O que é

As atividades referentes ao processo de Auditoria de boletos a pagar são organizadas de acordo com o banco, conforme ilustrado abaixo:

[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]Embora cada banco tenha suas particularidades, a execução das atividades é igual para todos eles. Neste guia, usaremos o Banco do Brasil como exemplo. Se houver alguma diferença específica de outro banco, faremos os devidos alertas.[/bs_notification]

Caminho para acessar

No menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique em Financeiro [1]. No submenu que se abrir, selecione Geração de Layout Bancário [2]. Depois, escolha Contas a Pagar [3]. Em seguida, clique em DDA – Débito Autorizado [4]. Selecione o banco [5] com o qual a sua empresa opera e, por fim, selecione E – Cadastrar/Vincular Duplicatas não identificadas [6]:

Caminho de acesso: Financeiro/Geração de Layout Bancário/Contas a Pagar/DDA – Débito Direito Autorizado/Banco*/E – Cadastrar/Vincular Duplicatas não identificadas – frmConfigCtaDDA

* selecione o banco com o qual a sua empresa opera.

Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:

Caminho de acesso: Financeiro/Geração de Layout Bancário/Contas a Pagar/DDA – Débito Direito Autorizado/Banco*/E – Cadastrar/Vincular Duplicatas não identificadas – frmConfigCtaDDA

* selecione o banco com o qual a sua empresa opera.

Precisa configurar

[bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]As configurações relacionadas à carteira bancária, necessárias para a execução das atividades do processo de auditoria de boletos, são realizadas pela Citel. Antes de realizar esta atividade, certifique-se de que a Citel já as concluiu. Caso a configuração ainda não tenha sido feita, entre em contato com a Citel para providenciá-la.[/bs_notification]

O arquivo de DDA precisa ter sido importado no ERP Autcom. Para mais detalhes, consulte a atividade Importar arquivo de DDA.

Direito de Acesso

Para execução dessa atividade, é necessário liberar os seguintes direitos de acesso:

DIREITO DE ACESSO (AUTCOM)

• Principal > Controle Financeiro > Geração de Layout bancário.

DIREITO DE ACESSO (AUTBAN)

• Principal > Controle Financeiro > Geração de Layout bancário > Contas a Pagar > DDA – Débito Direito Automático > Banco* > E – Cadastrar/Vincular Duplicatas não identificadas

* selecione o banco com o qual a sua empresa opera.

Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).

Configurações

Para execução dessa atividade, defina as configurações abaixo conforme as orientações e a necessidade da empresa:

Código	Descrição	Opção
CFG_DELDDA	Ao importar um novo arquivo na rotina do DDA, apagar registros importados anteriormente?	Por padrão, essa configuração está definida como NÃO, permitindo que os arquivos importados se acumulem na tabela. Isso oferece flexibilidade ao operador, que pode realizar as atividades de verificação, atualização e cadastro das duplicatas a qualquer momento. Se a configuração estiver definida como SIM, a tabela será limpa a cada nova importação, garantindo que apenas os registros mais recentes sejam mantidos. Nesse caso, é recomendável que o operador complete todo o processo de verificação e atualização antes de iniciar uma nova importação.
CFG_OSCDDA	Valor permitido para oscilação em centavos para cima e para baixo no DDA	Ao definir um valor nessa configuração, o sistema permitirá uma variação nos valores ao procurar por duplicatas para realizar o vínculo. Por exemplo, se a duplicata tem o valor de R$1000,00 e a configuração permite uma oscilação de apenas R$1,00, o filtro aceitará apenas valores entre R$999,00 e R$1001,00.

Como fazer

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Os Guias Visuais apresentados nesta atividade servem apenas para ilustrar o conteúdo descrito no texto e podem não representar exatamente o fluxo de execução da atividade.[/bs_notification]

No menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique em Financeiro [1]. No submenu que se abrir, selecione Geração de Layout Bancário [2]. Depois, escolha Contas a Pagar [3]. Em seguida, clique em DDA – Débito Autorizado [4]. Selecione o banco [5] com o qual a sua empresa opera e, por fim, selecione E – Cadastrar/Vincular Duplicatas não identificadas [6]:

Caminho de acesso: Financeiro/Geração de Layout Bancário/Contas a Pagar/DDA – Débito Direito Autorizado/Banco*/E – Cadastrar/Vincular Duplicatas não identificadas – frmConfigCtaDDA

* selecione o banco com o qual a sua empresa opera.

Primeiramente devemos selecionar a conta bancária que foi configurada para o processo de DDA. Selecione a conta [1] e clique em Ok [2]. O sistema fará uma atualização de dados. Basta aguardar o processamento.

Na tela Cadastrar Duplicatas Não Identificadas, são listadas duas situações:

1. Duplicatas presentes no arquivo DDA, mas não encontradas no sistema.
2. Duplicatas que foram localizadas com a chave de busca, mas apresentam divergências nos dados.

As duplicatas são categorizadas de acordo com a legenda [1] e você pode utilizar os filtros disponíveis [2] para facilitar a análise dos documentos. O botão REPROCESSAR [3] faz uma nova verificação nos registros e atualiza a situação das duplicatas:

A forma de selecionar as duplicatas para atualização varia conforme a situação. Veja os detalhes a seguir:

• Cadastrar duplicatas não identificadas

As duplicatas não identificadas são duplicatas que existem no arquivo de retorno mas que não foram encontradas no sistema utilizando a chave de busca. São as duplicatas marcadas em preto na lista.

Dê dois cliques [1] sobre a duplicata e escolha a opção CADASTRAR [2]. Na tela que se abre informe os dados solicitados e clique em CONFIRMA [3]. Assim, a duplicata será marcada na lista principal para confirmação da atualização:

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Esse cenário pode ocorrer, por exemplo, quando a duplicata se refere a uma nota de entrada de mercadorias que ainda não foi registrada. Nessa situação, ao informar os dados da duplicata, você deve marcar o campo Previsão como “S”. Isso permitirá que, quando a entrada for registrada, o operador filtre os documentos com “Previsão = S” e selecione a duplicata registrada através do DDA, evitando que os lançamentos sejam duplicados.[/bs_notification]

• Cadastrar duplicatas não identificadas sem fornecedor cadastrado

São as duplicatas marcadas em verde na lista. Primeiramente, faça o vínculo com o fornecedor: na coluna Fornecedor da duplicata em questão, clique no botão [1], pesquise e selecione [2] o fornecedor desejado. Após realizar o vínculo, a duplicata poderá ser cadastrada normalmente.

• Atualizar duplicatas divergentes

As duplicatas divergentes são aquelas que estão presentes no arquivo e foram localizadas no sistema através da chave de busca, mas o número do documento no arquivo não corresponde ao número do documento registrado no sistema. São os registros destacados em vermelho na lista.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Esse cenário pode acontecer, por exemplo, quando o contas a pagar é registrado pela entrada de mercadorias. O número do documento no banco pode ficar diferente do que foi informado no XML da nota.[/bs_notification]

Dê dois cliques [1] sobre a duplicata e escolha a opção PROCURAR [2]. Na tela que se abre o sistema exibe as as informações do arquivo [3] e a duplicata registrada no contas a pagar [4] para que você possa analisar. Estando de acordo, selecione a duplicata [5] no grid (dois cliques) e, automaticamente, ela será marcada na lista principal para confirmação da atualização:

Vale destacar que a atualização afeta apenas o código de barras e a linha digitável, mantendo todos os outros campos da duplicata inalterados.

Realizados os devidos ajustes e selecionadas as duplicatas (marcadas em azul), clique no botão [F10] CONFIRMA [1], confirme a ação clicando em SIM [2] no aviso seguinte e aguarde que o sistema processe os cadastros e as atualizações. As duplicatas processadas serão removidas da lista.

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Manutenção dos registros DDA importados – [F4] Baixa Direta DDA

Para auxiliar na manutenção dos registros DDA importados, você pode utilizar o recurso [F4] Baixa Direta DDA. A duplicata deixará de ser listada nas rotinas do DDA e em caso de estar pendente no banco, a linha digitável/código de barras deve ser informada direto na manutenção de contas a pagar ou a baixa, no banco, deverá ocorrer de forma manual.

Para usar esse recurso, selecione a duplicata [1] na lista com um clique simples, clique no botão [F4] BAIXA DIRETA DDA [2] e confirme a ação no aviso seguinte clicando em SIM [3]. A duplicata ficará selecionada no grid (marcada em azul) e poderá ser processada juntamente com as demais duplicatas selecionadas:

[/bs_notification]