ERP Autcom
Fazer manutenção individual de contas a pagar
O que é
A atividade de Manutenção de Contas a Pagar permite alterar ou consultar uma duplicata específica já registrada no sistema, independentemente de sua origem.
Ela pode ser utilizada para modificar títulos lançados manualmente, gerados pela entrada de mercadorias ou criados pela rotina de geração automática.
Nessa opção, a alteração é feita individualmente, ou seja, um título por vez.
Caminho para acessar
Para fazer a manutenção de contas a pagar, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Pagar [2], opção Manutenção de Contas a Pagar [3]:
Caminho de acesso: Financeiro/Contas a Pagar/Manutenção de Contas a Pagar – frmCadCtaPagar
Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:
Caminho de acesso: Principal/Controle Financeiro/Contas a Pagar/Manutenção de Contas a Pagar – frmCadCtaPagar
Precisa configurar
Direito de Acesso
Para execução dessa atividade, é necessário liberar os seguintes direitos de acesso:
DIREITO DE ACESSO (AUTCOM)
- Principal > Controle Financeiro > Contas a Pagar > Manutenção de Contas a Pagar.
Avalie os direitos abaixo e libere-os para o operador, se necessário:
- Direitos de Acesso > Contas a Pagar > Alterar Plano de contas
- Direitos de Acesso > Contas a Pagar > Alterar Plano de contas da baixa
- Direitos de Acesso > Contas a Pagar > Alterar Valor da Duplicata
- Direitos de Acesso > Contas a Pagar > Permitir alterar competência na Manutenção de Contas a Pagar
- Direitos de Acesso > Contas a Pagar > Permitir alterar competência para títulos baixados na manutenção de contas a pagar
- Direitos de Acesso > Contas a Pagar > Permitir alterar dados de todas as parcelas da nota
- Direitos de Acesso > Contas a Pagar > Permitir alterar plano de contas de duplicatas contabilizadas
- Direitos de Acesso > Contas a Pagar > Permitir Visualizar Anexos de Duplicatas no Contas a Pagar
- Direitos de Acesso > Contas a Pagar > Permite excluir duplicata
- Direitos de Acesso > Contas a Pagar > Permite reimprimir comprovante de pagamento
Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).
Configurações
Para execução dessa atividade, defina as configurações abaixo conforme as orientações e a necessidade da empresa:
| Código | Descrição | Opção |
| CFG_SEXCTP | Senha para Exclusão de Duplicata – Contas a pagar | Informe uma senha para ser usada na exclusão de uma conta a pagar, quando o sistema estiver configurado para utilizar senha de liberação fixa.
CFG_SENFVU – Tipo de Senha para faturamento = Fixa |
| CFG_CTPCAD | Deixar alterar a data de cadastro na manutenção? | Selecione Sim para permitir a alteração da data de cadastro de uma conta a pagar ou Não para não permitir.
Quando selecionado Não, o campo Data Cadastro ficará desabilitado. Quando selecionado Sim, deve ser definida ainda uma senha na configuração CFG_CTPSDC. |
| CFG_CTPSDC | Deixar alterar a data de cadastro? – Senha | Informe uma senha para ser usada na alteração da data de cadastro de uma conta a pagar. |
| CFG_CTPDTA | Deixar alterar a data de vencimento na manutenção? | Selecione Sim para permitir a alteração da data de vencimento de uma conta a pagar ou Não para não permitir.
Quando selecionado Não, o campo Data Vencimento ficará desabilitado. Quando selecionado Sim, deve ser definida ainda uma senha na configuração CFG_CTPSDV. |
| CFG_CTPSDV | Deixar alterar a data de vencimento – Senha | Informe uma senha para ser usada na alteração da data de vencimento de uma conta a pagar. |
| CFG_CTPPOR | Deixar alterar o portador na manutenção? | Selecione Sim para permitir a alteração do portador de uma conta a pagar ou Não para não permitir. |
| CFG_CTPSPO | Deixar alterar o portador na manutenção? – Senha | Se a configuração CFG_CTPPOR = Sim, você pode Informar uma senha para alterar o portador de uma conta a pagar. Se não informar uma senha, a alteração ainda poderá ser realizada. |
| CFG_CTPVAL | Deixar alterar o valor da duplicata na manutenção? | Selecione Sim para permitir a alteração do valor de uma conta a pagar ou Não para não permitir. |
| CFG_CTPSVD | Deixar alterar o valor da duplicata? – Senha | Se a configuração CFG_CTPVAL = Sim, você pode Informar uma senha para alterar o valor de uma conta a pagar. Se não informar uma senha, a alteração ainda poderá ser realizada. |
| CFG_ALTNEP | Travar alterações de campos principais no contas a pagar para não divergir da nota de entrada? | Quando selecionado Sim, não será permitido alterar os o valor, a data de cadastro e o plano de contas de duplicatas com o status FATURA (provenientes de entrada de mercadoria).
Quando selecionado Não, será permitido alterar. |
Como fazer
Para fazer a manutenção de contas a pagar, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Pagar [2], opção Manutenção de Contas a Pagar [3]:
A tela de Manutenção de Contas a Pagar é organizada entre as informações da conta a pagar e as informações da baixa da conta, conforme mostra o Guia Visual abaixo:
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]As informações da baixa da conta são preenchidas pelo ERP Autcom quando realizamos a baixa da duplicata, seja manualmente ou pelas atividades de envio de remessa bancária para pagamento. Para saber mais sobre esses assuntos, consulte as atividades abaixo:
- Fazer baixa manual de contas a pagar
- Gerar remessa de duplicatas de contas a pagar[/bs_notification]
Agora que sabemos do que se trata cada seção da Manutenção de Contas a Pagar, podemos descrever as operações possíveis para os registros.
Operações
Pesquisar registro
Para pesquisar uma conta, clique no botão PESQUISAR [1], selecione entre as opções TODOS, BAIXADOS e ABERTOS [2], e, na tela de consulta, utilize os filtros para pesquisar e selecionar [3] um registro:
Alterar registro
Após pesquisar o registro, clique no botão ALTERAR [1], para habilitar os campos para edição. Realize as alterações necessárias e clique no botão GRAVAR [2] para salvar o cadastro:
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Para saber os detalhes do cadastro de contas a pagar, consulte a atividade Lançar contas a pagar individual.[/bs_notification]
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Dependendo do campo, o sistema pode realizar validações. Nesse caso, mensagens com as orientações necessárias serão exibidas na tela. Além disso, pode ser necessário liberar travas relacionadas aos direitos de acesso mencionados no início desta atividade. Para saber como proceder, consulte a atividade Liberar travas no ERP Autcom para saber como proceder nesses casos.[/bs_notification]
Excluir registro
[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]Você só pode excluir registros de contas a pagar que ainda estão em aberto, ou seja, que não foram quitados. Se for uma conta a pagar já quitada, faça o estorno e, em seguida, a exclusão.[/bs_notification]
[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]Para excluir uma duplicata de contas a pagar, é necessário que o operador tenha o seguinte direito de acesso habilitado:
Direitos de Acesso > Contas a Pagar > Permite excluir duplicata.[/bs_notification]
[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]Para excluir uma duplicata de contas a pagar, o sistema solicita a liberação de uma trava. A apresentação dessa trava e o processo de liberação dependem da configuração definida. Nesta atividade, vamos ilustrar o método mais comum. Para verificar as configurações envolvidas e todas as opções de liberação, consulte a atividade Liberar travas no ERP Autcom.[/bs_notification]
Após pesquisar o registro, clique no botão EXCLUIR [1], realize a liberação da trava [2] e confirme a exclusão na mensagem seguinte clicando em SIM [3]:
Anexar arquivos
[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]Para que o operador consiga visualizar ou anexar arquivos na rotina de baixa de duplicatas no Contas a Pagar, é necessário que ele tenha o seguinte direito de acesso liberado: Direitos de Acesso > Contas a Pagar > Permitir Visualizar Anexos de Duplicatas no Contas a Pagar.
Esse direito controla a permissão de acesso aos anexos de duplicatas — tanto para consulta quanto para inclusão de arquivos.[/bs_notification]
Após pesquisar o registro, clique no botão ARQUIVOS ANEXOS [1]. Na tela seguinte, clique no botão IMPORTAR [2], localize e selecione [3] o arquivo no seu computador. O arquivo ficará disponível para utilização.
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]
- Para visualizar o arquivo anexado, clique duas vezes sobre ele.
- É possível anexar mais de um arquivo por vez, basta pressionar CTRL no teclado enquanto seleciona os arquivos.
- Para excluir um arquivo anexo, selecione-o na lista e pressione delete no teclado.[/bs_notification]
Ajustar valor das Parcelas
[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]Somente é possível utilizar esse recurso para duplicatas que não tiveram nenhuma de suas parcelas baixadas.[/bs_notification]
Você pode ajustar o valor das parcelas de duas maneiras: alterando diretamente o registro ou usando o botão [F2] AJUSTAR DADOS DAS PARCELAS. A vantagem deste recurso é que você pode modificar todas as parcelas de uma só vez, se necessário, sem precisar editar cada registro individualmente.
Para utilizar esse recurso, após pesquisar o registro, clique no botão [F2] AJUSTAR DADOS DAS PARCELAS [1] para abrir a tela Alteração de valor das parcelas de contas a pagar [2]:
Na tela Alteração de valor das parcelas de contas a pagar, todas as parcelas relacionadas à duplicata selecionada serão listadas. Informe o Valor [1] e escolha qual parcela será alterada [2]: primeira, última ou todas as parcelas. Clique no botão CONFIRMA [3] e verifique a alteração.
- O sistema ajustará o valor da parcela selecionada e redistribuirá os valores das demais parcelas, mantendo o valor total da duplicata inalterado, informando isso ao operador através de um aviso. Se o valor alterado divergir do valor original, o sistema informa e não permite a alteração.
Estando de acordo, clique no botão F10 GRAVAR [4] e em SIM [5] no aviso seguinte para confirmar e finalizar a alteração. Veja no Guia Visual abaixo a ilustração do procedimento:
Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro
Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.
Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3] e confirme a seleção clicando em CONFIRMAR [4]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado [5]. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Lembrando que filtros disponíveis para busca e demais configurações da pesquisa são configurados no botão CONFIGURA CONSULTA e são definidos de acordo com a necessidade do operador.[/bs_notification]
[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Alguns campos aceitam a seleção de mais de um registro. Para isso, mantenha a tecla CRLT pressionada enquanto seleciona os registros desejados no grid.[/bs_notification]
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