O que é

A conciliação financeira é um processo que rastreia a origem de um pagamento até seu depósito na conta da empresa, assegurando a identificação e correção de erros e inconsistências financeiras.

Quando a empresa possui um e-commerce e integra as vendas do marketplace no ERP Autcom, os recebimentos são registrados no sistema com a forma de pagamento CARTÃO, independente do tipo de pagamento feito pelo comprador no marketplace (cartão, boleto, Pix ou outras). Portanto, no ERP Autcom, a conciliação dessas vendas funciona como uma conciliação de cartões.

Algumas empresas gerenciam as vendas de todos os marketplaces em um único portal, centralizando as informações de recebimentos e facilitando a conciliação. Nesse cenário, o ERP Autcom oferece a conciliação da Koncili, realizada via API da conciliadora.

Através da API o sistema importa as informações necessárias para realizar a conciliação automaticamente. Isso proporciona mais agilidade, eficiência operacional e segurança no processamento das informações.

Nesta atividade, vamos descrever como realizar a conciliação de cartões da Koncili.

Caminho para acessar

Para realizar a conciliação de cartões da Koncili, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Financeiro [1], submenu Controle de cartões [2], opção Conciliação [3] e, por fim, Conciliação Koncili [4]:

Caminho de acesso: Financeiro/Controle de Cartões/Conciliação/Conciliação Koncili

Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:

Caminho de acesso: Principal/Financeiro/Controle de Cartões/Conciliação/Conciliação Koncili

Precisa configurar

A empresa deverá ter realizado a importação dos arquivos referente ao período que será conciliado. Consulte a atividade Importar arquivos para conciliação de cartões – Koncili para saber mais sobre esse assunto.

Direito de Acesso

Para execução dessa atividade, é necessário liberar o seguinte direito de acesso no ERP Autcom para o operador responsável:

• Principal > Controle Financeiro > Controle de Cartões > Conciliação > Conciliação Koncili

Avalie os direitos abaixo e libere-os, se for necessário:

• Direitos de Acesso > Cartões > Permitir ajustar o valor recebido do cartão na conciliação
• Direitos de Acesso > Cartões > Permitir realizar baixa de cartões de crédito com inconsistências dos arquivos importados

Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).

Configurações

Para execução dessa atividade, defina as configurações abaixo conforme as orientações e a necessidade da empresa:

Código	Descrição	Opção
CFG_BAIDEB	GERAL – Lançar Cancelamentos/Ajustes automaticamente na Movimentação Bancária ao conciliar cartões?	Quando selecionado Sim, o sistema lançará automaticamente na movimentação bancária os ajustes/cancelamentos informados nos arquivos da adquirente. Quando selecionado Não, os lançamentos devem ser lançados manualmente pelo operador.
CFG_CTC_AS	GERAL – Tipo de Baixa – CARTÕES	Essa configuração define como a baixa de cartões será registrada na movimentação bancária, sendo: Analítico: cada cartão baixado gera um registro individual para o crédito, débito e taxa. Por exemplo, ao receber 10 cartões, serão registrados no mínimo 30 registros na movimentação bancária. Sintético: o sistema soma os valores do crédito, débito, taxas e outros (se houver) para cada cartão baixado, resultando em um único lançamento para cada soma. Independentemente do número de cartões baixados, apenas 3 registros serão feitos na movimentação bancária. [bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Para fins de conciliação bancária, a forma sintética de registro permite que o processo seja mais ágil e menos propenso a erros. Os lançamentos consolidados facilitam a comparação com os extratos bancários.[/bs_notification]
CFG_BAIOTI	GERAL – Utiliza baixa de Cartões otimizada	Para a conciliação automática de cartões é obrigatório definir essa configuração como SIM. Para saber mais sobre esse assunto, consulte a atividade Ajustar o cadastro do cartão para conciliação.
CFG_KONAMB	KONCILI – Utilizar ambiente de homologação para a conciliação dos registros?	Selecione NÃO.
CFG_KONAJU	KONCILI – Utilizar todos os lançamentos, incluindo Saldo Inicial, transferências, etc, para realizar a conciliação? Esses registros serão lançados no grupo Cancelamentos/Ajustes	Quando selecionado Sim, todos os registros como saldo inicial, ajustes bloqueados, transferências e etc, serão incluídos na conciliação, possibilitando a conferência desses registros no site da Koncili. Quando selecionado Não, o sistema não incluirá os registros como saldo inicial, ajustes bloqueados, transferências e etc na conciliação.
CFG_AJUVEN	KONCILI – Na conciliação, considerar ajustes nos registros de vendas?	Quando selecionado Sim, o sistema considera os ajustes nos registros de vendas para chegar no valor líquido final. Por exemplo: uma venda no valor de R$100,00 reais possui um ajuste referente ao frete no valor de -R$5,00 reais. Logo, seu valor líquido será R$95,00 e esse seria o valor usado para baixar o cartão. Quando selecionado Não, o sistema não considera os ajustes no valor líquido das vendas. Os ajustes serão lançados na movimentação bancária como os demais, sem vínculo com venda. Nesse caso, os lançamentos ocorrem a depender da configuração CFG_BAIDEB (Lançar Cancelamentos/Ajustes automaticamente na Movimentação Bancária ao conciliar cartões?) Se CFG_BAIDEB = Sim, o ajuste será lançado automaticamente na movimentação bancária. Se CFG_BAIDEB = Não, o ajuste deve ser lançado manualmente na movimentação bancária pelo operador do ERP Autcom. Por exemplo: R$100,00 reais possui um ajuste referente ao frete no valor de -R$5,00 reais. O cartão será baixado com o valor líquido igual a 100,00 reais e o ajuste de -R$5,00 reais deve ser lançado na movimentação bancária.
CFG_KONBRU	KONCILI – Na conciliação, ajustar automaticamente o valor bruto dos registros encontrados?	Quando selecionado Sim, o sistema realiza um ajuste automático no valor bruto do registro importado da Shopee levando em consideração o cartão encontrado. Quando selecionado Não, o sistema não fará o ajuste e a conciliação apresentará inconsistência para registros cujo valores sejam divergentes entre o ERP Autcom e o arquivo importado da Koncili.
CFG_KONKEY	KONCILI – Chave de Autorização no Site (Token)	A chave de autorização é um token fornecido pela Koncili para a empresa. Verifique com a Koncili qual é o seu token e informe-o nesta configuração.
CFG_KONCAR	KONCILI – Cartões para conciliação de lançamentos	Selecionar o(s) cartão(ões) utilizados pela integração com o(s) marketplace(s) para gravação dos pedidos/cartões. [bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Informar os cartões otimiza o processo de conciliação, pois o sistema consultará na Movimentação de cartões apenas os registros gravados para esses cartões.[/bs_notification]
CFG_KONEVE	KONCILI – Centro de Custos padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes	Deve ser indicado o centro de custos criado para contabilizar os cancelamentos/ajustes de cartões. [bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado. Para saber mais sobre Centro de Custos, clique aqui.[/bs_notification]
CFG_KONFOR	KONCILI – Fornecedor padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes	Deve ser indicado o fornecedor atribuído à Koncili no cadastro de fornecedores. [bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado.[/bs_notification]
CFG_KONCTA	KONCILI – Plano de Contas padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes	Deve ser indicado o plano de contas criado para contabilizar os cancelamentos/ajustes de cartões. [bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado. Para saber mais sobre Plano de Contas, clique aqui.[/bs_notification]
CFG_KONPOR	KONCILI  – Portador padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes	Deve ser indicado o portador criado para contabilizar os cancelamentos/ajustes de cartões. [bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado. Para saber mais sobre Portadores, clique aqui.[/bs_notification]

Para realizar a conciliação de cartões da Koncili, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Financeiro [1], submenu Controle de cartões [2], opção Conciliação [3] e, por fim, Conciliação Koncili [4]:

A Koncili informa para a empresa, através de relatórios em seu site, o valor de repasse a ser recebido de acordo com o marketplace (Shopee, B2W, Mercado Livre, Magazine Luiza e outros), data de importação e a data de pagamento, conforme ilustrado no Guia Visual abaixo:

Portanto, na tela de Conciliação de Cartões, você deve preencher como segue:

Nos campos Data Inicial [1] e a Data final [2], você deve indicar as datas de pagamento (vide Guia Visual 5) e no campo Cód. Conciliação [3] o código da conciliação (vide Guia Visual 5) correspondente.

[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]Fique atento! Para que a conciliação ocorra, você deve ter realizado a importação do período (datas de importação Koncili – vide Guia Visual 5) correspondente ao Cod. Conciliação que será conciliado. Consulte a atividade Importar arquivos para conciliação de cartões – Koncili para saber mais sobre a importação..[/bs_notification]

[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]Nos registros da Koncili, podem ser incluídos recebimentos de diversos marketplaces, como Shopee, B2W, Mercado Livre, Magazine Luiza e outros. Isso pode resultar em registros com a mesma data de pagamento ou finalização. Por isso, é essencial informar o código de conciliação para que o sistema identifique corretamente cada registro na movimentação de cartões. Além disso, isso torna a conciliação mais eficiente, já que uma empresa pode trabalhar com muitos marketplaces e gerar um grande volume de registros a serem conciliados.[/bs_notification]

Preenchidos os campos necessários, clique no botão CONFIRMA:

Quando há inconsistências na conciliação, o sistema gera um Relatório de Inconsistências. É possível filtrar quais inconsistências você deseja listar. Clique em Ok [1] no AVISO, marque ou desmarque as opções desejadas [2] e clique no botão IMPRIMIR [3]:

No relatório de inconsistências os cartões são agrupados por ponto de venda [1], seguido pelo motivo da inconsistência [2] e, dentro do motivo, pelo tipo de cartão [3]:

É possível identificar qual o Tipo do registro [1], o ID do Pedido [2], o Núm. do Pedido [3], o marketplace [4], as datas de venda [5] e vencimento [6] e os valores bruto [7] e líquido [8]:

Ao final das inconsistências por ponto de venda, é apresentado um resumo da conciliação do ponto de venda, onde podemos verificar os valores organizados em tipo de cartão [1], por tipo de inconsistência [2], e por cartões não conciliados [3] e conciliados [4]:

As informações finais do relatório mostram o resumo geral da conciliação:

Ajustes e cancelamentos também são mostrados nesse bloco de informações, caso existam.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]O Relatório de Inconsistências ajuda o operador a entender por que um cartão não foi conciliado, permitindo ajustes necessários para a conciliação. Além disso, os valores do relatório podem ser usados para confirmar os pagamentos feitos pela Koncili, pois o resumo detalha os valores dos arquivos conforme o período selecionado para conciliação.[/bs_notification]

Salve ou imprima o relatório, caso seja necessário:

Para prosseguir com a conciliação, clique no botão FECHAR [1] e clique em OK [2] na mensagem Conciliação da KONCILI realizada com sucesso:

Você será direcionado para a tela de conciliação, onde estarão listados os cartões que serão conciliados [1] de acordo com a legenda [2]. Na lateral direita da tela são exibidas as informações referente a baixa do cartão [3] que estiver selecionado na tela:

Para finalizar a conciliação, clique no botão CONFIRMA [1], informe os campos Documento e Histórico [2] e confirme a baixa na mensagem seguinte clicando em SIM [3]:

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Documento e Histórico: Essas informações podem ser úteis para identificar os lançamentos na Conciliação bancária.[/bs_notification]

[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]Caso as inconsistências informadas não tenham sido resolvidas, será solicitada a senha de liberação para a conciliação com inconsistências, referente ao direito de acesso Direitos de Acesso > Cartões > Permitir realizar baixa de cartões de crédito com inconsistências.[/bs_notification]

Após a conciliação, será lançado automaticamente um registro no Contas a Pagar referente às taxas dos cartões conciliados, já com o status de baixado (pago). Você pode consultar esse lançamento em Principal > Controle Financeiro > Contas a Pagar > Manutenção de Contas a Pagar.

O registro da conciliação poderá ser consultado a baixa na rotina de Conciliação bancária no caminho Principal > Controle Financeiro > Conciliação Bancária.

Lembrando que, a forma como a baixa é lançada na conciliação bancária, depende da configuração CFG_CTC_AS (GERAL – Tipo de Baixa – CARTÕES). Essa configuração define como a baixa de cartões será registrada na Movimentação bancária. Consulte o tópico Configurações para recordar.

Se existirem cancelamentos/ajustes e a configuração CFG_BAIDEB (Lançar Cancelamentos/Ajustes automaticamente na Movimentação Bancária ao conciliar cartões?) estiver ativada, então eles também serão lançados automaticamente. Caso contrário, o operador deverá lançar esses ajustes/cancelamentos manualmente.