O que é
A conciliação financeira é um processo que rastreia a origem de um pagamento até seu depósito na conta da empresa, assegurando a identificação e correção de erros e inconsistências financeiras.
No contexto de vendas no Mercado Livre, os pagamentos são feitos para a empresa através de liberações na conta vinculada ao Mercado Pago.
Quando essas vendas são integradas ao ERP Autcom, os recebimentos são registrados no sistema com a forma de pagamento CARTÃO, independente do tipo de pagamento feito pelo comprador no Mercado Livre (cartão, boleto, Pix ou outras formas de pagamento.).
Portanto, no ERP Autcom, a conciliação do Mercado Livre funciona como uma conciliação de cartões. Assim como as demais conciliações de cartões no sistema, ela pode ser realizada de forma manual ou automática.
Para a conciliação automática do marketplace Mercado Livre, primeiro devemos importar o Relatório de Liberações do Mercado Pago.
O Relatório de Liberações do Mercado Pago é um relatório criado pelo responsável da empresa no site do Mercado Pago.
Através da leitura das informações contidas nesse relatório, o ERP Autcom realiza automaticamente a conciliação de cartões, oferecendo à empresa mais agilidade, eficiência operacional e segurança no processamento das informações.
Nessa atividade vamos descrever como realizar a conciliação de cartões do Mercado Livre.
Caminho para acessar
Para realizar a conciliação de cartões da Mercado Livre, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Financeiro [1], submenu Controle de cartões [2], opção Conciliação [3] e, por fim, Conciliação Mercado Livre[4]:
Caminho de acesso: Financeiro/Controle de Cartões/Conciliação/Conciliação Mercado Livre
Para a versão clássica do ERP Autcom o caminho é:
Caminho de acesso: Principal/Financeiro/Controle de Cartões/Conciliação/Conciliação Mercado Livre
Precisa configurar
Para a gravação dos pedidos/pagamentos do Mercado Livre na Movimentação de Cartões, é feito um cadastro de cartão exclusivo para o marketplace, onde é selecionado o campo Marcado Livre, conforme mostra o Guia Visual abaixo:
Para esse cartão, deve ser preenchida a aba Informações para Baixa Otimizada de Cartões (ou a aba Baixa otimizada por empresa (Conciliação) ), incluindo as informação de Plano de Contas da Mov. Bancária para contabilização do valor de Frete:
Para saber mais detalhes de como realizar o ajuste necessário no cadastro do cartão, consulte a atividade Ajustar o cadastro do cartão para conciliação.
A empresa deverá ter realizado a importação dos arquivos referente ao período que será conciliado. Consulte a atividade Importar arquivos para conciliação de cartões – Mercado Livre para saber mais sobre esse assunto.
Direito de Acesso
Para execução dessa atividade, é necessário liberar o seguinte direito de acesso no ERP Autcom para o operador responsável:
- Principal > Controle Financeiro > Controle de Cartões > Conciliação > Conciliação Mercado Livre
Avalie os direitos abaixo e libere-os, se for necessário:
- Direitos de Acesso > Cartões > Permitir ajustar o valor recebido do cartão na conciliação
- Direitos de Acesso > Cartões > Permitir realizar baixa de cartões de crédito com inconsistências dos arquivos importados
Para saber mais sobre liberação de direito de acesso no ERP Autcom, consulte a atividade Liberar Direito de Acesso (AUTCOM).
Configurações
Para execução dessa atividade, defina as configurações abaixo conforme as orientações e a necessidade da empresa:
| Código | Descrição | Opção |
| CFG_BAIDEB | GERAL – Lançar Cancelamentos/Ajustes automaticamente na Movimentação Bancária ao conciliar cartões? | Quando selecionado Sim, o sistema lançará automaticamente na movimentação bancária os ajustes/cancelamentos informados nos arquivos da adquirente.
Quando selecionado Não, os lançamentos devem ser lançados manualmente pelo operador. |
| CFG_CTC_AS | GERAL – Tipo de Baixa – CARTÕES | Essa configuração define como a baixa de cartões será registrada na movimentação bancária, sendo:
Analítico: cada cartão baixado gera um registro individual para o crédito, débito e taxa. Por exemplo, ao receber 10 cartões, serão registrados no mínimo 30 registros na movimentação bancária. Sintético: o sistema soma os valores do crédito, débito, taxas e outros (se houver) para cada cartão baixado, resultando em um único lançamento para cada soma. Independentemente do número de cartões baixados, apenas 3 registros serão feitos na movimentação bancária. Para fins de conciliação bancária, a forma sintética de registro permite que o processo seja mais ágil e menos propenso a erros. Os lançamentos consolidados facilitam a comparação com os extratos bancários. |
| CFG_BAIOTI | GERAL – Utiliza baixa de Cartões otimizada | Para a conciliação automática de cartões é obrigatório definir essa configuração como SIM e preencher a aba Informações para Baixa Otimizada de Cartões do cartão utilizado na integração dos pedidos do Mercado Libre.
Para saber mais sobre esse assunto, consulte a atividade Ajustar o cadastro do cartão para conciliação. |
| CFG_MERZER | MERCADO LIVRE – Baixar automaticamente valores zerados (Pedidos Cancelados) de cartão ao realizar a conciliação: | Quando selecionado Sim, ao conciliar um registro com valor líquido zerado (pedido cancelado) e encontrando esse registro no ERP Autcom, o sistema fará a conciliação e baixa automática do cartão.
Quando selecionado Não, ao conciliar um registro com valor líquido zerado (pedido cancelado) e encontrando esse registro no ERP Autcom, o sistema NÃO fará a conciliação. O registro será listado no relatório de conciliação no grupo de pedidos cancelados e o cartão continuará em aberto para que o operador realize a baixa manualmente. |
| CFG_MERANA | MERCADO LIVRE – Quando a configuração CFG_BAIDEB for igual a “NÃO”, lançar analiticamente os valores de taxas? | Quando selecionado Sim e a configuração CFG_CTC_AS for igual à Analítica, o sistema fará o lançamento dos valores de taxas de forma analítica, inclusive os valores de frete, cancelamento (ajustes) e cupons.
Quando selecionado Não, e a configuração CFG_CTC_AS for igual à Sintética, o sistema agrupará as informações sinteticamente, porém, desmembrando os valores de frete, cancelamento (ajustes) e cupons. Essa configuração só poderá ser ativada, configurada como SIM, quando a configuração CFG_BAIDEB for igual a NÃO. Para ativar essa configuração, é obrigatório selecionar os cartões na configuração CFG_MERCAR. Todos os cartões selecionados na configuração CFG_MERCAR devem estar, obrigatoriamente, com os campos de plano de contas de taxas, fretes, cancelamentos e cupons preenchidos em seu cadastro. Consulte a atividade Ajustar o cadastro do cartão para conciliação para saber mais sobre esse assunto. |
| CFG_MERDIA | MERCADO LIVRE – Quantidade de dias para o recebimento após a confirmação de pagamento | O padrão dessa configuração é 1. Ela é consultada para as conciliações de arquivos que possuem registros de saque com ajustes de débito. |
| CFG_MERCAR | MERCADO LIVRE – Cartões para conciliação de lançamentos | Selecionar o(s) cartão(ões) utilizados pela integração para gravação dos cartões do Mercado Livre.
Informar os cartões otimiza o processo de conciliação, pois o sistema consultará na Movimentação de cartões apenas os registros gravados para esses cartões. |
| CFG_MEREVE | MERCADO LIVRE – Centro de Custos padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes | Deve ser indicado o centro de custos criado para contabilizar os cancelamentos/ajustes de cartões.
Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado.
Para saber mais sobre Centro de Custos, clique aqui. |
| CFG_MERFOR | MERCADO LIVRE – Fornecedor padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes | Deve ser indicado o fornecedor atribuído ao Mercado Livre no cadastro de fornecedores.
Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado. |
| CFG_MERCTA | MERCADO LIVRE – Plano de Contas padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes | Deve ser indicado o plano de contas criado para contabilizar os cancelamentos/ajustes de cartões.
Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado.
Para saber mais sobre Plano de Contas, clique aqui. |
| CFG_MERPOR | MERCADO LIVRE – Portador padrão dos lançamentos de Cancelamentos/Ajustes | Deve ser indicado o portador criado para contabilizar os cancelamentos/ajustes de cartões.
Essa configuração é utilizada apenas se o cancelamento/ajuste não possuir cartão vinculado.
Para saber mais sobre Portadores, clique aqui. |
Para compreender melhor as configurações a seguir, é importante saber como funciona o pagamento do Mercado Livre:
No dia X, são liberados os pagamentos de vários cartões. Os valores liberados diariamente se acumulam na conta do Mercado Paga e pode ser utilizado como a empresa desejar, como por exemplo, realizar uma compra no Mercado Livre, ou transferir esse valor para a conta bancária., ou seja, o depósito bancário acontece a medida que a empresa faz a transferência dos valores desejados.
Sendo assim, o relatório do Mercado Pago que utilizamos na conciliação contem, dentre outras informações, registros de pagamento de cartões liberados e registros de transferências de valores.
Portanto, na conciliação são feitos os devidos lançamentos:
- O pagamento de cartões liberados (cartões conciliados) serão lançados no portador intermediário (Portador MERCADO LIVRE) indicado no cadastro do cartão utilizado para o Mercado Livre (CFG_MERCAR).
- A transferência de valores será lançada automaticamente no portador bancário indicado na configuração CFG_MERTRF, assim como o débito será lançado no portador intermediário (Portador MERCADO LIVRE).
| CFG_MERTRF | MERCADO LIVRE – Portador para lançamento de transferências/retiradas. | Deve ser indicado o portador criado para contabilizar os registros de transferências/retiradas. |
| CFG_MERCTF | MERCADO LIVRE – Plano de Contas para lançamento de transferências/retiradas. | Deve ser indicado o plano de contas criado para contabilizar os registros de transferências/retiradas. |
| CFG_MERETF | MERCADO LIVRE – Centro de Custos para lançamento de transferências/retiradas. | Deve ser indicado o centro de custos criado para contabilizar os registros de transferências/retiradas. |
Como fazer
Para realizar a conciliação de cartões da Mercado Livre, no menu principal do ERP Autcom, localizado à esquerda do sistema, clique na opção Financeiro [1], submenu Controle de cartões [2], opção Conciliação [3] e, por fim, Conciliação Mercado Livre [4]:
Na tela de conciliação, é necessário indicar o período do pagamento a ser conciliado. Digite a Data Inicial [1] e a Data final [2]:
Preenchidos os campos necessários, clique no botão CONFIRMA:
Quando há inconsistências na conciliação, o sistema gera um Relatório de Inconsistências. É possível filtrar quais inconsistências você deseja listar. Clique em Ok [1] no AVISO, marque ou desmarque as opções desejadas [2] e clique no botão IMPRIMIR [3]:
No relatório de inconsistências os cartões são agrupados por tipo de inconsistência [1] e para cada tipo, os totais relacionados:
É possível identificar individualmente para cada registro os valores detalhados de recebimento e tarifas:
Pedidos Cancelados: registros de cancelamento/ajustes com valor líquido zerados são meramente informativos e não serão considerados na conciliação.
Pedidos Cancelados (Conciliados): essa inconsistência ocorre quando um pedido foi cancelado no Mercado Livre, mas não foi cancelado no ERP Autcom, resultando na permanência da movimentação do cartão no sistema. Quando a configuração CFG_MERZER (MERCADO LIVRE – Baixar automaticamente valores zerados (Pedidos Cancelados) de cartão ao realizar a conciliação) estiver ativa, o sistema irá conciliar o registro para evitar movimentações de cartões em aberto e gerará um ajuste de débito, garantindo que os valores da conciliação correspondam ao relatório de liberação do Mercado Pago importado para a conciliação. Quando a configuração CFG_MERZER estiver desativada, esse cartões deverão ser baixados manualmente no sistema.
Pedidos conciliados com valor de taxas ou frete divergentes: essa inconsistência indica que o valor da taxa ou do frete do pedido está diferente do registrado na movimentação de cartões no ERP Autcom. Nesse caso, os registros serão conciliados usando os valores informados no relatório de liberação do Mercado Pago importado para a conciliação. Isso também se aplica a pedidos com valores de cupons divergentes.
Registro do arquivo não encontrado nos lançamentos do sistema: nesse caso, ao comparar os registros do relatório de liberação com os registros do ERP Autcom, não foi possível encontrar um registro que correspondesse às mesmas informações na Movimentação de Cartões.
As informações finais do relatório mostram o resumo geral da conciliação, além de mostrar os arquivos importados que foram utilizados no período conciliado:
- Ajustes e cancelamentos também são mostrados nesse bloco de informações, caso existam.
- Transferências bancárias também serão mostrados nesse bloco de informações, caso existam, conforme ilustra o Guia abaixo:
Salve ou imprima o relatório, caso seja necessário:
Para prosseguir com a conciliação, clique no botão FECHAR [1] e clique em OK [2] na mensagem Conciliação da Mercado Livre realizada com sucesso:
Você será direcionado para a tela de conciliação, onde estarão listados os cartões que serão conciliados [1] de acordo com a legenda [2]. Na lateral direita da tela são exibidas as informações referente a baixa do cartão [3] que estiver selecionado na tela:
Para finalizar a conciliação, clique no botão CONFIRMA [1], informe os campos Documento e Histórico [2] e confirme a baixa na mensagem seguinte clicando em SIM [3]:
Após a conciliação, temos o seguinte cenário:
- Será lançado automaticamente um registro no Contas a Pagar referente às taxas (taxa, frete, cancelamentos/ajustes) dos cartões conciliados, já com o status de baixado (pago). Você pode consultar esse lançamento em Principal > Controle Financeiro > Contas a Pagar > Manutenção de Contas a Pagar.
- O registro da conciliação poderá ser consultado a baixa na rotina de Conciliação bancária no caminho Principal > Controle Financeiro > Conciliação Bancária.
Lembrando que, a forma como a baixa é lançada na conciliação bancária, depende da configuração CFG_CTC_AS (GERAL – Tipo de Baixa – CARTÕES). Essa configuração define como a baixa de cartões será registrada na Movimentação bancária. Consulte o tópico Configurações para recordar.
- Se existirem cancelamentos/ajustes e a configuração CFG_BAIDEB (Lançar Cancelamentos/Ajustes automaticamente na Movimentação Bancária ao conciliar cartões?) estiver ativada, então eles também serão lançados automaticamente. Caso contrário, o operador deverá lançar esses ajustes/cancelamentos manualmente.
- Se existirem transferências não realizadas, e a configuração CFG_MERTRF (MERCADO LIVRE – Centro de Custos para lançamento de transferências/retiradas.) estiver preenchida corretamente, então o sistema fará o lançamento da transferência na Movimentação bancária automaticamente.
Anexo 1 – Utilizar o comando / para pesquisar e selecionar um registro
Para pesquisar o cadastro relacionado a um campo específico, acesse esse campo e pressione a tecla / [1] no teclado. Isso abrirá a tela de consulta, onde você pode usar os filtros disponíveis para encontrar o registro desejado. Você pode aplicar quantos filtros forem necessários.
Depois de digitar o(s) termo(s) de busca, pressione Enter [2]. Selecione o registro desejado [3] e confirme a seleção clicando em CONFIRMAR [4]. O campo será preenchido automaticamente com o registro selecionado [5]. Veja um exemplo de utilização no Guia Visual abaixo:
