O que é
Essa atividade registra no ERP Autcom os equipamentos disponíveis para aluguel, vinculando-os a um produto já cadastrado no sistema com a opção Permite Locação habilitada e o Tipo de produto na locação definido como Principal ou Ambos (quando a empresa está configurada para trabalhar com acessórios).
No cadastro, são definidos preços, formas de controle (por número de série ou quantidade), pacotes promocionais e acessórios compatíveis, evitando combinações incorretas. Também é possível determinar se o preço será fixo ou calculado pro-rata, e se descontos poderão ser aplicados no contrato ou apenas no faturamento.
Assim, o sistema aplica automaticamente as regras de negócio, agiliza a operação, padroniza procedimentos e facilita o controle do estoque.
Caminho para acessar
Para cadastrar um equipamento para locação, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Cadastros [1], opção Locação de Equipamentos [2], opção Cadastro de Equipamentos para Locação [3]:
Caminho de acesso: Cadastros/Locação de Equipamentos/Cadastro de Equipamentos para Locação – frmCadEquLocacao
Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:
Caminho de acesso: Principal/Manutenção de Cadastros/Locação de Equipamentos/Cadastro de Equipamentos para Locação – frmCadEquLocacao
Precisa configurar
Direito de Acesso
Para execução dessa atividade, é necessário liberar o seguinte direito de acesso no ERP Autcom:
- Principal > Manutenção de Cadastros > Cadastro de Equipamentos para Locação
Avalie o direito abaixo e libere-o para o operador, se necessário:
- Direito de Acesso > Locação de Equipamento > Cadastro de Equipamento – Permitir realizar Manutenção Técnica
Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).
Configurações
Para execução dessa atividade as configurações abaixo devem ser definidas como segue e conforme a necessidade da empresa:
| Código | Descrição | Opção |
| CFG_LOCEQU | Utilizar Controle de Locação de Equipamentos? |
Essa é a configuração principal para habilitar o processo de locação de equipamentos no sistema. Selecione Sim, obrigatoriamente, para garantir que as rotinas necessárias fiquem disponíveis. |
| CFG_UTIACE | Utilizar acessórios na locação de equipamentos? | Essa configuração determina se o sistema permitirá o uso de acessórios na locação de equipamentos.
Quando definida como Sim: o sistema exibirá a aba “Acessórios do Equipamento” na tela Cadastro de Locação de Equipamentos permitindo associar acessórios ao equipamento principal. Os acessórios precisam estar previamente cadastrados na atividade Cadastrar acessórios para locação.
Quando definida como Não: a aba “Acessórios do Equipamento” não será exibida, e não será possível associar acessórios à locação. |
| CFG_CTRSER | Utilizar controle de Série no cadastro de Equipamentos para Locação? | Essa configuração determina se o sistema deve exibir a aba “2 – Série” na tela Cadastro de Locação de Equipamentos.
Quando definida como Sim: o sistema exibirá a aba “Série” na tela Cadastro de Locação de Equipamentos. Quando definida como Não: a aba “Série” não será exibida na tela Cadastro de Locação de Equipamentos |
| CFG_UTIMTC | Utilizar controle de manutenção técnica dos equipamentos para locação? | Essa configuração define se o sistema exibirá a aba “Manutenção Técnica” na tela Cadastro de Locação de Equipamentos.
Quando definida como Sim: A aba “Manutenção Técnica” será exibida, permitindo registrar e acompanhar informações de manutenção técnica do equipamento. Quando definida como Não: a aba “Manutenção Técnica” não será exibida e o controle de manutenção técnica não estará disponível no cadastro. |
Como fazer
Para cadastrar um equipamento para locação, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Cadastros [1], opção Locação de Equipamentos [2], opção Cadastro de Equipamentos para Locação [3]:
Na tela Cadastro de Locação de Equipamentos, clique em INCLUIR para habilitar os campos para edição:
Para preencher corretamente as informações, acesse no sistema a aba descrita e, em seguida, consulte abaixo as orientações específicas de cada campo clicando sobre a aba correspondente:
Nesta aba são inseridas as informações gerais para o cadastro e controle do equipamento. Os campos são preenchidos como segue:
[1] Código: Código numérico sequencial gerado automaticamente pelo sistema para identificar o equipamento de forma única, após o cadastro ser salvo.
[2] Situação: Selecione o status atual do equipamento. As opções são: (A) para Ativo (disponível para locação), (I) para Inativo ou (B) para Bloqueado (indisponível para locação).
[3] Data de Venda: Caso o equipamento tenha sido vendido, informe a data em que a venda foi realizada. Nesse caso, o status do equipamentos será alterado automaticamente para Inativo.
[4] Descrição: Digite o nome ou a descrição principal do equipamento. Ex: “Betoneira 400L”, “Martelete Perfurador 5kg”.
[5] Nro Série: Informe o número de série do equipamento, caso o produto utilize controle por número de série.
[6] Não possui série: Marque esta caixa de seleção caso o equipamento não possua um número de série.
[7] Nro Patrimônio: Digite o número de patrimônio/ativo fixo utilizado para controle interno da empresa.
[8] Valor de Aquisição: Informe o custo de compra do equipamento.
[9] Data Aquisição: Informe a data em que o equipamento foi adquirido pela empresa.
[10] Valor Caução: Digite o valor que será cobrado do cliente como garantia (caução) durante o período de locação.
[11] Valor de Locação (hora): Digite o preço da locação do equipamento por hora se aplicável.
[12] Valor de Loc. Diária: Digite o preço da locação do equipamento por diária se aplicável.
[13] Utilizar valor fixo de Locação?: Selecione (S) para Sim ou (N) para Não. Indica se a locação terá um preço fixo, independente do período.
[14] Valor Total Loc: Informe o valor total da locação, caso seja utilizado um preço fixo.
[15] Data Ult. Manutenção: Campos informativos, preenchidos durante a inspeção do equipamento, se necessário
[16] Resp. Ult. Manutenção: Campos informativos, preenchidos durante a inspeção do equipamento, se necessário
[17] Garantia (meses): Informe o período de garantia do equipamento em meses.
[18] Grupo: Digite o código do grupo ou pressione / para pesquisar o grupo desejado. Ex: “Ferramentas Elétricas”, “Andaimes”.
[19] Modelo: Digite o modelo específico do equipamento, conforme definido pelo fabricante.
[20] Ano de Fabricação: Informe o ano em que o equipamento foi fabricado.
[21] Localização Física: Descreva a localização física do equipamento no pátio ou depósito da empresa. Ex: “Prateleira A-05”, “Pátio 2”.
[22] Produto: Digite o código do produto ou pressione / para pesquisar o produto desejado.
[23] Especificações: Campo de texto livre para detalhar as especificações técnicas, características ou observações importantes sobre o equipamento.
[24] Desc. Máx. Gerente %: Digite o percentual máximo de desconto que um Gerente tem permissão para conceder na locação deste equipamento.
[25] Desc. Máx. SubGerente %: Digite o percentual máximo de desconto que um Subgerente tem permissão para conceder na locação deste equipamento.
[26] Desc. Máx. Vendedor %: Digite o percentual máximo de desconto que um Vendedor tem permissão para conceder na locação deste equipamento.
[27] Realizar inspeção de saída automaticamente?: Selecione (S) para Sim ou (N) para Não, para definir se o sistema deve gerar uma inspeção de saída de forma automática quando o equipamento for locado.
[28] Realizar inspeção de entrada automaticamente?: Selecione (S) para Sim ou (N) para Não, para definir se o sistema deve gerar uma inspeção de entrada de forma automática quando o equipamento retornar da locação.
[29] Realizar o envio automaticamente após a inspeção de saída automática?: Selecione (S) para Sim ou (N) para Não, para definir se, após a inspeção de saída, o processo de envio/expedição do equipamento deve ser iniciado automaticamente.
Para cada item, preencha os campos e clique no botão ADICIONAR. Continue repetindo esse processo até que todos os itens desejados sejam incluídos.
Prossiga para a aba seguinte, se aplicável, ou salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Salve o cadastro conforme orientações abaixo.
A aba Série só será obrigatória se o equipamento possuir número de série cadastrado. Caso contrário, o preenchimento dessa aba não é necessário.
Esta aba é utilizada para cadastrar e gerenciar os números de série individuais de um mesmo modelo de equipamento. Cada linha na grade representa um item físico distinto. Os campos são preenchidos como segue:
[1] Nro Série: Informe o número de série do equipamento, fornecido pelo fabricante.
[2] Situação: Selecione o status atual do equipamento. As opções são: (A) para Ativo (disponível para locação), (I) para Inativo ou (B) para Bloqueado (indisponível para locação).
[3] Nro Patrimônio: Digite o número de patrimônio/ativo fixo utilizado para controle interno da empresa.
[4] Ano de Fabricação: Informe o ano em que o equipamento foi fabricado.
[5] Valor de Aquisição: Informe o custo de compra do equipamento.
[6] Data Aquisição: Informe a data em que o equipamento foi adquirido pela empresa.
[7] Data de Venda: Caso o equipamento tenha sido vendido, informe a data em que a venda foi realizada.
[8] Data Ult. Manutenção: Campos informativos, preenchidos durante a inspeção do equipamento, se necessário.
[9] Tempo de uso desde última manutenção: Campos informativos, preenchidos durante a inspeção do equipamento, se necessário.
[10] Resp. Ult. Manutenção: Campos informativos, preenchidos durante a inspeção do equipamento, se necessário.
Para cada item, preencha os campos e clique no botão ADICIONAR. Continue repetindo esse processo até que todos os itens desejados sejam incluídos.
Prossiga para a aba seguinte, se aplicável, ou salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Nesta aba, é possível vincular os acessórios que acompanham o equipamento principal. Os campos são preenchidos como segue:
[1] Acessório: Digite o código do acessório ou pressione / para pesquisar o acessório desejado. Caso o acessório de locação não esteja cadastrado, consulte a atividade Cadastrar acessórios para locação para saber mais sobre isso.
[2] Quantidade: Informe a quantidade do acessório que será vinculada.
Para cada item, preencha os campos e clique no botão ADICIONAR. Continue repetindo esse processo até que todos os itens desejados sejam incluídos.
Prossiga para a aba seguinte, se aplicável, ou salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Nesta aba, é possível cadastrar negociações de valores específicos para determinados períodos de locação. Os campos são preenchidos como segue:
[1] Sempre faturar o valor negociado: Defina se o valor negociado nesta tela deve sempre ser utilizado no faturamento. Marque “(S) Sim” ou “(N) Não”.
[2] Descrição: Digite um nome ou identificação para a negociação (Ex: “Pacote semanal”).
[3] Quantidade de Dias: Informe o número de dias que esta negociação de valor irá abranger.
[4] Valor Total: Informe o valor total negociado para a quantidade de dias especificada. O sistema calculará o valor da diária correspondente na grade abaixo.
Para excluir uma negociação, selecione-a na grade e pressione a tecla Delete no teclado.
A edição só é possível após o cadastro ter sido salvo. Para isso, selecione a negociação na grade e pressione Enter. Os dados serão carregados nos campos para que você possa alterá-los.
Para cada item, preencha os campos e clique no botão ADICIONAR. Continue repetindo esse processo até que todos os itens desejados sejam incluídos.
Prossiga para a aba seguinte, se aplicável, ou salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Nesta aba é realizado o registro e o acompanhamento de todas as manutenções, sejam elas preventivas ou corretivas, feitas no equipamento ou em seus itens serializados. Os campos são preenchidos como segue:
[1] Tipo de Manutenção: Descreva o tipo de serviço a ser realizado (ex: “Manutenção Preventiva”, “Reparo Corretivo”).
[2] Entrada em Manutenção: Informe a data em que o equipamento iniciou o processo de manutenção.
[3] Previsão de Conclusão da Manutenção: Indique a data estimada para o término do serviço de manutenção.
[4] Responsável pela Manutenção: Informe o nome do técnico ou da empresa que está realizando a manutenção.
[5] Conclusão Manutenção: Registre a data em que a manutenção foi efetivamente finalizada.
[6] Nro Série: Especifique o número de série do item que está recebendo a manutenção, caso o equipamento possua múltiplos itens serializados.
Para cada item, preencha os campos e clique no botão ADICIONAR. Continue repetindo esse processo até que todos os itens desejados sejam incluídos.
Salve o cadastro conforme orientações abaixo.
Após preencher os campos, clique em GRAVAR:
Uma vez concluído esse processo, o cadastro será salvo e estará disponível para ser utilizado.
Para realizar a manutenção (alterar e excluir) do cadastro de contas de resultado, consulte a atividade Fazer manutenção no cadastro de equipamentos de locação.
Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro
Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.
Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:
