O que é

A atividade de Geração automática de contas a pagar permite criar várias duplicatas (parcelas) de uma única vez para o mesmo fornecedor.

Ela é indicada quando a conta possui duas ou mais parcelas (A, B, C etc.), pois o sistema gera automaticamente toda a sequência de vencimentos a partir de um único lançamento.

Essa rotina cria uma sequência vinculada de títulos no Contas a Pagar, que posteriormente pode ser ajustada de forma coletiva pela rotina de Manutenção coletiva das duplicatas de geração automática, caso seja necessário alterar toda a sequência gerada.

Caminho para acessar

Para realizar a geração automática de contas a pagar, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Pagar [2], opção Geração automática [3]:

Caminho de acesso: Financeiro/Contas a Pagar/Geração automática – frmGerAutCadCtaPagar

Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:

Caminho de acesso: Principal/Controle Financeiro/Contas a Pagar/Geração automática – frmGerAutCadCtaPagar

Precisa configurar

Direito de Acesso

Para execução dessa atividade, é necessário liberar os seguintes direitos de acesso:

DIREITO DE ACESSO (AUTCOM)

• Principal > Controle Financeiro > Contas a Pagar > Geração automática.

Avalie os direitos abaixo e libere-os para o operador, se necessário:

• Direitos de Acesso > Contas a pagar > Permitir data de cadastro de duplicata de contas a pagar inferior a data atual.

Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).

Configurações

[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]Tenha cuidado ao realizar essas configurações, pois elas também afetam o lançamento manual de contas a pagar.[/bs_notification]

Para execução dessa atividade, defina as configurações abaixo conforme as orientações e a necessidade da empresa:

Código	Descrição	Opção
CFG_VEIOBO	Ao incluir Contas a Pagar, preencher com (S)im, (N)ão, ou deixar em branco o campo Veio Boleto?	Escolha entre as opções: Sim, Não ou Branco. O campo Veio Boleto na Manutenção de Contas a Pagar será preenchido de acordo com essa configuração.
CFG_VEIONF	Ao incluir Contas a Pagar, preencher com (S)im, (N)ão, ou deixar em branco o campo Veio NF?	Escolha entre as opções: Sim, Não ou Branco. O campo Veio NF na Manutenção de Contas a Pagar será preenchido de acordo com essa configuração.
CFG_CTPOBE	Obrigar o preenchimento do Centro de Custos na manutenção de contas a pagar?	Quando selecionado Sim, ao lançar o contas a pagar, será obrigatório preencher o campo Centro de Custos. Quando selecionado Não, ao lançar o contas a pagar, não será obrigatório preencher o campo Centro de Custos.
CFG_CTPOBP	Obrigar o preenchimento do portador na manutenção de contas a pagar?	Quando selecionado Sim, ao lançar o contas a pagar, será obrigatório preencher o campo Portador. Quando selecionado Não, ao lançar o contas a pagar, não será obrigatório preencher o campo Portador.
CFG_IMP_CP	Pede impressão de CP	Quando selecionado Sim, ao gravar o lançamento da conta a pagar o sistema perguntará se deseja imprimir o Controle de Pagamento (CP). [bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Para impressão do CP é necessário definir o layout da impressão e a quantidade de vias respectivamente nas configurações CFG_LAY_CP (Layout de impressão do CP) e CFG_VIASCP (Quantidade de vias para impressão).[/bs_notification] Quando selecionado Não, o Controle de Pagamento não será impresso.
CFG_LAY_CP	Layout de Impressão do CP	Selecione o layout para impressão do Controle de Pagamento (CP): Meia folha. Folha inteira. Folha inteira, com 3 por página.
CFG_VIASCP	Quantidade de vias para impressão do CP	Defina a quantidade de vias para impressão do Controle de Pagamento (CP).
CFG_USACTF	Quando lançar contas a pagar para um fornecedor, permitir somente informar plano de contas vinculados ao fornecedor?	Quando selecionado Sim, obrigatoriamente o plano de contas informado no lançamento deverá ser um vinculado ao cadastro do fornecedor associado à duplicata. Quando selecionado Não, qualquer plano de contas poderá ser informado no lançamento do contas a pagar.

Como fazer

Para realizar a geração automática de contas a pagar, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Pagar [2], opção Geração automática [3]:

Na tela  Geração Automática de Contas a Pagar os campos são preenchidos como segue, começando por:

• [1] Fornecedor*: campo obrigatório. Digite o código do fornecedor ou pressione / para pesquisar e selecionar o fornecedor desejado.
• [2] Portador*: digite o código do portador ou pressione / para pesquisar e selecionar o portador desejado. Caso seja necessário cadastrar um portador, consulte a atividade Cadastrar Portador.
• [3] Competência: esse campo não é editável. Ele será definido para as duplicatas de acordo com a opção escolhida em Competência Por.
• [4] Competência Por:
  • Se selecionado Data Cadastro, a competência de todas as duplicatas serão referente ao mês da data de cadastro. Por exemplo, Data Cadastro = 26/07/2024, então a competência para todas as duplicatas será 07/2024.
  • Se selecionado Data Vencimento, a competência da duplicata acompanhará o seu vencimento. Por exemplo:
    • Data Vencimento Duplicata A = 26/07/2024, a competência para a duplicata será 07/2024.
    • Data Vencimento Duplicata B = 26/08/2024, a competência para a duplicata será 08/2024.

Continuando, temos:

• [5] Dta 1ª Parcela: informe a data da primeira parcela. O vencimento das demais parcelas será calculado de acordo com essa data e o que for definido em Vencimento
• [6] Vencimento:
  • Usar dia Fixo:
    • Digite S para que o vencimento das parcelas seja fixo. Por exemplo, Dta 1ª Parcela = 26/08/2024, então as próximas parcelas vencerão sempre no dia 26 do mês correspondente.
    • Digite N para que o vencimento seja calculado de acordo com a Periodicidade que você definir.
• [7] Vlr 1ª Parcela: informe o valor das parcelas.

Seguindo com o preenchimento, informe a empresa e os valores para desconto, juros e multa:

• [8] Empresa*: preenchido com o código da empresa logada no sistema no momento da inclusão. Caso necessário alteração, basta digitar o código da empresa ou pressionar / para pesquisar e selecionar a empresa desejada.
• [9] Desconto: informe o valor de desconto que será aplicado caso a conta seja paga até o dia de vencimento.
• [10] Juros: informe a porcentagem de juros a ser cobrado em caso de atraso do pagamento.
• [11] Multa: informe o valor da multa a ser cobrada em caso de atraso do pagamento.

Continuando, informe a quantidade de parcelas e defina como será data de cadastro dessas parcelas:

• [12] Qtd. Parcela: informe a quantidade de parcelas da conta.
• [13] Dta. Cadastro fixa em “Hoje”?: ao selecionar essa opção, a data de cadastro de todas as parcelas serão iguais a data do dia da geração das duplicatas. Se não selecionar, será necessário informar como será definida a data de cadastro em Cadastro.
• [14] Cadastro:
  • Usar dia Fixo:
    • Digite S para que a data de cadastro seja fixa. Nesse caso o mês vai acompanhar o mês de vencimento.
    • Digite N para que a data de cadastro seja calculada de acordo com a periodicidade que você definir.

Continuando o cadastro, informamos o Centro de Custos e o Plano de Contas e as informações básicas do documento:

• [15] Plano de contas*: digite o código do plano de contas ou pressione / para pesquisar e selecionar o plano de contas desejado. Caso seja necessário cadastrar um plano de contas, consulte a atividade Cadastrar Plano de Contas.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Se a configuração CFG_USACTF estiver ativada, então, quando lançar contas a pagar para um fornecedor, será permitido informar somente plano de contas vinculados ao fornecedor.[/bs_notification]

• [16] Centro de Custos: digite o código do centro de custo ou pressione / para pesquisar e selecionar o centro de custo desejado. Caso seja necessário cadastrar um centro de custos, consulte a atividade Cadastrar Centro de Custos.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Se a configuração CFG_CTPOBE estiver ativada, então, será obrigatório informar um centro de custos.[/bs_notification]

• [17] Documento: informe o número do documento. Caso não seja informado, o sistema irá gerar automaticamente um sequencial ao salvar o registro.
• [18] Série: embora não seja obrigatório, influencia várias atividades no sistema, como exemplificamos abaixo.
  • Primeiro, ele é usado para filtrar registros durante a exportação de contas a pagar para outros sistemas. Por exemplo, ao exportar contas a pagar para a Prosoft, se você estiver lançando despesas referentes a taxas de cartão, você deve inserir “CRT” (CARTÃO) no campo Série. Isso permite que o sistema identifique que o lançamento está relacionado a cartão e decida se deve ou não incluir esse registro na exportação, conforme a necessidade da empresa. Da mesma forma, outras siglas como “BLT” para BOLETO e “TRF” para TRANSFERÊNCIA ajudam a categorizar os registros.
  • Além de ajudar na exportação, o campo Série pode funcionar como um identificador do tipo de documento. Isso facilita a consulta e a filtragem de registros. Por exemplo, para listar apenas duplicatas associadas a boletos, você pode usar a sigla “BLT”; para transferências, use “TRF”; e para pagamentos via PIX, use “PIX”. Dessa forma, você pode facilmente filtrar e listar apenas as duplicatas de cada tipo, tornando a gestão das contas a pagar mais eficiente.
• [19] Tipo Doc.: digite 1, 2 ou 3 de acordo com o tipo do documento. É importante que seja informado o tipo correto, pois essa informação é utilizada na geração do arquivo de remessa para pagamento.
  • (1)-Títulos: documentos de forma geral, como boletos bancários, documentos que formalizam a compra de mercadorias ou serviços, notas promissórias, e outros.
  • (2)-Tributos: quando a conta for do tipo tributo, será necessário selecionar a Guia e qual o código da receita. referente à conta.
  • (3)-Concessionárias: contas de água, energia, telefone, internet e outros.

Preencha os campos seguintes com S ou N, conforme a resposta à pergunta:

• [20] Campos S ou N:
  • Cheque*?: digite S para indicar que existe um cheque ou N para indicar que não existe cheque.
  • Veio Boleto?*: digite S para indicar que existe um boleto e N para indicar que não existe boleto.
  • Depósito?: digite N para indicar que o pagamento não será feito por depósito, e S para indicar que será feito por depósito. Nesse caso, no campo Conta [21], selecione a conta para pagamento, que deve estar previamente cadastrada no cadastro do fornecedor e digite um Histórico, caso desejar. Para mais informações, consulte a atividade  Ajustar o cadastro do fornecedor para processamento de duplicatas – Contas a pagar.
  • Previsão*?: o valor padrão desse campo é N (Não). Este campo é relevante apenas se a empresa utilizar a efetivação de previsão de contas a pagar. Para mais informações sobre esse assunto, entre em contato com a Citel.
  • Veio NF*?:  digite S para indicar que existe uma nota fiscal ou N para indicar que não existe nota fiscal.
  • Uso e consumo?: digite S para indicar que a conta é referente à material de uso e consumo ou N, caso contrário.
  • Pagamento antecipado*?: digite S para indicar que o pagamento foi antecipado.

Preenchidos os campos, clique em CONFIRMAR [1] e confira no grid como serão lançadas a duplicatas na manutenção de contas a pagar. Se necessário, você pode ajustar os valores dos campos [2] clicando sobre eles. Na parte inferior da tela, é exibido o valor total da conta [3]:

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Você pode alterar os campos e clicar novamente em CONFIRMAR quantas vezes forem necessárias.[/bs_notification]

Estando de acordo, clique no botão [F10] GRAVAR [1] para finalizar o lançamento, confirme a ação clicando em SIM [2] na mensagem seguinte e, por fim, clique em OK [3]:

[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]As duplicatas lançadas podem ser consultadas em Financeiro/Contas a Pagar/Manutenção de Contas a Pagar. Consulte a atividade Fazer manutenção de contas a pagar para saber mais sobre esse assunto.[/bs_notification]

Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro

Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.

Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3] e confirme a seleção clicando em CONFIRMAR [4]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado [5]. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Lembrando que filtros disponíveis para busca e demais configurações da pesquisa são configurados no botão CONFIGURA CONSULTA e são definidos de acordo com a necessidade do operador.[/bs_notification]

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Alguns campos aceitam a seleção de mais de um registro. Para isso, mantenha a tecla CRLT pressionada enquanto seleciona os registros desejados no grid.[/bs_notification]