O que é

O agrupamento de duplicatas é uma funcionalidade que permite consolidar várias contas a receber de um mesmo cliente em uma única duplicata. Essa atividade simplifica a gestão financeira ao reduzir o número de registros e facilitar o acompanhamento de pagamentos.

Além disso, o agrupamento é útil para diminuir o volume de boletos enviados a um cliente, ajudando a reduzir custos relacionados à emissão e registro de boletos.

Os documentos agrupados serão convertidos em um único documento, com uma única data de vencimento. Essa data será definida com base na condição de pagamento utilizada no agrupamento, independentemente das datas de vencimento das duplicatas originais.

Nesta atividade, vamos descrever como fazer o agrupamento de duplicatas de contas a receber., sendo esse o modo tradicional. Caso tenha interesse em realizar o agrupamento automático, consulte a atividade Realizar geração de Duplicatas à Receber – AG.

Caminho para acessar

Para realizar o agrupamento de duplicatas de contas a receber, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Receber [2], opção Agrupamento de Duplicatas [3]:

Caminho de acesso: Financeiro/Contas a Receber/Agrupamento de Duplicatas – frmAgrupDuplicatasCtr

Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:

Caminho de acesso: Principal/Controle Financeiro/Contas a Receber/Agrupamento de Duplicatas – frmAgrupDuplicatasCtr

Precisa configurar

Para execução dessa atividade, é necessário liberar os seguintes direitos de acesso:

DIREITO DE ACESSO (AUTCOM)

• Principal > Controle Financeiro > Contas a Receber> Agrupamento de Duplicatas

Avalie os direitos abaixo e libere-os para o operador, se necessário:

• Direitos de Acesso > Contas a Receber > Permitir agrupar duplicatas com prazo médio maior que o configurado

Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).

Configurações

Para execução dessa atividade, defina as configurações abaixo conforme as orientações e a necessidade da empresa:

Código	Descrição	Opção
CFG_AGRCTR	Seq. Agrupamento de contas a receber	Informe o sequencial para a numeração das duplicatas de agrupamento de contas a receber. [bs_notification type=”danger” dismissible=”false”]Essa configuração deve ser ajustada apenas pela Citel.[/bs_notification]
CFG_AGRTPR	Empresa geradora do Agrupamento – CONTAS A RECEBER	Defina a empresa que geradora do agrupamento: 1 – Empresa que está agrupando. 2 – Empresa das duplicatas selecionadas. (Se forem selecionadas duplicatas de empresas diferentes, será considerada a empresa que está agrupando). 3 – Empresa das duplicatas selecionadas (Se forem selecionadas duplicatas de empresas diferentes, será gerado um agrupamento para cada empresa). [bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Funciona apenas para o agrupamento tradicional.[/bs_notification] 4 – Empresa do cadastro de vendedor utilizado no agrupamento. [bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Na geração automática, será usado a empresa do vendedor vinculado ao cadastro do cliente.[/bs_notification]
CFG_DTAAGR	Data para emissão do agrupamento – CONTAS A RECEBER	Essa configuração determina a data de emissão da nova duplicata gerada pelo agrupamento e será usada para calcular o vencimento, de acordo com a condição de pagamento escolhida. As opções são: Original da Duplicata Agrupada: O sistema utilizará a menor data de emissão entre as duplicatas agrupadas como a data de emissão da nova duplicata. Hoje: A data de emissão será a data em que o agrupamento for gerado. Final do Período: A data de emissão será a data final informada no filtro “Período”.
CFG_DESAGR	Permite desconto no Agrupamento (Agrupamento tradicional)	Essa configuração controla a permissão para aplicar descontos durante o agrupamento de duplicatas no agrupamento tradicional. Quando selecionado Sim: permite incluir descontos no momento de agrupar duplicatas. O sistema solicitará que os valores de desconto sejam informados durante o processo de geração. Quando selecionado Sim: não será possível incluir descontos ao agrupar duplicatas. O processo seguirá sem a opção de aplicar valores de desconto.
CFG_AGP_CC	Permitir agrupar documentos de crédito junto com as duplicatas do agrupamento?	Essa configuração determina se as duplicatas de crédito podem ser incluídas no processo de agrupamento de duplicatas no módulo Contas a Receber. Quando selecionado Sim: os títulos do tipo CC serão exibidos na seleção para agrupamento. Quando selecionado Não: os documentos CC não aparecerão como opção para agrupamento.
CFG_AGC_CC	Considerar a configuração [CFG_AGP_CC] no agrupamento convencional (Manual)?	Esta configuração define se a rotina de agrupamento manual deve considerar a configuração CFG_AGP_CC ao consolidar os créditos no agrupamento manual de duplicatas de contas a receber. Quando selecionado Sim: A rotina de agrupamento manual seguirá as regras definidas na configuração CFG_AGP_CC para agrupar os créditos. Quando selecionado Não: A rotina de agrupamento manual ignorará a configuração CFG_AGP_CC e sempre agrupará os créditos de forma independente dessa regra.
CFG_IGNTPC	Desconsiderar Tipo de Cliente no agrupamento(Agrupamento Tradicional)	Essa configuração define se o Tipo de Cliente (ativado pela configuração CFG_USATPC=S) será desconsiderado no processo de agrupamento tradicional. A escolha desta opção afeta as condições de pagamento que podem ser aplicadas no agrupamento de duplicatas. Quando selecionado Sim: o Tipo de Cliente será ignorado, permitindo que as duplicatas sejam agrupadas independentemente do tipo de cliente, utilizando qualquer condição de pagamento. Quando selecionado Não: o Tipo de Cliente será considerado, e apenas as condições de pagamento definidas para o tipo de cliente poderão ser utilizadas no agrupamento.
CFG_VENAGR	Exibir tela de ajuste de vencimento no agrupamento de duplicata?	Essa configuração determina se a tela de ajuste de vencimento será exibida durante o processo de agrupamento de duplicatas. Quando selecionado Sim: a tela de ajuste de vencimento será exibida na seleção de cada duplicata para agrupamento. Quando selecionado Não: a tela de ajuste de vencimento não será exibida na seleção de cada duplicata para agrupamento.
CFG_COMAGR	Mensagem padrão para rodapé do agrupamento de duplicatas	Digite o texto desejado para que ele apareça no rodapé do recibo do agrupamento de duplicatas. Essa mensagem não é obrigatória.
CFG_MODAGR	Modelo de impressão do comprovante de agrupamento de duplicatas:	Selecione o modelo de impressão do comprovante de agrupamento de duplicatas: Modelo 1 Modelo 2 Modelo 3 Modelo 4
CFG_MDBLAG	Modelo para Impressão de Boleto referente a Agrupamento de Duplicatas.	Selecione o modelo de impressão do boleto referente a agrupamento de duplicatas: Modelo com 3 partes iguais (Ficha de Caixa, Recibo do Pagador e Ficha de Compensação) Modelo com 2 partes iguais (Ficha de Caixa e Ficha de Compensação) mais Demonstrativo de agrupamento
CFG_AGRVEN	Permitir alterar vencimentos na tela de duplicatas, na rotina de Agrupamento de Duplicatas?	Essa configuração controla se será permitido alterar os campos de vencimento e valor na tela de duplicatas acessada durante a rotina de agrupamento de duplicatas. Quando selecionado Sim: o campo Data de Vencimento e o campo Valor estarão liberados para edição na tela de digitação de duplicatas. Quando selecionado Não: esses campos estarão bloqueados para edição, e o operador não poderá realizar alterações. Irá permanecer as datas e valores calculados pelo sistema.
CFG_AGR_FF	Permitir realizar agrupamento de FF?	Essa configuração determina se as duplicatas de espécie FF podem ser incluídas no processo de agrupamento de duplicatas no módulo Contas a Receber. Quando selecionado Sim: os títulos do tipo FF serão exibidos na seleção para agrupamento. Quando selecionado Não: os documentos FF não aparecerão como opção para agrupamento.
CFG_PRZCND	Prazo médio em dias máximo para definir a condição de pagamento do agrupamento	Essa configuração estabelece o prazo médio máximo, em dias, permitido para selecionar a condição de pagamento no agrupamento de duplicatas. Ao abrir a tela para escolher a condição de pagamento, o sistema calcula o prazo médio da condição selecionada. Se o prazo médio ultrapassar o limite definido nessa configuração, o sistema exibirá uma trava  e o processo de agrupamento só poderá prosseguir caso: O operador escolha uma condição dentro do prazo configurado, ou O operador tenha o direito de acesso Direitos de Acesso > Contas a Receber > Permitir agrupar duplicatas com prazo médio maior que o configurado.
CFG_OPAGCR	Vendedor a ser considerado no agrupamento de duplicatas.	Essa configuração define qual vendedor será considerado durante o processo de agrupamento de duplicatas. Vendedor do cadastro de clientes Vendedor informado na rotina de agrupamento Vendedor das duplicatas agrupadas (havendo mais de um, considera o vendedor da duplicata de maior valor)

Como fazer

Para realizar o agrupamento de duplicatas de contas a receber, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema clique na opção Financeiro [1], submenu Contas a Receber [2], opção Agrupamento de Duplicatas [3]:

Será exibida a tela Agrupamento de Duplicatas – Contas a Receber. Antes de continuar, certifique-se de verificar as regras de agrupamento. Você pode consultá-las a qualquer momento clicando no botão REGRAS:

A atividade pode ser organizada em 3 etapas:

• Filtrar as duplicatas;
• Selecionar duplicatas para agrupamento;
• Agrupar as duplicatas de contas a receber.

Nos próximos tópicos, detalharemos cada uma dessas etapas, explicando os procedimentos necessários para realizar o agrupamento.

Filtrar as duplicatas

Utilize os campos de filtro disponíveis na parte superior da tela para localizar as duplicatas as duplicatas do cliente que deseja agrupar:

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Os filtros não são obrigatórios, mas seu uso pode ajudar a refinar os resultados e facilitar a seleção das duplicatas a serem agrupadas.[/bs_notification]

Verifique adiante as orientações para utilizar os filtros.

Escolha qual Empresa [1] será utilizada no filtro e depois digite o código da empresa [2], ou pressione enter no campo para considerar todas as empresas.

• Empresa de Origem: refere-se à empresa que emitiu o pedido que gerou a duplicata.
• Empresa de Faturamento: refere-se à empresa que realizou o faturamento do documento que gerou a duplicata.

Nos filtros Cliente, Portador, Vendedor, Código do Projeto e Condição de pagamento, você pode digitar o código diretamente ou usar o comando / [1] para pesquisar e selecionar [2] um registro cadastrado. Se não quiser usar um desses filtros, basta pressionar Enter [3] no campo e todos os registros relacionados serão considerados. Veja abaixo uma ilustração para facilitar o entendimento:

Endereço de Entrega: selecione esta opção para listar apenas as duplicatas que possuem o mesmo endereço de entrega do cliente:

Por fim temos os filtros Período e Datas, que são complementares. Primeiro você seleciona a que período [1] se refere: Cadastro ou Vencimento. Depois definimos as datas inicial e final [2], digitando as datas ou usando o calendário disponível:

Recomendamos usar pelo menos uma das opções de período. Se nenhuma data for informada, todas as duplicatas em aberto no sistema serão listadas, o que pode dificultar a seleção dos registros.

Após preencher os filtros desejados, clique no botão CARREGAR TÍTULOS [1] para exibir as duplicatas no grid de resultados [2]. O grid de resultados centraliza a listagem das duplicatas localizadas após a aplicação dos filtros. As colunas incluem informações como: Código, Cliente, Valores, Condição de pagamento, Vencimento, entre outros.

Na parte inferior da tela, são exibidos os totalizadores [1] e os dados [2] referentes ao boleto e NF da duplicata selecionada no grid:

Utilize os botões auxiliares para acessar informações adicionais sobre as duplicatas ou o cliente, conforme necessário:

• [F2] OBS. CLIENTE: Exibe observações registradas no cadastro do cliente, como informações relevantes ou notas internas.
• [F6] C/C: Permite visualizar os dados da conta corrente do cliente, incluindo saldos e movimentações.
• HIST. DOCUMENTOS: Apresenta o histórico de documentos relacionados às duplicatas, facilitando a análise de operações anteriores.

No botão [F11] RECALCULA JUROS é possível recalcular os juros aplicados às duplicatas, mediante a liberação da trava referente ao direito de acesso Direitos de Acesso > Contas a Receber > Permitir agrupar duplicatas com prazo médio maior que o configurado:

[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]O sistema verifica o juros aplicado. Se o valor exceder o limite permitido, será necessário obter uma liberação para continuar o processo.[/bs_notification]

A próxima etapa consiste em selecionar as duplicatas que serão baixadas.

Selecionar as duplicatas para agrupamento

Para selecionar uma duplicata, dê um duplo clique [1] sobre ela ou navegue entre os registros com as setas do teclado até a duplicata desejada e pressione Enter [2]:

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Para desmarcar apenas um registro, basta selecioná-lo e pressionar enter no teclado.[/bs_notification]

Para facilitar a seleção das duplicatas, você pode utilizar os botões auxiliares Marcar todos e Desmarcar todos localizados na parte inferior da tela:

• [F7] MARCAR TODAS: marca todas as duplicatas listadas na tela.
• [F8] DESMARCAR TODAS: desmarca todas as duplicatas que foram marcadas/selecionadas para baixa.

Finalizada a seleção das duplicatas, clique no botão [F10] CONFIRMAR [1] e em seguida em SIM [2] para confirmar a ação:

Digitar dados do agrupamento

Nesta etapa, você deve preencher as informações de Portador, Vendedor, Centro de Custos, Descontos e Condição de Pagamento. Após isso, a tela de Digitação de Duplicatas será exibida. Se o sistema estiver configurado para permitir ajustes, será possível modificar as datas de vencimento e os valores das parcelas diretamente nessa tela.

Após selecionar as duplicatas e confirmar, o sistema solicitará os dados de Portador e Centro de Custos.

Informe os campos [1] conforme a descrição a seguir e clique no botão CONFIRMA [2] para prosseguir:

• Portador: deve ser indicado o portador responsável por acumular o recurso financeiro recebido. Isso normalmente refere-se à conta bancária, caixa ou outro meio financeiro que será utilizado para registrar o recebimento do valor. Pressione / no teclado para pesquisar o portador adequado.
• Vendedor: este campo só estará disponível para seleção manual se a configuração CFG_OPAGCR estiver definida como Vendedor informado na rotina de agrupamento. Caso contrário, o campo será preenchido automaticamente pelo sistema, conforme o critério definido na configuração CFG_OPAGCR (como o vendedor do cadastro de clientes ou o vendedor das duplicatas agrupadas).  Pressione / no teclado para pesquisar o vendedor adequado.
• Centro de Custos: indique o centro de custos que será associado ao agrupamento de duplicatas. Esse campo é usado para identificar e categorizar as despesas ou receitas relacionadas às duplicatas, permitindo um controle financeiro mais detalhado e segmentado. Pressione / no teclado para pesquisar o centro de custos adequado.

Ao confirmar, será disponibilizada a tela de Descontos (para agrupamentos negativos, a tela não é exibida). Informe a porcentagem do desconto, caso desejar, e clique no botão CONFIRMA para prosseguir:

[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]O sistema verifica a porcentagem de desconto aplicada. Se o valor exceder o limite permitido, será necessário obter uma liberação para continuar o processo.[/bs_notification]

Na tela seguinte, digite o código da condição de pagamento [1] ou pressione / no teclado para pesquisar. Clique em CONFIRMA [2] para prosseguir:

Na tela Digitação de Duplicatas serão mostradas as duplicatas com os vencimentos e valores [1] de acordo com as informações definidas anteriormente. Você pode ajustar os valores, caso seja necessário, e a depender da ativação da configuração CFG_AGRVEN (Permitir alterar vencimentos na tela de duplicatas, na rotina de Agrupamento de Duplicatas?).

Estando de acordo, clique no botão CONFIRMA [2] para salvar o agrupamento e em SIM [3] para confirmar. O número da nova duplicata [4] será exibido na tela:

[bs_notification type=”warning” dismissible=”false”]Dependendo das configurações do sistema, podem ser exibidas mensagens relacionadas à impressão de recibos e boletos. Siga as instruções exibidas na tela para continuar o processo.[/bs_notification]

A nova duplicata será registrada na manutenção de contas a receber com a Espécie AG [1] e o número das duplicatas originais poderá ser conferido no campo Histórico [2]:

Para consultar a duplicata de agrupamento, acesse Financeiro/Contas a Receber/Manutenção de Contas a Receber. Se precisar de ajuda, consulte a atividade Fazer manutenção individual de contas a receber.

As duplicatas originais serão excluídas da manutenção de contas a receber. Caso seja necessário desfazer o agrupamento, consulte a atividade Desfazer agrupamento de duplicatas de contas a receber.

Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro

Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.

Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3] e confirme a seleção clicando em CONFIRMAR [4]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado [5]. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Lembrando que filtros disponíveis para busca e demais configurações da pesquisa são configurados no botão CONFIGURA CONSULTA e são definidos de acordo com a necessidade do operador.[/bs_notification]

[bs_notification type=”info” dismissible=”false”]Alguns campos aceitam a seleção de mais de um registro. Para isso, mantenha a tecla CRLT pressionada enquanto seleciona os registros desejados no grid.[/bs_notification]