locação de Equipamentos (frmCadEquLocacao). Quando definida como Não: o sistema não exibirá a aba “5 – Manutenção Técnica” na tela Cadastro de Locação de Equipamentos (frmCadEquLocacao). |
Como fazer
Para cadastrar um Tipo de Manutenção de Equipamento para Locação, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Cadastros [1], opção Locação de Equipamentos [2], opção Cadastro de Equipamentos para Locação [3]:
Na tela Cadastro de Locação de Equipamentos, clique em INCLUIR para habilitar os campos para edição:
Selecione as abas abaixo para melhor entendimento das telas
Acesse a aba correspondente e depois clique abaixo para consultar as orientações de preenchimento:
Nesta aba são inseridas as informações gerais para o cadastro e controle do equipamento. Os campos são preenchidos como segue:
[1] Código: Código numérico sequencial gerado automaticamente pelo sistema para identificar o equipamento de forma única, após o cadastro ser salvo.
[2] Situação: Selecione o status atual do equipamento. As opções são: (A) para Ativo (disponível para locação), (I) para Inativo ou (B) para Bloqueado (indisponível para locação).
[3] Data de Venda: Caso o equipamento tenha sido vendido, informe a data em que a venda foi realizada. Nesse caso, o status do equipamentos será alterado automaticamente para Inativo.
[4] Descrição: Digite o nome ou a descrição principal do equipamento. Ex: “Betoneira 400L”, “Martelete Perfurador 5kg”.
[5] Nro Série: Informe o número de série do equipamento, caso o produto utilize controle por número de série.
[6] Não possui série: Marque esta caixa de seleção caso o equipamento não possua um número de série.
[7] Nro Patrimônio: Digite o número de patrimônio/ativo fixo utilizado para controle interno da empresa.
[8] Valor de Aquisição: Informe o custo de compra do equipamento.
[9] Data Aquisição: Informe a data em que o equipamento foi adquirido pela empresa.
[10] Valor Caução: Digite o valor que será cobrado do cliente como garantia (caução) durante o período de locação.
[11] Valor de Locação (hora): Digite o preço da locação do equipamento por hora se aplicável.
[12] Valor de Loc. Diária: Digite o preço da locação do equipamento por diária se aplicável.
[13] Utilizar valor fixo de Locação?: Selecione (S) para Sim ou (N) para Não. Indica se a locação terá um preço fixo, independente do período.
[14] Valor Total Loc: Informe o valor total da locação, caso seja utilizado um preço fixo.
[15] Data Ult. Manutenção: Campos informativos, preenchidos durante a inspeção do equipamento, se necessário
[16] Resp. Ult. Manutenção: Campos informativos, preenchidos durante a inspeção do equipamento, se necessário
[17] Garantia (meses): Informe o período de garantia do equipamento em meses.
[18] Grupo: Digite o código do grupo ou pressione / para pesquisar o grupo desejado. Ex: “Ferramentas Elétricas”, “Andaimes”.
[19] Modelo: Digite o modelo específico do equipamento, conforme definido pelo fabricante.
[20] Ano de Fabricação: Informe o ano em que o equipamento foi fabricado.
[21] Localização Física: Descreva a localização física do equipamento no pátio ou depósito da empresa. Ex: “Prateleira A-05”, “Pátio 2”.
[22] Produto: Digite o código do produto ou pressione / para pesquisar o produto desejado.
[23] Especificações: Campo de texto livre para detalhar as especificações técnicas, características ou observações importantes sobre o equipamento.
[24] Desc. Máx. Gerente %: Digite o percentual máximo de desconto que um Gerente tem permissão para conceder na locação deste equipamento.
[25] Desc. Máx. SubGerente %: Digite o percentual máximo de desconto que um Subgerente tem permissão para conceder na locação deste equipamento.
[26] Desc. Máx. Vendedor %: Digite o percentual máximo de desconto que um Vendedor tem permissão para conceder na locação deste equipamento.
[27] Realizar inspeção de saída automaticamente?: Selecione (S) para Sim ou (N) para Não, para definir se o sistema deve gerar uma inspeção de saída de forma automática quando o equipamento for locado.
[28] Realizar inspeção de entrada automaticamente?: Selecione (S) para Sim ou (N) para Não, para definir se o sistema deve gerar uma inspeção de entrada de forma automática quando o equipamento retornar da locação.
[29] Realizar o envio automaticamente após a inspeção de saída automática?: Selecione (S) para Sim ou (N) para Não, para definir se, após a inspeção de saída, o processo de envio/expedição do equipamento deve ser iniciado automaticamente.
Para cada item, preencha os campos e clique no botão ADICIONAR. Continue repetindo esse processo até que todos os itens desejados sejam incluídos.
Prossiga para a aba seguinte, se aplicável, ou salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Salve o cadastro conforme orientações abaixo.
A aba Série só será obrigatória se o equipamento possuir número de série cadastrado. Caso contrário, o preenchimento dessa aba não é necessário.
Esta aba é utilizada para cadastrar e gerenciar os números de série individuais de um mesmo modelo de equipamento. Cada linha na grade representa um item físico distinto. Os campos são preenchidos como segue:
[1] Nro Série: Informe o número de série do equipamento, fornecido pelo fabricante.
[2] Situação: Selecione o status atual do equipamento. As opções são: (A) para Ativo (disponível para locação), (I) para Inativo ou (B) para Bloqueado (indisponível para locação).
[3] Nro Patrimônio: Digite o número de patrimônio/ativo fixo utilizado para controle interno da empresa.
[4] Ano de Fabricação: Informe o ano em que o equipamento foi fabricado.
[5] Valor de Aquisição: Informe o custo de compra do equipamento.
[6] Data Aquisição: Informe a data em que o equipamento foi adquirido pela empresa.
[7] Data de Venda: Caso o equipamento tenha sido vendido, informe a data em que a venda foi realizada.
[8] Data Ult. Manutenção: Campos informativos, preenchidos durante a inspeção do equipamento, se necessário.
[9] Tempo de uso desde última manutenção: Campos informativos, preenchidos durante a inspeção do equipamento, se necessário.
[10] Resp. Ult. Manutenção: Campos informativos, preenchidos durante a inspeção do equipamento, se necessário.
Para cada item, preencha os campos e clique no botão ADICIONAR. Continue repetindo esse processo até que todos os itens desejados sejam incluídos.
Prossiga para a aba seguinte, se aplicável, ou salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Nesta aba, é possível vincular os acessórios que acompanham o equipamento principal. Os campos são preenchidos como segue:
[1] Acessório: Digite o código do acessório ou pressione / para pesquisar o acessório desejado. Caso o acessório de serviço não esteja cadastrado, consulte a atividade Cadastrar e vincular o acessório ao produto principal para saber mais sobre isso.
[2] Quantidade: Informe a quantidade do acessório que será vinculada.
Para cada item, preencha os campos e clique no botão ADICIONAR. Continue repetindo esse processo até que todos os itens desejados sejam incluídos.
Prossiga para a aba seguinte, se aplicável, ou salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Nesta aba, é possível cadastrar negociações de valores específicos para determinados períodos de locação. Os campos são preenchidos como segue:
[1] Sempre faturar o valor negociado: Defina se o valor negociado nesta tela deve sempre ser utilizado no faturamento. Marque “(S) Sim” ou “(N) Não”.
[2] Descrição: Digite um nome ou identificação para a negociação (Ex: “Pacote semanal”).
[3] Quantidade de Dias: Informe o número de dias que esta negociação de valor irá abranger.
[4] Valor Total: Informe o valor total negociado para a quantidade de dias especificada. O sistema calculará o valor da diária correspondente na grade abaixo.
Para excluir uma negociação, selecione-a na grade e pressione a tecla Delete no teclado.
A edição só é possível após o cadastro ter sido salvo. Para isso, selecione a negociação na grade e pressione Enter. Os dados serão carregados nos campos para que você possa alterá-los.
Para cada item, preencha os campos e clique no botão ADICIONAR. Continue repetindo esse processo até que todos os itens desejados sejam incluídos.
Prossiga para a aba seguinte, se aplicável, ou salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Nesta aba é realizado o registro e o acompanhamento de todas as manutenções, sejam elas preventivas ou corretivas, feitas no equipamento ou em seus itens serializados. Os campos são preenchidos como segue:
[1] Tipo de Manutenção: Descreva o tipo de serviço a ser realizado (ex: “Manutenção Preventiva”, “Reparo Corretivo”).
[2] Entrada em Manutenção: Informe a data em que o equipamento iniciou o processo de manutenção.
[3] Previsão de Conclusão da Manutenção: Indique a data estimada para o término do serviço de manutenção.
[4] Responsável pela Manutenção: Informe o nome do técnico ou da empresa que está realizando a manutenção.
[5] Conclusão Manutenção: Registre a data em que a manutenção foi efetivamente finalizada.
[6] Nro Série: Especifique o número de série do item que está recebendo a manutenção, caso o equipamento possua múltiplos itens serializados.
Para cada item, preencha os campos e clique no botão ADICIONAR. Continue repetindo esse processo até que todos os itens desejados sejam incluídos.
Prossiga para a aba seguinte, se aplicável, ou salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Após preencher os campos, clique em GRAVAR:
Uma vez concluído esse processo, o cadastro será salvo e estará disponível para ser utilizado.
Para realizar a manutenção (alterar e excluir) do cadastro de contas de resultado, consulte a atividade
Fazer manutenção no cadastro de equipamentos de locação.
Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro
Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.
Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:
