O que é
Esta atividade orienta como realizar o cadastro de clientes no ERP Autcom, garantindo que as informações necessárias para operações de faturamento sejam corretamente registradas no sistema. O cadastro de clientes é essencial para identificar, organizar e controlar as transações comerciais realizadas pela empresa.
O cadastro de cliente é composto por várias abas, onde cada uma agrupa dados específicos e, algumas dessas abas são habilitadas através de configurações. Neste documento, vamos focar nas abas Geral e Endereço de Entrega. As demais abas, que não são obrigatórias inicialmente, serão abordadas em atividades específicas da documentação, conforme o contexto de uso. Elas serão explicadas quando forem necessárias para uma atividade ou processo específico que utilize as informações contidas naquela aba.
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Para consultar a documentação das demais abas, você pode utilizar o campo de pesquisa no Portal de Documentação. Pesquise pela atividade relacionada usando palavras-chave, como o nome da aba, por exemplo.[/bs_notification]
Caminho para acessar
Para cadastrar um cliente, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Cadastros [1], opção Clientes [2]:
Caminho de acesso: Cadastros/Clientes – frmCadClientes
Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:
Caminho de acesso: Principal/Manutenção de Cadastros/Clientes – frmCadClientes
Precisa configurar
Direito de Acesso
Para execução dessa atividade, é necessário liberar o seguinte direito de acesso no ERP Autcom:
- Principal > Manutenção de Cadastros > Clientes
Avalie os direitos abaixo e libere-os para o operador, se necessário:
- Direito de Acesso > Clientes > Digitação de Bairro (Cadastro de Clientes)
- Direito de Acesso > Clientes > Digitação de CEP (Cadastro de Clientes)
- Direito de Acesso > Clientes > Digitação de Cidade (Cadastro de Clientes)
- Direito de Acesso > Clientes > Digitação de Complemento do Endereço (Cadastro de Clientes)
- Direito de Acesso > Clientes > Digitação de Inscrição Estadual (Cadastro de Clientes)
- Direito de Acesso > Clientes > Digitação de Inscrição Municipal/De Produtor (Cadastro de Clientes)
- Direito de Acesso > Clientes > Digitação de Número do Endereço (Cadastro de Clientes)
- Direito de Acesso > Clientes > Digitação de CEP (Cadastro de Clientes)
- Direito de Acesso > Clientes > Permissão para visualizar aba “Complementos”
- Direito de Acesso > Clientes > Permissão para visualizar aba “Endereços de Entrega”
- Direito de Acesso > Clientes > Permitir incluir/alterar clientes pessoa física
- Direito de Acesso > Clientes > Permitir incluir/alterar clientes pessoa jurídica
- Direito de Acesso > Clientes > Permitir Número do endereço em branco
Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).
Configurações
Para execução dessa atividade as configurações abaixo devem ser definidas conforme a necessidade da empresa:
| Código | Descrição | Opção |
| CFG_DTAFND | Obrigar informar a Data de Fundação quando Pessoa Jurídica? | Essa configuração determina se o sistema deve exigir que o campo Data de Fundação seja preenchido ao cadastrar ou editar informações de um cliente Pessoa Jurídica.
Quando definida como Sim: o sistema tornará o preenchimento do campo Data de Fundação obrigatório para todas as Pessoas Jurídicas. Quando definida como Não: o preenchimento do campo Data de Fundação será opcional. |
| CFG_DTANSC | Obrigar informar a Data de Nascimento quando Pessoa Física? | Essa configuração determina se o sistema deve exigir que o campo Data de Nascimento seja preenchido ao cadastrar ou editar informações de um cliente Pessoa Física.
Quando definida como Sim: o sistema tornará o preenchimento do campo Data de Nascimento obrigatório para todas as Pessoas Físicas. Quando definida como Não: o preenchimento do campo Data de Nascimento será opcional. |
| CFG_CEPOBR | Obrigar informar o CEP no Endereço de Entrega? | Essa configuração determina se o sistema deve exigir que o campo CEP do endereço de entrega seja preenchido ao cadastrar ou editar informações de um cliente.
Quando definida como Sim: o sistema tornará o preenchimento do campo CEP do endereço de entrega obrigatório para todos os clientes. Quando definida como Não: o preenchimento do campo CEP do endereço de entrega será opcional. |
| CFG_EMAOBG | Obrigar informar o Email-1? | Essa configuração determina se o sistema deve exigir que o campo Email-1 seja preenchido ao cadastrar ou editar informações de um cliente.
Quando definida como Sim: o sistema tornará o preenchimento do campo Email-1 obrigatório para todos os clientes. Quando definida como Não: o preenchimento do campo Email-1 será opcional. |
| CFG_CLOBRG | Obrigar informar o RG, quando pessoa física? | Essa configuração determina se o sistema deve exigir que o campo RG seja preenchido ao cadastrar ou editar informações de um cliente Pessoa Física.
Quando definida como Sim: o sistema tornará o preenchimento do campo RG obrigatório para todas as Pessoas Físicas. Quando definida como Não: o preenchimento do campo RG será opcional. |
| CFG_TELOBG | Obrigar informar o Telefone-1 nos dados cadastrais do cliente? | Essa configuração determina se o sistema deve exigir que o campo Telefone-1 seja preenchido ao cadastrar ou editar informações de um cliente.
Quando definida como Sim: o sistema tornará o preenchimento do campo Telefone-1 obrigatório para todos os clientes. Quando definida como Não: o preenchimento do campo Telefone-1 será opcional. |
| CFG_CELOBG | Obrigar preenchimento do celular? | Essa configuração determina se o sistema deve exigir que o campo Celular seja preenchido ao cadastrar ou editar informações de um cliente.
Quando definida como Sim: o sistema tornará o preenchimento do campo Celular obrigatório para todos os clientes. Quando definida como Não: o preenchimento do campo Celular será opcional. |
| CFG_TABPAD | Tabela de preço padrão | Essa configuração permite definir a tabela de preço padrão que será atribuída automaticamente a todos os novos clientes cadastrados no sistema.
Durante o cadastro, o campo “Tabela de Preço” será preenchido com a tabela especificada. Esta tabela também será sugerida para o faturamento das vendas do cliente. [bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Se a configuração CFG_TBPSUG (Tabela de preço usada como sugestão no faturamento) estiver configurada, a tabela de preço definida no cadastro do cliente será ignorada. Em vez disso, a tabela indicada nesta configuração será utilizada como sugestão no faturamento.[/bs_notification] [bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Se a configuração CFG_UTAPTB (Utilizar apenas uma tabela de preço no faturamento) estiver ativada, todas as configurações de sugestão de tabela serão desconsideradas, e a tabela definida nessa configuração será a única usada no faturamento.[/bs_notification] |
| CFG_TPRFAT | Permitir cadastrar/alterar um cliente sem definir a tabela de preço? | Essa configuração define se é permitido cadastrar ou alterar um cliente sem associar uma tabela de preço.
Quando definida como Sim: o sistema permitirá que o cadastro ou a alteração do cliente seja feito sem a necessidade de informar uma tabela de preço. Quando definida como Não: será obrigatório definir uma tabela de preço para finalizar o cadastro ou alteração do cliente. |
| CFG_INVCEP | Quando utiliza cadastro de CEP (CFG_USACEP), ao informar um CEP inválido no cadastro: | Essa configuração controla como o sistema reage quando o usuário tenta inserir um CEP que não é reconhecido (inválido) no cadastro. Existem duas opções:
Avisar e permitir que o operador prossiga: nesse caso, o sistema exibirá uma mensagem de aviso indicando que o CEP informado é inválido, mas permitirá que o operador continue e finalize o cadastro com o CEP fornecido Travar a inserção do cadastro: o sistema bloqueará o cadastro até que o usuário informe um CEP válido, reconhecido pelo banco de dados de CEPs do sistema. |
| CFG_REPNOV | Representante para novos clientes | Essa configuração permite definir o representante padrão atribuído a todos os novos clientes cadastrados no sistema.
Durante o cadastro, o sistema preenche o campo “Representante” de forma automática com o operador especificado, simplificando o processo e garantindo consistência. |
| CFG_SENNUM | Senha para permitir o número do endereço do cliente em branco. | Configure uma senha que deverá ser informada para permitir que o campo “Número do Endereço” seja deixado em branco durante o cadastro do cliente. |
| CFG_CNPENT | Solicitar CNPJ/IE no endereço de entrega para cadastros de cliente pessoa jurídica? | Essa configuração determina se o sistema deve exigir que o campo CNPJ/IE seja preenchido ao cadastrar ou editar informações de um cliente Pessoa Jurídica.
Quando definida como Sim: o sistema tornará o preenchimento do campo CNPJ/IE obrigatório para todas as Pessoas Jurídicas. Quando definida como Não: o preenchimento do campo CNPJ/IE será opcional. |
| CFG_STCLNV | Status para novos clientes | Essa configuração permite definir o status padrão (Ativo ou Inativo) para novos clientes cadastrados no sistema.
Ativo: ao realizar o cadastro do cliente, o campo Status será automaticamente preenchido como A (Ativo). Inativo: ao realizar o cadastro do cliente, o campo Status será automaticamente preenchido como I (Inativo). |
| CFG_REFCLO | Tornar obrigatório a digitação do campo “Referência” no Endereço de Entrega? | Essa configuração determina se o sistema deve exigir que o campo Referência do endereço de entrega seja preenchido ao cadastrar ou editar informações de um cliente.
Quando definida como Sim: o sistema tornará o preenchimento do campo Referência do endereço de entrega obrigatório para todos os clientes. Quando definida como Não: o preenchimento do campo Referência do endereço de entrega será opcional. |
| CFG_VLTECL | Validar campos de Telefone no cadastro de clientes? | Essa configuração permite validar os campos de telefone no cadastro de clientes.
Quando definida como Sim: o sistema só permitirá a gravação de números de telefone que sigam os formatos específicos:
Os números devem ter, no mínimo, 10 e, no máximo, 11 caracteres, já incluindo o DDD. Caso seja informado um número fora desses formatos, o sistema não permitirá a gravação e exibirá uma mensagem de erro. Quando definida como Não: o sistema não validará os números de telefones informados. |
| CFG_VENNOV | Vendedor para novos clientes | Essa configuração permite definir o vendedor padrão atribuído a todos os novos clientes cadastrados no sistema.
Durante o cadastro, o sistema preenche o campo “Vendedor” de forma automática com o operador especificado, simplificando o processo e garantindo consistência. |
Como fazer
Para cadastrar um cliente, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Cadastros [1], opção Clientes [2]:
Na tela Cadastro de Clientes, clique no botão INCLUIR para habilitar os campos para edição:
O cadastro de clientes é organizado por abas, onde cada uma agrupa dados específicos e, algumas dessas abas, são habilitadas através de configurações. Nesta atividade, o foco será nas abas Geral e Endereço de Entrega, que serão detalhadas a seguir. Clique na aba correspondente para acessar o conteúdo:
[bs_tabs]
[bs_thead]
[bs_tab class=”nav-item active” type=”tab” href=”#bs_first_tab30″ title=”Geral”]
[bs_tab class=”nav-item” type=”tab” href=”#bs_tab228855999999940430″ title=”Endereços de Entrega”]
[/bs_thead][bs_tcontents]
[bs_tcontent class=”tab-pane fade active” id=”bs_first_tab30″]
Geral
A aba Geral reúne as informações básicas do cliente. Alguns campos são obrigatórios, enquanto outros aparecem de acordo com as configurações do sistema. Por isso, é possível que alguns campos descritos aqui não estejam disponíveis na sua tela ou que campos adicionais sejam exibidos. Nesta atividade, vamos abordar apenas os campos obrigatórios e básicos. Se precisar de ajuda com outros campos, entre em contato com a Citel.
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Organizamos a descrição dos campos por categoria de informações, e não necessariamente na mesma ordem em que aparecem na tela. Assim, você encontrará os campos agrupados conforme o tipo de dado, facilitando a compreensão e o preenchimento de cada seção.[/bs_notification]
Dados básicos
Na seção de Dados Básicos do cadastro de cliente, você deverá preencher informações essenciais que identificam o cliente dentro do sistema. Abaixo estão os principais campos dessa etapa:
- Código: O código do cliente deve conter 8 dígitos numéricos. A quantidade padrão definida pelo sistema é de 8 dígitos, como no exemplo:
00000001. O preenchimento pode ser automático ou manual, conforme a configuração utilizada. Caso esteja definido como manual, o usuário deverá informar um código com 8 dígitos. - Situação: para que o cliente esteja liberado para uso no sistema, digite S (Sim). Caso seja necessário inativar o cliente, digite N (Não).
| Comportamento do Cliente Inativo nas Operações |
|
O campo Situação do cadastro de clientes define o status do cliente no sistema. No entanto, marcar um cliente como Inativo não impede automaticamente que ele realize operações. O bloqueio de utilização do cliente inativo depende de configurações específicas do sistema, que determinam em quais rotinas a validação será aplicada. Configurações relacionadas Verifique as seguintes configurações:
Caso um cliente esteja Inativo e ainda assim seja possível realizar alguma operação (como venda, pedido ou orçamento), isso indica que a configuração correspondente à rotina não está habilitada para bloqueio. Portanto, sempre que necessário, valide a CFG relacionada à operação desejada. |
- Data de cadastro: preenchido automaticamente pelo sistema com a data do dia do cadastro.
- Últ. altera: campo reservado para gravação automática da data em que foi realizada a última alteração no cadastro.
- Operador: campo reservado para gravação automática do operador que fez a última alteração no cadastro.
- 1-CNPJ/2-CPF: digite 1 se e o documento é um número de CNPJ ou digite 2 se for CPF. Depois, informe o número do documento.
- Nome/Razão: preencha este campo com o nome completo do cliente (para pessoas físicas) ou a razão social da empresa (para pessoas jurídicas).
- Fantasia/Sobr.: use este campo para registrar o nome fantasia da empresa (no caso de pessoa jurídica) ou o sobrenome do cliente (no caso de pessoa física).
- Fundação/Nascimento: insira a data de fundação da empresa (no caso de pessoa jurídica) ou a data de nascimento do cliente (no caso de pessoa física).
Endereço principal
Nesta seção, você deve preencher as informações referentes ao endereço principal do cliente:
- CEP: digite o código do CEP do endereço ou pressione / para pesquisar e selecionar o CEP desejado. Ao selecionar o CEP corretamente, os campos Cidade, Estado, Endereço e Bairro são preenchidos automaticamente pelo sistema. Para completar o endereço, informe o Número e o Complemento, se houver.
[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]Os registros de CEP no sistema são atualizados mensalmente pela Citel com base nos arquivos disponibilizados pelos Correios. Por isso, é raro que um CEP não esteja cadastrado. Se você não encontrar um CEP, verifique no site dos Correios, no link abaixo, para confirmar se o número está correto. Se estiver, entre em contato com a Citel para que eles possam analisar o caso.
https://buscacepinter.correios.com.br/app/endereco/index.php
[/bs_notification]
Documentos
Nesta seção, você deve registrar os documentos essenciais do cliente:
- Estado Emiss. CPF: campo reservado para gravação automática do estado emissor do CPF.
- RG: informe o número da identidade do cliente, se necessário.
- Expedição: informe o órgão responsável pela emissão do RG e selecione o Estado correspondente, se necessário.
- Inscrição Estadual: informe o número da inscrição estadual do cliente (no caso de pessoa jurídica).
Contatos
Nesta seção, você deve registrar as informações de contato do cliente, como telefone, e-mail e outras formas de comunicação.
- Telefone 1/Ramal e Telefone.2/Ramal: informe o telefone seguido do ramal, se houver.
- Celular: informe o número do celular do cliente, incluindo o DDD.
- E-mail – 1: informe o e-mail do cliente.
- E-mail NFe: informe o e-mail para envio de NFe.
Tabela de Preço, Vendedor e Atividade
Nesta seção, são informados a tabela de preço, o Vendedor e a Atividade:
- Tabela de Preço: ao cadastrar um cliente, o sistema preenche automaticamente o campo com a tabela de preço definida na configuração CFG_TABPED. Se essa configuração estiver definida como “Nenhuma”, o campo ficará em branco e você deve informar o número da tabela padrão para o cliente.
- Vendedor: ao cadastrar um cliente, o sistema preenche automaticamente o campo com o operador definido na configuração CFG_VENNOV. Se essa configuração não estiver definida, o campo ficará em branco e você deve informar um vendedor padrão para o cliente.
- Atividade: digite o código do atividade do cliente ou pressione / para pesquisar e selecionar a atividade desejada.
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Se a atividade desejada não estiver listado, você pode cadastrá-la rapidamente pressionando a tecla INSERT no teclado, o que abrirá o formulário de Cadastro de Atividades. Alternativamente, é possível realizar o cadastro diretamente em Cadastros > Atividades. Em caso de dúvidas nessa atividade, entre em contato com a Citel.[/bs_notification]
[/bs_tcontent]
[bs_tcontent class=”tab-pane fade” id=”bs_tab228855999999940430″]
Endereço de Entrega
A aba Endereços de Entrega permite registrar e gerenciar os endereços utilizados para a entrega de mercadorias ao cliente. É possível visualizar o endereço principal (endereço do cadastro do cliente), utilizado como padrão nas operações de entrega, além de adicionar outros endereços alternativos, caso o cliente tenha diferentes locais de recebimento.
Essa funcionalidade é especialmente útil para empresas que lidam com clientes que possuem múltiplos pontos de entrega, oferecendo flexibilidade e agilidade no processo logístico.
Tipos de endereço exibidos na lista
Na lista de endereços apresentada na tela, os registros podem aparecer com diferentes destaques visuais para facilitar a identificação:
- Endereço Principal: corresponde ao endereço mestre do cliente, definido no cadastro inicial (aba Geral). Esse endereço é identificado no sistema pela cor amarela e serve como referência padrão para as operações de entrega.
- Endereços Adicionais: são outros locais de entrega cadastrados para o mesmo cliente. Não há limite para a quantidade de endereços adicionais que podem ser registrados.
- Endereços Inativos: são endereços que não estão mais em uso. Esses registros permanecem no sistema apenas para histórico e são destacados na cor vermelha.
Na parte superior da tela [1], você encontrará os detalhes do endereço de entrega selecionado na lista de endereços [2]. Como dito anteriormente, o endereço principal do cliente [3] é destacado em amarelo e serve como referência principal. Esse endereço é apenas para visualização e não pode ser alterado diretamente nessa aba:
Para gerenciar endereços de entrega adicionais:
- Adicionar um endereço: Clique no botão INCLUIR [1] para habilitar os campos de endereço. Preencha as informações necessárias e, em seguida, clique no botão GRAVAR [2] para salvar. O novo endereço será listado sem marcações, indicando um endereço adicional.
- Alterar um endereço: selecione [1] o endereço na lista e clique em ALTERAR [2]. Edite as informações desejadas e clique em GRAVAR [3] para confirmar as alterações:
- Excluir um endereço: selecione [1] o endereço na lista, clique em EXCLUIR [2], e confirme a exclusão clicando em SIM [3] na mensagem exibida:
Além de cadastrar e editar pontos de entrega, essa aba também permite incluir observações específicas sobre a entrega, oferecendo informações adicionais que podem ser úteis no processo logístico:
[/bs_tcontent]
[/bs_tcontents]
[/bs_tabs]
[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]Você pode salvar o cadastro a qualquer momento clicando no botão GRAVAR. O sistema realizará as validações necessárias e, se houver alguma inconsistência, exibirá mensagens com instruções na tela. Nesse caso, ajuste as informações conforme indicado e clique em GRAVAR novamente para concluir o processo.
[/bs_notification]
Uma vez concluído esse processo, o cadastro do cliente será salvo e estará disponível para ser utilizado.
Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro
Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.
Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3] e confirme a seleção clicando em CONFIRMAR [4]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado [5]. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Lembrando que filtros disponíveis para busca e demais configurações da pesquisa são configurados no botão CONFIGURA CONSULTA e são definidos de acordo com a necessidade do operador.[/bs_notification]