O que é
O agrupamento de duplicatas é uma atividade que permite unir várias contas a pagar de um mesmo fornecedor em uma única duplicata. Isso é especialmente útil em situações em que o fornecedor oferece um desconto para o pagamento de várias duplicatas de uma vez, consolidando-as em uma única parcela.
Ao agrupar as duplicatas, o sistema reduz a quantidade de registros individuais, facilitando o processo de baixa e conferência para o operador. Assim, se você tiver duas ou mais duplicatas com o mesmo fornecedor, pode agrupá-las para simplificar o pagamento em um único lançamento.
Nesta atividade, vamos descrever como fazer o agrupamento de duplicatas de contas a pagar.
Caminho para acessar
Para realizar o agrupamento de duplicatas de contas a pagar, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Pagar [2], opção Agrupamento de Duplicatas [3]:
Caminho de acesso: Financeiro/Contas a Pagar/Agrupamento de Duplicatas – frmAgrupDuplicatasCtp
Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:
Caminho de acesso: Principal/Controle Financeiro/Contas a Pagar/Agrupamento de Duplicatas – frmAgrupDuplicatasCtp
Precisa configurar
Direito de Acesso
Para execução dessa atividade, é necessário liberar os seguintes direitos de acesso:
DIREITO DE ACESSO (AUTCOM)
- Principal > Controle Financeiro > Contas a Pagar > Agrupamento de Duplicatas
Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).
Configurações
Para execução dessa atividade, defina as configurações abaixo conforme as orientações e a necessidade da empresa:
| Código | Descrição | Opção |
| CFG_DTAAGP | Data para emissão do agrupamento – CONTAS A PAGAR | Essa configuração determina a data de emissão da nova duplicata gerada pelo agrupamento e será usada para calcular o vencimento, de acordo com a condição de pagamento escolhida. As opções são:
|
| CFG_AGRTPP | Empresa geradora do agrupamento – CONTAS A PAGAR | Defina a empresa que geradora do agrupamento:
Empresa que está agrupando ou Empresa das duplicatas selecionadas. |
| CFG_DESAGP | Permite desconto no Agrupamento de Contas a Pagar? | Selecione Sim para permitir a inclusão de um desconto ao agrupar duplicatas de contas a pagar. Quando essa opção é ativada, o sistema solicitará que você informe os valores de desconto durante o processo de geração.
Selecione Não se não quiser permitir a inclusão de descontos ao agrupar duplicatas de contas a pagar. |
| CFG_AGRCTP | Seq. Agrupamento de contas a pagar | Informe o sequencial para a numeração das duplicatas de agrupamento de contas a pagar. |
Como fazer
Para realizar o agrupamento de duplicatas de contas a pagar, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Pagar [2], opção Agrupamento de Duplicatas [3]:
A tela Agrupamento de Duplicatas – Contas a Pagar será exibida. O processo começa com a filtragem das duplicatas que serão agrupadas.
Filtrar as duplicatas
Utilize os filtros disponíveis para pesquisar as duplicatas:
Verifique adiante as orientações para utilizar os filtros.
Nos filtros Empresa, Fornecedor, Portador, Centro de Custos e Plano de Contas você pode digitar o código diretamente ou usar o comando / para pesquisar e selecionar um registro cadastrado [1]. Se não quiser usar um desses filtros, basta pressionar Enter [2] no campo e todos os registros relacionados serão considerados.
O filtro Filtrar duplicatas das filiais é ativado quando um fornecedor é selecionado no filtro Fornecedor. Com esse filtro ativado, o sistema exibirá as duplicatas do fornecedor selecionado e de todos os fornecedores que compartilham os mesmos 8 primeiros dígitos do CNPJ do fornecedor em questão.
Por fim temos os filtros Período [1] e Datas [2], que são complementares. Primeiro você seleciona a que período se refere: Emissão, Vencimento, Documento. Depois definimos as datas inicial e final, digitando as datas ou usando o calendário disponível:
Após preencher os filtros de acordo com sua necessidade, clique no botão CARREGAR TÍTULOS [1]. O resultado será exibido no grid de resultados [2]:
Depois de filtrar, precisamos selecionar no resultado quais duplicatas farão parte do agrupamento.
Selecionar duplicatas para agrupamento
Para selecionar a duplicada que fará parte do agrupamento dê um duplo clique [1] sobre ela. Faça isso para todas as duplicatas que deseja agrupar e clique no botão [F10] CONFIRMA [2]. Confirme o agrupamento na mensagem seguinte clicando em SIM [3]:
Agrupar as duplicatas
Após confirmar o agrupamento, é necessário indicar o Portador (responsável por registrar o pagamento da duplicata) e o Vendedor. Para esses campos, você pode digitar o código ou pressionar / no teclado para pesquisar e selecionar o registro desejado. O Histórico 1 não é obrigatório, mas se digitado, será exibido no histórico da duplicata gerada pelo agrupamento. Preencha os campos e clique em CONFIRMA:
Quando as duplicatas agrupadas possuírem planos de contas e/ou empresas diferentes, o sistema fará um alerta e perguntará se você deseja realizar o desmembramento automático dos plano de contas/empresas na nova duplicata gerada. Selecione Sim ou Não para prosseguir:
Em seguida, é necessário informar a condição de pagamento [1] acordada com o fornecedor. Você pode digitar o código ou pressionar / no teclado para pesquisar e selecionar o registro desejado. Feito isso, clique em CONFIRMA [2] para visualizar a tela Digitação de Duplicatas [3]:
Na tela Digitação de Duplicatas serão mostradas as duplicatas com os vencimentos e valores [1] de acordo com as informações definidas anteriormente. Você pode ajustar os valores, caso seja necessário. Estando de acordo, clique no botão CONFIRMA [2] para salvar o cadastro e em SIM [3] para confirmar. O número da nova duplicata [4] será exibido na tela:
A nova duplicata será registrada na manutenção de contas a pagar com a Série AG [1] e o número das duplicatas originais poderá ser conferido no campo Histórico [1]. Para consultar a duplicata de agrupamento, acesse Financeiro/Contas a Pagar/Manutenção de Contas a Pagar. Se precisar de ajuda, consulte a atividade Fazer manutenção individual de contas a pagar.
As duplicatas originais serão excluídas da manutenção de contas a pagar. Caso seja necessário desfazer o agrupamento, consulte a atividade Desagrupar duplicatas de contas a pagar.
Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro
Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.
Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3] e confirme a seleção clicando em CONFIRMAR [4]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado [5]. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:
